Получение поставляемой продукции

1. Грамотное ведение закупочных операций требует их четко правового оформления.

Документом, на основании которого осуществляется закупка, иные логистические операции, является контракт.

преамбулу, в которой должны быть указаны:

• полное наименование юридических лиц (или предпринимателей), заключающих контракт;

• фамилии лиц, уполномоченных подписывать контракт;

• основание, в силу которого данные лица имеют право подписывать контракт (например, устав, доверенность);

→ существенные условия контракта, включающие:

• предмет контракта (то, по поводу чего заключается контракт);

• наименование, количество, качество товара;

• условия поставки;

• цену;

• сроки поставки и оплаты;

• срок действия контракта;

• форс-мажор;

• ответственность сторон, штрафные санкции, порядок разрешения споров, арбитраж;

→ юридические адреса и банковские реквизиты;

→ подписи сторон (уполномоченных лиц).

2. В условиях рыночной экономики использование большинством фирм в хозяйственном обороте документов, введенных в прежние годы (заказ-наряд, различного рода накладные и т. п.), во многих случаях уже не удовлетворяет современным требованиям.

В последнее время все большее распространение получает новая система оформления заказов.

Зарубежные фирмы (кроме самых мелких) используют, как правило, четыре экземпляра заказа (для облегчения работы они обычно окрашены в различные цвета):

→ экземпляр 1 (белый) — отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика принимать и оплачивать товар;

→ экземпляр 2 (розовый) — отправляется в финансовый отдел, подтверждает передачу заказа и является основанием для оплаты счета;

→ экземпляр 3 (голубой) — отправляется в отдел материально- технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказа и транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке;

→ экземпляр 4 (зеленый) — хранится для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После того как отдел материально-технического снабжения подтвердил получение товаров, зеленый экземпляр сдается в архив.

В зависимости от особенностей фирмы количество, цвета и варианты использования экземпляров могут варьировать. Важно облегчить работу и избежать возможных чисто технических ошибок.

3. Важное значение в реализации плана закупок имеют:

→ приемка продукции;

→ документальное оформление поставок.

Цель приемки — удостовериться. что получен товар;

→ нужного качества;

→ в нужном количестве;

→ от своего поставщика;

→ в обусловленное время;

→ в обусловленном месте;

→ за оговоренную цену.

Основное внимание при приемке уделяется проверке соответствия контракту количества и качества товара (товаров).

Меры по обеспечению качества принимаемых товаров делятся на сплошной и выборочный контроль. Сплошной контроль характеризуется 100%-й эффективностью, но при этом требует огромных затрат ресурсов (времени, кадров, техники, финансов). Существующие статистические методы контроля качество позволяют с заданной вероятностью гарантировать качество проверенной продукции при контроле только части получаемой продукции. При выборочных методах контролируется только часть партии товара. Это снижает надежность контроля, но приемка осуществляется быстрее и стоит дешевле. В реальной жизни чаще используются методы выборочного контроля.

В целях экономии времени, усилий и финансовых средств следует позаботиться о том, чтобы складские помещения, места разгрузки, приемки товара были расположены как можно ближе друг к другу и недалеко от производственных помещений. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада, для экономии затрат труда на погрузочно-разгрузочных работах необходимо составить график поставок, согласовании со всеми поставщиками. Такие меры позволят, кроме того, не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта.

Документальное оформление поставок требуется для правильного выполнения операций, связанных с поставками товаров.

Чаще всего для документального оформления поставок используются следующие документы:

→ уведомление об отгрузке. Направляется поставщику после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки;

→ сопроводительное письмо. Обязательно сопровождает поставленную партию товара и подтверждает, что эти товары предназначены для определенной фирмы;

→ копия заказов. Направляется получателю для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара;

→ спецификации (описание товара);

→ подтверждение получения поставки. Используется для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета. В книге регистрации товаров указывается:

• номер сопроводительного письма;

• дата поставки;

• отправитель;

• способ транспортировки;

• краткое описание поступивших товаров.

Некоторые фирмы не используют приведенные виды уведомления о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить письменные документы.

Поиск по сайту: