Электронный документ

Вначале необходимо дать определение понятия обычного документа.

В различных нормативных правовых актах даются не совсем однозначные дефиниции понятия «документ». Наиболее верное определение содержится в законе «Об информации»: документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Несколько иначе определяет понятие «документ» Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст)[5] - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Основными признаками документа являются реквизиты и связанность содержащейся информации (в т.ч. реквизитов) с материальным носителем, на котором фиксируется информация.

Реквизиты документа позволяют определить (идентифицировать)содержащуюся в тексте документа информацию.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[6] к составу реквизитов как обязательным элементам оформления документа относит всего 30 наименований.

При подготовке и оформлении документов используют следующие основные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст документа; подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа и др.

В текстах государственных стандартов материальный носитель документированной информации определяется как материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

Материальный носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или их комбинацией (Национальный стандарт РФ ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. № 470-ст)[7].

Разновидностью материального носителя документа является машиночитаемый носитель, на котором осуществляется запись документированной информации способами, обеспечивающими обработку такой информации электронно-вычислительной машиной (Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).

Таким образом, материальный носитель документированной информации может быть как бумажным (традиционным), так и электронным (цифровым).

Традиционный материальный носитель фиксирует документ, созданный на бумаге. Такой документ имеет основные реквизиты (подпись; гриф и визы согласования документа; оттиск печати и др.), созданные механическими (собственноручными) способами, хотя другие обязательные элементы оформления документа (реквизиты) могут быть созданы и с помощью ЭВМ.

Машиночитаемый материальный носитель фиксирует документ, созданный с помощью ЭВМ (электронный документ).

Характеристика документа

Документ должен объективно отражать обстоятельства жизни и управления обществом то, что именно предпринято или решено, какое предпринято в связи с этим действие, имеющее юридическое значение.

Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится. Не менее важным требованием к документу является его использование в целях отчетности.

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст)[8] определяет общие требования, характеризующие документ:

1.Аутентичность.

Чтобы обеспечивать аутентичность документов, организации должны внедрять и документально фиксировать принципы политики и процедуры контроля над созданием, получением, передачей, хранением и отбором (изъятием) документов и тем самым гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и могут быть идентифицированы, а документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения, использования и сокрытия (засекречивания).

2. Достоверность.

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.

3. Целостность.

Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью.

Политика и процедуры управления документами должны указывать, какие дополнения или изменения могут быть применены к документу после его создания, при каких обстоятельствах дополнения или изменения могут быть разрешены и кто уполномочен сделать это. Любые санкционированные изменения, добавления или удаления в документе следует четко обозначать и контролировать.

4.Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. При воспроизведении он должен отражать связь с деловой деятельностью или операцией, в результате которой он был создан. Контекстные ссылки документов должны нести информацию, необходимую для понимания операций деловой деятельности, в которых эти документы были созданы и применялись.

5.Системность.

Документы должны создаваться в условиях упорядоченной системы управления документами, в том числе их использования и сохранности. Системность работ в сфере управления документами достигается путем проектирования и применения как системы управления документами, так и других систем управления деловой деятельностью.

Названные характеристики документа определяют также возможности их управления и использования. Система управления документами должна быть способной длительно и эффективно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами работы с документами.

Поэтому стандарт вводит понятие «системы управления документами» как информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Понятие «управление документами» (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Система управления документами должна:

· включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

· организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;

· защищать документы от несанкционированного доступа (изменения, изъятия или уничтожения);

· выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

· обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.

Особые требования к доступу зафиксированы в Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Организации должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы доступа к документам.

Ограничения доступа могут распространяться как на сотрудников организации, так и на посторонних пользователей. Доступ к документам следует ограничивать, если этого требует деловая деятельность. Ограничения доступа должны действовать в течение обоснованно установленного периода времени, по истечении которого подлежат отмене или изменению.

Обеспечение соответствующего контроля доступа осуществляется путем присвоения определенного статуса доступа как документам, так и отдельным лицам.

Управление процессом доступа предусматривает следующие условия:

· документы распределены по категориям в соответствии с их статусом доступа в определенное время;

· документы доступны только лицам, обладающим правом доступа к ним;

· засекреченные документы либо документы с ограниченным доступом могут быть прочтены только при наличии соответствующего разрешения;

· процессы и операции с документами осуществляют только те, кому разрешено их выполнять;

· подразделения организации, ответственные за определенные функции деловой деятельности, устанавливают степень доступности для документов, относящихся к области их ответственности.

Весьма важным обстоятельством, уточняющим смысл документированной информации, является определение в тексте названного государственного стандарта понятия «метаданные» (metadata) - данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Правила стандарта определяют требования, предъявляемые к метаданным:

· структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, не искаженными метаданными;

· в метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования (в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники),

· в метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов.

Иначе говоря, понятие «метаданные» определяет содержание, структуру и использование любого документа в условиях массового применения информационно-телекоммуникационных технологий. Поэтому понятие «метаданные», прежде всего, относится к электронной форме документа.

Федеральный закон «Об информации» дает определение понятия «электронный документ» - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

В приведенном определении выделен главный признак электронного документа - его электронная форма, т.е. особый вид информации, который создается с помощью уникальных возможностей ЭВМ: использование специального искусственного языка (двоичной системы символов) формирования учетных записей, вычислительных возможностей и память компьютера, которые имеют физико-технические (электронные) характеристики.

Поэтому первым признаком понятия «электронный документ» является его электронная форма, которая придается ему в результате создания и обработки на ЭВМ.

Вторым признаком является специальные правила документирования, т.е. правила создания (оформления), представления и передачи электронного документа заинтересованным лицам.

Третьим признаком понятия «электронный документ» является наделение его обязательными элементами (реквизитами).

Созданная на компьютере документированная информация и «оформленная» необходимыми реквизитами по правилам – это еще не полноценный электронный документ, а всего лишь оригинал документа на бумажном материальном носителе.

Когда такой документ вводится в систему электронного взаимодействия, он становится уязвимым от внесения в него искажений и подделок. В этом случае электронный документ нуждается в специальных средствах защиты. Кроме того, такие средства необходимы для установления подлинности собственноручной подписи, т.е. для идентификации лица. Эти функции выполняет электронная подпись, которая становится основным реквизитом электронного документа.

Таким образом, электронный документ наделяется специальным реквизитом – электронной подписью.

Особые правила работы с электронными документами установлены «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными Постановлением Правительства РФ № 477 от 15 июня 2009 г.[9]

В федеральном органе исполнительной власти электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства - структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела, которые представляют собой специальную папку. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

При составлении номенклатуры дел (систематизированного перечня наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения) указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

«Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» также установлен Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

К наиболее важным из них относятся: адресат; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; вид документа; дата документа; номер документа; дата поступления документа; входящий номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа; наименование текста; количество листов основного документа; количество приложений и общее количество их листов; указания по исполнению документа; должность, фамилия и инициалы исполнителя; отметка о конфиденциальности.

Поиск по сайту: