Понятие и этапы документооборота

Классификация доков.

По месту составления: Внутренние (доки,составленные в самой организац. - оредра) и Внешние (доки поступающие в орг-ию стороны – выписи банка.).

По назначению: 1. Распорядительные (доки содерж.указ-е о выполн.каких-либо действий – приказ о предоствл.отпуска). 2. Оправдат.или исполнительные (доки удостовер.факт в совершении хоз.операц. – приходны кассовые ордера). 3. Комбинированные (доки., кот одновременно явл.и распряд.и исполнит. – платедные ведомости).

4. Доки бух.распред. (составл.в тех случаях, когда для записи хоз.операц.не предусматрив.типовые формы док-ов – ведомости распр.дох-ов, бух.справки).

По способу охвата фактов: 1. Разовые доки (оформляют которые операц.в отдельности – кассовые ордера, п\п).

2. Накопительные (составл.в течен.опр-го периода, путем постепенного накаплив.однородных хоз.операц. В конце периода в них подсчит.итоги по соответ.показателям – накоп.ведомости, кассовые отчеты).

По объему отраженных операций: 1. Первичные (доки, кот.составл.на каждую операцию в момент ее свершения – накладные, кассовые ордера). 2. Сводные (сост.на основе первичных доков путем соотв.показателей – касс.отчеты, товарные отч., выписки банка).

По содержанию хоз.операц: 1. Материальные (доки.предназнач.для оформл.операц.по движению материал.ценностей – накладные). 2. Денежные (для оформл.операц.по движению денежн.ср-в – приходн.и расхд., касс.ордера, чеки, п\п) 3. Расчетные доки (предназнач.для оформл.расчетных взаимодействий с др.предпр.по возникающим обязат-ам – счет-фактура.)

Понятие и этапы документооборота.

Документооборот - это организованная система создание проверки и обработки первичных документов от момента их составления до сдачи в архив. Основными этапами создания системы документооборотом являются:

1. Разработка положения о бухгалтерской службе:

Положение о бухгалтерской службе - это внутренний нормативный документ регламентирующий деятельность этого подразделения. Оно разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия.

2. Разработка должностных инструкций работников:

Они обеспечивают четкое разграничение прав и обязоностей работников взаимосвязь в их работе и исключают дублирование в выполнение определенных функций.

3. Составление графика документооборота:

График документооборота разрабатывается на основании структурной схемы организации и должностных инструкции работников. Это работу организует главный бухгалтер, а утверждается график - руководителем организации.

4. Создание технологий обработки учетной информации:

На данном этапе осуществляется проверка и обработка документов в бухгалтерии, и заполняются учетные регистры.

5. Разработка порядка текущего хранения документов:

Текущий архив основан на четкой классификации документов и формировании их в дела.

Дело - это совокупность документов относящихся к одному вопросу или участков деятельности и помещенных в одну обложку при формировании дел.

Должны соблюдаться следующие принципы:

- первичные документы должны храниться отдельно от регистров бухгалтерского учета

- каждая партия первичных документов за месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке, и сопровождаются справкой для архива.

- кассовые, банковские документы, авансовые отчеты с первичными документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончанию месяца переплетены.

6.Подготовка дел к длительному хранению

Для большинства документов срок хранения составляет, не меняя 5 лет. Документы храниться в бухгалтерии еще год после окончания текущего года, после чего сдаются в архив организации. По истечению сроков хранения документов, они могут быть уничтожены с составлением при этом соответствующего акта.

Поиск по сайту: