АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Организация работы с документами и защита информации

Читайте также:
  1. B) суммарное количество выполненной работы
  2. B. на процессе сбора, передачи и хранения информации
  3. C) в тексте нет информации
  4. C.) При кодировании текстовой информации в кодах ASCII двоичный код каждого символа в памяти ПК занимает
  5. CMS, редактирование информации
  6. I. Общие работы по теории культуры
  7. I. Организация выполнения выпускной квалификационной работы
  8. II. Организация выполнения выпускной квалификационной
  9. II. Организация деятельности по трансфузии (переливанию) донорской крови и (или) ее компонентов
  10. II. Организация работы Комиссии по повышению квалификации и в целом всей деятельности по повышению квалификации
  11. II. Основание Первого Афинского союза. Организация Делосской симмахии
  12. II. ПЕРЕЧЕНЬ ЗАДАНИЙ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами характеризует организацию работы с документами или управление документацией. Она включает в себя: функцию документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хранение.

Документооборот

Документооборот в организациях осуществляется в виде документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

— исключение возвратного движения документов;

— однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

— пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки;

— различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышении оперативности их исполнения;

— учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:

— когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

— передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение
суток с момента поступления в организацию.

Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации.


1 | 2 | 3 | 4 | 5 |

Поиск по сайту:



Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.003 сек.)