Понятие и роль формальной и неформальной коммуникации в компании «Евросеть»

Любая организации со­стоит из формальных и неформальных коммуникаций. Система формальной коммуникации в организации представляет собой структуру официальных информационных каналов, которая функционирует по единому формальному плану распределения и движения информации. Параллельно формальным каналам связи образуются и неформальные каналы коммуникации. Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении.

Рассмотрим данные виды коммуникаций на примере организации «Евросеть».

В данной организации существует властная публичная структура, при помощи и в интересах которой формализуются все коммуникационные процессы, инициируемые её менеджерами. В такой структуре всегда есть информационная периферия, есть центр принятия решений с доступом к внутриорганизационным информационным ресурсам. Формальная коммуникация служит для передачи сообщений, признанных в организации в качестве официальных. Формальные коммуникации бывают как письменные (приказы, распоряжения, служебные и должностные инструкции, отчеты и др), так и устные (собрания и совещания).

В формальной структуре в нормативных каналах передачи информации используются стандартные для данной организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее время электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) имеют своим преимуществом простоту и технологичность. Их наличие снимает обычную проблему для любой организации - унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. В компании в различных системах администрирования используются стандартизованные письменные формы документооборота на бумажных носителях либо в электронном виде. Как правило, такие стандарты излагаются в регламентах организации (государственные, корпоративные распорядки) и являются обязательным атрибутом работы её администрации.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам, установленным внутри организации. Типичная неформальная информация - обсуждения среди сотрудников личных успехов и неудач, обмен сообщениями о внешней среде, пересуды о руководителях, системе вознаграждения, достижение договорённости о взаимной поддержке и прогнозы. В организации проходит целый этап жизни человека, что диктует необходимость полноценных коммуникационных взаимодействий на служебные темы в служебном пространстве. Служебные же темы коммуникаций также отчасти подчинены законам неформального общения.

В компании «Евросеть» неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день создания компании «Евросеть». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, насколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов. Прежде всего, понятие «слухи» можно трактовать двояко: во-первых, как сообщение, во-вторых, как разновидность коммуникации. Слухи как сообщение - это сведения, достоверность которых не установлена. Таким образом, слухи могут быть как истинными, так и ложными. Слухи как коммуникация - это разновидность неформальной коммуникации, с помощью которой люди, находясь в неоднозначной ситуации, объединяются для создания разумной ее интерпретации, сообща используя при этом свои интеллектуальные возможности[25].

В данной организации так же существует проблема распространения слухов. Сотрудники порой верят слухам и не верят официальной информации; сотрудники не могут спокойно работать, потому что кто-то постоянно распускает зловещие слухи о скором закрытии предприятия; официальная информация, доходя до низших уровней управления, существенно искажается и обрастает массой недостоверных и противоречащих друг другу подробностей. В такой ситуации у менеджеров возникает желание истребить все существующие в организации слухи, а для этого существенно ограничить, а еще лучше полностью запретить любую неформальную коммуникацию между сотрудниками, например, в курилке, в лифте, посредством электронной почты и т.д.

Существуют несколько причины возникновения слухов. Одной из них является наличие у сотрудника субъективного ощущения нехватки информации по какой-либо проблеме, вторая: значимость данной темы для сотрудника, т. е. слухи не возникают на пустом месте. Причина эта может быть как объективная - реальное молчание формальных каналов по какой-либо важной для персонала проблеме, так и субъективная - субъективное ощущение одного или нескольких сотрудников недостатка информации по этой проблеме. Например, в организации «Евросеть» зачастую важные организационные решения оседают на уровне среднего менеджерского звена и не доходят до рядовых сотрудников либо потому, что руководство и не считает нужным их информировать, либо по причине неотлаженности каналов и средств такой коммуникации. Любой слух - это недоработка формальной коммуникации.

Проанализировав все аспекты можно выделить следующую стратегию борьбы со слухами в данной организации:

1. Прежде чем приступать к каким-либо действиям, следует проанализировать масштабы распространения и причины появления слухов, а также степень их влияния.

2. Поговорить с людьми, на которых подействовали слухи или которые понесли убытки вследствие их распространения, добиться взаимопонимания с ними, выразить свою обеспокоенность по поводу распространения слухов и готовность активно бороться с ними.

3. Без промедления предоставить полную информацию по интересующему персонал вопросу.

4. Собрать вместе формальных и неформальных лидеров организации, чтобы обсудить и прояснить ситуацию, заручиться их поддержкой.

5. Распространяя правдивую информацию, избегать ссылок на слухи. Нет необходимости самому повторять слухи до тех пор, пока они не приобрели огромных масштабов[26].

Итак, в любой организации всегда будут существовать слухи, что связано как с психологическими особенностями сотрудников (а именно с их стремлением придать определенность неопределенной ситуации), так и с объективной особенностью формальной коммуникации устаревать, игнорировать новые социальные потребности сотрудников, порождающие новые потоки информации.

Слухи - это вербальная реакция сотрудников на событие, не получившие своевременной исчерпывающей официальной интерпретации[27].

Основной способ борьбы со слухами - без промедления предоставить полную информацию по интересующему персонал вопросу через формальные каналы. Основной способ контроля над внутриорганизационными слухами - постоянный мониторинг информационного поля организации[28].

Поиск по сайту: