Информационные процессы и информационные технологии в управлении предприятием

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия как компонентами системы, а также предприятием с окружающей средой. В процессе управления предприятие получает сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Информация становится важной составляющей производственного процесса и теснит в нем традиционные компоненты - природные ресурсы, труд и капитал.

Информация, в отличие от других видов ресурсов, в частности природных, не убывает со временем, а, наоборот, ее объем постоянно увеличивается, создавая условия для накопления опыта, способствуя выработке обоснованных управленческих решений.

С точки зрения эффективности деятельности и грамотного управления, наиважнейшее значение придается экономической составляющей информации. Экономическая информация отражает процессы производства, этапы движения и преобразования ресурсов. Экономическая информация включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления на определенный момент времени. Отражение деятельности предприятия осуществляется посредством натуральных, стоимостных и других показателей.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом должна соответствовать своя информационная система - экономическая. Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Сидоров А. Экономические аспекты информационных технологий // Проблемы теории и практики управления. - 2001. - №1.

Данные утверждения не обосновывают информационную систему предприятия как самостоятельную систему. Пока речь идет о ее функционировании в качестве важнейшего элемента в системе управления предприятием. Однако можно утверждать, что при определенных условиях и качестве информационной составляющей, при определенной широте охвата она может стать самостоятельной системой, реально воздействующей на принятие управленческих решений.

Эффективная экономическая деятельность в настоящее время основывается на преобразовании информации, которое представляет собой целенаправленный обмен упорядоченными данными (получение и передача сведений) с другими структурами и людьми. Можно сказать, что информация служит мерой упорядоченности и устойчивости экономической системы.

Итак, значимость информации как ресурса выявляет новые проблемы ее использования, предъявляет новые требования к управлению ею.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, многообразием ее источников и потребителей, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результативной информации. Эти свойства экономической информации предопределяют научно-техническую необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники, и, прежде всего компьютеров, при ее сборе, накоплении, передаче и обработке, что, в свою очередь, требует умения определять структуру и объемы перерабатываемой информации. Повышению эффективности и качества управления способствует создание автоматизированных информационных систем. Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов. Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Таким образом, использование информации в новом качестве, а также предрасположенность к использованию автоматизированных средств при ее обработке обусловили необходимость применения и внедрения на предприятия соответствующих информационных технологий. В свою очередь, по мнению некоторых экономистов, и развитие информационных технологий способствовало формированию информации как новой экономической категории. Вероятно, эти процессы протекают одновременно, взаимно влияя друг на друга. Сегодня без развитой IT-инфраструктуры невозможно строить эффективный бизнес. Приходится принимать решения, которые позволяют руководству предприятия профессионально управлять информацией, оптимизировать расходы при построении бизнеса, способствуют повышению его эффективности.

Еще совсем недавно невозможно было представить себе информацию в рассматриваемом качестве, в качестве нового фактора производства, в частности из-за того, что сбор, передача и обработка данных для извлечения полезных свойств были затруднены. Современные информационные технологии позволяют использовать огромные массивы данных в режиме реального времени, причем их стоимость постоянно снижается. Как следствие (например, на заводах), уже не нужно хранить и размножать конструкторско-технологическую документацию, сокращая площади и численность работников. Как один из способов уменьшения оборотного капитала, за счет информационных технологий можно использовать системы оперативного управления производством и доставки комплектующих, при которых не только освобождаются складские помещения, но и отпадает потребность в складировании вообще.

Чаще всего термин «комплексная автоматизация» понимается буквально как автоматизация предприятия в комплексе. Имеется в виду, что в каждом целевом отделе должно функционировать автоматизированное рабочее место, поддерживающее тот или иной рабочий процесс. Например: «Главный бухгалтер (Баланс)», «Основные средства», «Банк», «Касса», «Дебиторы-кредиторы», «Кладовщик», «Сбыт» и т.д. В конце 1970-х годов в Америке появился новый по тем временам, прогрессивный стандарт MRP (Materials Requirements Planning, или Планирование материальных ресурсов). Федоров Б., Макаренко В. Внедрение информационных технологий в систему управления предприятием // Персонал Микс. - 2002. - №1.

Внедрение новой концепции позволило значительно повысить эффективность производства и уменьшить себестоимость выпускаемой продукции. Суть MRP упрощенно заключается в следующем. В систему вводятся заказы на продукцию предприятия. На их основании она определяет, сколько и в какие сроки необходимо произвести конечной продукции, затем - время и количество материальных ресурсов (МР), необходимых для удовлетворения потребностей производственного расписания.

Ядром MRP-системы является программный комплекс, который производит все расчеты и анализ по определенным алгоритмам на основании базы данных о МР и их запасах, а также на основании производственного расписания. На выходе программный комплекс предоставляет набор документов, в том числе схемы доставки МР по подразделениям, объемы и сроки поставок. Прошло время, и стандарт MRP был дополнен и расширен. Появились MRPII и затем ERP (Enterprise Resource Planning, т.е. планирование ресурсов предприятия). Возможности ERP-систем значительно выше: помимо планирования материальных ресурсов, ERP-система охватывает и другие, например человеческие, ресурсы, производственные мощности и функции, ориентированные на работу с клиентами. Главная задача ERP - добиться оптимизации всех включенных в стандарт процессов. ERP-система предназначена, прежде всего, не для учета, а для управления и принятия решений. Часто совокупность задач ERP реализуется не одной интегрированной информационной системой, а некоторым комплексом программных средств и управляющих технологий.

ERP-системы - комплексы управления ресурсами и информационными потоками предприятия - представляют собой целостную, хорошо продуманную, во многом оптимальную модель разрешения клубка управленческих проблем в современных условиях.

В России внедрение ERP-системы является синонимом комплексной автоматизации предприятия. Принимая решение о внедрении ERP-системы, руководству компании необходимо четко осознать цель внедрения: каковы стратегические цели предприятия, его миссия, в чем заключаются критические факторы успеха, в каких цифровых показателях это выражается.

Другая проблема: всем участникам ERP-проекта придется, так или иначе, меняться. Высшему руководству компании предстоит научиться мыслить и планировать в категориях ERP, членам коллектива - работать и взаимодействовать в новой среде, перестраивать многие привычные бизнес-процессы.

Определяющим фактором перехода к ERP-системе, безусловно, должна являться реальная картина роста и развития компании. ERP-модель разрабатывалась и продумывалась таким образом, чтобы ее механизмы позволяли создать информационную и управленческую структуры для органичного расширения бизнеса предприятия, наращивания темпа и объемов роста.

Самая большая заслуга информационных технологий для экономики состоит в уменьшении времени выполнения и стоимости трансакций. В производство внедрился безбумажный оборот документации, успешному маркетингу способствует компьютерное моделирование, стоимость оформления биржевой или финансовой операции уменьшилась с нескольких долларов в офисе до нескольких центов в электронной системе. Конечно, последняя пока не способна сделать вывод о правильности подготовленного документа, рационально выбрать торговых партнеров или выгодно перепродать пакет акций. Принятие решений было и остается прерогативой руководителей, для большинства из которых даже самая совершенная информационная система является источником промежуточных данных, но никак не готовой стратегией управления.

Причина такой «второстепенности» состоит вовсе не в консерватизме управленцев, недостаточно активно внедряющих в свою деятельность информационные технологии. Все объясняется тем, что большинство данных в корпоративных информационных системах, основанных на сложившемся порядке учета, касается активов и издержек на предприятии. Такая информация может быть полезна только бухгалтеру, но никак не руководителю. Поэтому в последние годы все более активно развиваются новые концепции - учет экономических цепочек, экономическая добавленная стоимость (EVA), рейтинговая система оценки, сетевая экономика. Их возникновение во многом способствовало переосмысление значения информации как экономической категории.

Информационная составляющая влияет не только на структуру капитала, но и изменяет производственные и рыночные параметры продукции. Однако современные концепции не всегда признают за ней роль решающего ресурса. Конечно, при поверхностном рассмотрении может сложиться мнение, что использование информационных технологий представляет собой только дальнейшее развитие НТП, приводящее к традиционному снижению капиталовложений, росту производительности труда и т.д. На самом деле информация интегрируется практически со всеми ресурсами экономики (сырьем, энергией, трудом, финансами, технологиями, управлением и т.д.), коренным образом изменяя их свойства. В силу этого она выступает не только как совокупность некоторых данных, но и как составная часть ВВП.

Поиск по сайту: