Классификация учетных регистров

По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.

Бухгалтерские книги — это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгал­терии по местам производства (цехи, бригады, склады и т. п.). Все страни­цы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распро­страненные книги Главная и складского учета.

Учет в книгах имеет целый ряд недостатков; в них затруднено разделе­ние труда между счетными работниками. Например, если счетный работ­ник, производящий записи в какой-либо книге, не успевает внести в нее большое количество записей, то другие работники бухгалтерии лишены возможности помочь ему на этом участке работы. При большом объеме бухгалтерские книги становятся громоздкими, что тормозит рост произво­дительности труда работников бухгалтерии. Счетный работник вынужден затрачивать много времени на перелистывание книги, отыскивая нужные места или делая какие-либо выборки. Кроме того, при книжном учете не­возможно использовать высокопроизводительную вычислительную технику.

Все перечисленные недостатки отсутствуют при использовании карто­чек и отдельных листов.

Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изго­товленные из бумаги или картона стандартного размера, которые можно хранить в специальных запирающихся ящиках. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителя­ми, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы) раз­ных цветов и размеров. На этих индикаторах надписываются номера или названия счетов и другие необходимые обозначения, что обеспечивает бы­строту нахождения в картотеке нужной карточки. Каждая картотека закре­пляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохран­ность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. При открытии карточки регистриру­ются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров за­ключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заме­нить другими; возможна также утеря карточек, однако систематические наблюдения за их наличием при помощи реестра карточек позволяют своевременно обнаружить их утерю. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебета и кредита); материаль­ные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества и суммы); многоколонные (содержат несколько ко­лонок).

Свободные листы представляют собой разновидность карточных учет­ных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных реги­страторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из регистратора для записей, подсчета, выборок и т. п. Отдельные листы применяются для ведения журналов, ведомостей и машинограмм.

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры применя­ются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения по счетам. Хронологическая запись производится в специ­альных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и пра­вильностью записи в них. Хронологическая регистрация используется так­же для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств).

Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских запи­сей по синтетическим и аналитическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной' форме учета для груп­пировки операций по синтетическим счетам.

Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематиче­ские записи. Примером являются книга Журнал-Главная, а также боль­шинство журналов-ордеров и ведомостей.

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтети­ческие и аналитические.

Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснитель­ный текст (например, Реестр счетных документов, Главная книга и Жур­нал-Главная).

Регистры аналитического учета служат для отражения показателей ана­литических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида iматериальных ценностей.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двухсторон­ние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры — это различные карточки для учета матери­альных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдель­ные графы дебетовых и кредитовых записей. Одно­сторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:

Двухсторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двухсторонние регистры исполь­зуются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном спосо­бе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двухсторон­ний регистр имеет следующую форму:

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в разрезе отдельных материально от­ветственных лиц, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

Линейные регистры — разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что по­зволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество ана­литических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Напри­мер, в журнале-ордере № 7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записыва­ется на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10, 10/1, 11, 13 и др. и Главная книга (она нашла широ­кое применение на малых предприятиях).

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных ре­гистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и ор­ганизацию учетного процесса.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от дру­гой, являются:

• количество применяемых регистров, их назначение, содержание и
внешний вид;

• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

• последовательность и способы записей в учетные регистры;

• степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета: Журнал-Главная, упрощенная форма для малых предприятий, мемориаль­но-ордерная, журнально-ордерная и формы учета в условиях компьютер­ной обработки данных.

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная — одна из книжно-карточ­ных форм учета; она ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Ха­рактерная особенность этой формы — регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в од­ной комбинированной книге — Журнал-Главная. Остальной учетный про­цесс почти не отличается от порядка учетной регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета.

В первых трех графах книги записываются дата, номер статьи и суммы оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи доку­ментов. Вторая часть, т. е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записываются хозяй­ственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регист­ров делает учет наглядным и легкообозримым.

Операции в Журнал-Главную записываются непосредственно с первич­ных или сводных документов либо на основании составленных мемори­альных ордеров. При каждой бухгалтерской проводке при регистрации присваивается порядковый номер и отводится одна строчка для записи. В начале месяца в Журнал-Главную переносят сальдо по синтетическим счетам; затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, сче­та закрываются после записи сальдо на 1-е число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или карточках. По анали­тическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

Мемориально-ордерная форма счетоводства получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных доку­ментов. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемо­риальный ордер. Характерная особенность этой формы учета — поступаю­щие в бухгалтерию документы на протяжении определенного периода на­капливаются и регистрируются в группировочных и накопительных ведо­мостях по группам однородных хозяйственных операций. На основании сгруппированных документов каждая бухгалтерская проводка оформляется отдельным мемориальным ордером, к которому прикрепляются все отно­сящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В мемориальном ордере указываются его номер, краткое содержание опера­ций, дебет и кредит счетов, сумма операций.

Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в двух ре­гистрах — в Регистрационном журнале и Главной книге.

Регистрационный журнал применяется для регистрации бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), которые записываются в хронологиче­ском порядке с указанием номера, даты и суммы. В этом журнале каждо­му мемориальному ордеру присваивается постоянный порядковый номер. Нумерация производится отдельно за каждый месяц.

Затем мемориальные ордера записываются в Главную книгу, которая имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета отводится отдельный разворот двух страниц. В этой книге записи мемориальных ордеров производят по каждому счету с ука­занием корреспондирующих счетов, что позволяет обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании каждого месяца в Глав­ной книге подсчитывают итоги оборотов по дебету и кредиту, выводят сальдо по каждому счету и составляют оборотную ведомость по синтети­ческим счетам.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется преиму­щественно на карточках или одновременно на карточках и в книгах. За­писи в регистры аналитического учета производят непосредственно с пер­вичных или сводных документов, прилагаемых к мемориальным ордерам. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные ведомости.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

В журнально-ордерной форме счетоводства применяются в основное два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Кроме того, в целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Журналы-ордера — это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Записи в нее производятся по мере поступления документов либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции.

В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций: дан­ные первичных документов регистрируются только по кредиту соответст­вующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке ис­ключения кассовые операции, операции по расчетному и валютному сче­там в банке регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо, чтобы контролировать и не разобщать кассовые и банковские документы для за­писей в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения дан­ных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произве­денных записей по отдельным счетам и для составления отчетного ба­ланса. В ней показываются вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу одновременно является и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах. Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебе­ту—в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правиль­ности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется под­счетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и креди­товых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному. На основании Главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности. Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит прежде всего в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов, по­скольку в ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетиче­ского и аналитического учета. Применение журналов-ордеров позволяет не составлять мемориальные ордера и не вести регистрационный журнал, создает более равномерную нагрузку учетного персонала, ускоряет состав­ление необходимой отчетности без каких-либо дополнительных выборок, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей, сокращает и удешевляет учетный труд, создает предпосылки для примене­ния вычислительной техники и улучшения организации бухгалтерского учета. Однако эта форма имеет и некоторые недостатки, один из кото­рых — неполная приспособленность к машинной обработке. Ведение учета по журнально-ордерной форме требует более высокого уровня подготовки счетных работников.

Поиск по сайту: