Система внутриорганизационных коммуникаций

В системе организационной коммуникации можно выделить две большие подсистемы:

· Систему коммуникаций между организацией и ее внешней средой;

· Систему коммуникаций внутри организации.

Рассмотрим первую подсистему коммуникаций. Внешние коммуникации - это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются, прежде всего, с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи и т. п.), а также проводя различные социологические опросы. Успех во многом зависит от качества рекламных компаний, проводимых организацией[20].

Задача внешних коммуникаций сводится к трансформированию желаемой стратегической позиции в поведение организации, ее коммуникационные послания и символы на организационном, производственном и функциональном уровнях. Менеджеры должны четко решить, как они хотят представить организацию и ее продукцию, четко определив ключевые группы общественности, и понимать, каков имидж их организации. Затем они должны разработать комплекс средств создания корпоративного имиджа, который смог бы донести его до общественности, и при этом зорко отслеживать формирование корпоративного имиджа конкурентов и его изменения[21].

Приемлемый набор таких средств должен включать:

- определение коммуникационных задач;

- выбор целевых групп (клиентов и представителей общественности, имеющих значение для организации);

- формулирование подходящего сообщения

- выбор средств и планирование;

- организация действий.

Неизбежна значительная роль средств массовой информации, позволяющие создать популярность и положительный интерес к компании. И менеджеры должны завоевать их уважение, показать понимание сущности новостей, проявлять конструктивность, идти навстречу журналистам и продюсерам, создавать у СМИ доверие к компании

В системе внутриорганизационной коммуникации выделяют такие виды как:

· Межуровневая коммуникация – коммуникативные связи между различными уровнями управления;

· Горизонтальная коммуникация – коммуникативные связи между одноуровневыми подразделениями;

· Коммуникация внутри подразделений.

Рассмотрим межуровневая коммуникацию, которая имеет вертикальный характер. Таким образом работникам организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п

Коммуникацию по вертикале можно подразделить на:

Коммуникацию по нисходящей, т.е. с высших уровней структуры на низшие. По таким линиям до подразделений, нижестоящих руководителей, работников доводятся цели организации конкретные задачи, нормы оргкультуры, процедуры, приказы и инструкции.

Выделяют следующие цели нисходящих коммуникаций:

- поставить следующие задачи по выполнению работы;

- проинформировать рабочих о качестве их работы;

- предоставить идеологическую информацию для облегчения восприятия целей;

Чтобы улучшить нисходящую коммуникацию необходимо максимально автоматизировать процесс передачи информации, четкость и адресность передаваемой информации.

Такая коммуникация осуществляется через печатные, устные и письменные средства расспрастранения информации.

Коммуникацию по восходящей, т.е с низших уровней структуры на высшие. По этой линии как раз и осуществляется обратная связь, руководители получают информацию о реакции подчиненных на их предложения, распоряжения, указания и т.д. Также по этим линиям связи могут поступать предложения «снизу» об улучшении условий труда и быта, модернизации оборудования, повышению производительности труда и т. п.

Различают следующие методы восходящей коммуникации:

- процедура обжалования;

- политика открытых дверей;

- консультации, опрос общественного мнения и собеседование с рабочими увольняющиеся с компании;

- представитель.

Горизонтальная коммуникация – это передача информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации. Такая коммуникация реализуется в виде обмена информацией на совещаниях, собраниях и т.д.

Горизонтальные коммуникации способствуют координации заданий, решению проблем, обмену информацией, решению конфликтов.

От такого коммуникационного воздействия получают и сопутствующий позитивный эффект – повышения у работников ощущения

удовлетворенности от осознания «командной работы», устойчивых равноправных отношений в организации[22].

Коммуникация внутри подразделений может быть подразделена на следующие подвиды:

Коммуникация «руководитель – подчиненный», которая является разновидностью вертикальной, но в формальной группе, имеет свои особенности.

С каждым подчиненным руководитель имеет коммуникативную связь, это могут быть личные беседы, послания по внутренней компьютерной сети, письменный обмен информацией, телефонные разговоры. Каждое данное отношение этого вида находится под воздействием всей суммы внутригрупповых отношений, т. к. все это происходит во внутригрупповой среде.

Коммуникация «руководитель – группа» отражает ту совокупность отношений, которая складывается в группе. Контакты руководителя с группой в целом, постановка перед ней задач как перед коллективом, общение с ней на совещаниях, собраниях подразделения позволяют объединить действия членов группы, вырабатывать групповые решения, поддерживать «командный дух» и т д.

Коммуникация «подчиненный - подчиненный» - это разновидность горизонтальной коммуникации внутри группы. Наиболее часто общаются на формальной основе те работники, чьи задачи взаимосвязаны, находятся «на стыке».

Можно сделать вывод о том, что все эти разновидности в совокупности образуют реально действующую систему коммуникации. Эта планируемая руководством или работниками передача информации по должностным, официальным каналом, т. е формальная коммуникация[23].

Таким образом, рассмотрев первую главу, отметим, что коммуникация это то, в чем каждый участвует ежедневно, но лишь немногие это делают достаточно согласованно. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако я выяснила, что коммуникации – это сложный процесс, состоящий, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен[24].

Поиск по сайту: