Тема 6. Документация

План

1. Документация как элемент метода бухгалтерского учета, ее сущность и значение. Материальные носители учетной информации.

2. Виды документов, их классификация. Реквизиты документов. порядок составления документов (оформление), обработка, сроки хранения. Роль документов в бухгалтерском учете, контроле, документальной ревизии, в оперативной работе по организации хозяйственной деятельности.

Семинарские занятия

План

1. Документация как элемент метода бухгалтерского учета, ее сущность и значение.

2. Виды документов, их классификация.

3. Реквизиты документов, порядок составления документов (оформление), обработка, сроки хранения.

4. Организация документооборота.

Цель изучения темы: усвоение порядка заполнения первичных документов, их классификации, проверка правильности составления документов и исправления в них ошибок.

1. Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работни­ков за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяй­ственная операция обязательно оформляется учетными документами, со­держащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подраз­деления организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они состав­лены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госу­дарственного комитета по статистике РФ от 30 октября 1997 г. № 71а (в ред. от 21 января 2003 г. № 7).

Если организация совершает операции, которые не могут быть оформ­лены типовыми документами, она может разработать свою форму первич­ного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (пер­вичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация — способ оформления имущества, обязательств и хозяйст­венных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответсвующими документа­ми. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных опера­ций документами — начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной дея­тельности организации и поэтому широко используется в управлении ор­ганизацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, в этом случае они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оператив­ного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме докумен­тальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками доку­ментов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных ор­ганизациях независимо от формы собственности и ведомственной принад­лежности. Унификация способствует упрощению и сокращению докумен­тов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых до­кументов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбини­рованные и т. д.

Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эф­фективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее от­ходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку до­кументов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

2. Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем органи­зации. В нем необходимо предусматривать:

наименование отчетов или первичных документов;

время составления;

лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию и т. д.

Рис. Классификация бухгалтерских документов

Распорядительными считаются документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, при­казы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение на­личных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т. д. Распорядитель­ные документы подписывают работники организации, имеющие право да­вать указание на совершение отраженных в документах операций.

Исполнительные (оправдательные) документы только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и сви­детельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денеж­ных средств. Например, акты приемки-передачи основных средств, кви­танции, счета, подтверждающие производственные расходы, отчеты материально ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бух­галтерии в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет или с целью подготовки распорядительных и оправдатель­ных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомо­сти распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, на­копительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продук­ции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости, разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией, и т. п.

Комбинированные документы одновременно выполняют функции распо­рядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о вы­даче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная под­писями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценно­стей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т. д.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные тре­бования, акты приемки-передачи основных средств, акты на списание ос­новных средств и т. п.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных пер­вичных документов. Их применение облегчает контроль однородных опе­раций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, бан­ковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции документа оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после проверки и утвер­ждения отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на ма­териальные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные средства, нематериальные ак­тивы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затра­ты. Например, акты приемки-передачи и списания основных средств, до­кументы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры, на­кладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств; с их помощью учитываются кассовые и банковские операции. К денежным до­кументам относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расход ные ордера, квитанции о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платеж­ные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые и накопительные.

Разовые документы применяются один раз для отражения отдельной операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются за определяемый период (не­деля, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода под-считываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный доку­мент составляется постепенно путем накапливания операций. К накопи­тельным документам относятся лимитно-заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются в организации для отражения те­кущих операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, на­кладные, акты, наряды, расчетно-платежные ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки бан­ка, товарно-транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на состав­ляемые вручную и при помощи вычислительной техники. Документы, со­ставляемые вручную, заполняются от руки либо на пишущей машинке. Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автомати­чески регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Поиск по сайту: