Стан внутрішнього контролю за формуванням та обліком запасів

Придбання товарних запасів у постачальників, безоплатне отримання або обмін ТМЦ оформляється за наявності господарської угоди між підприємством та організацією - постачальником.

Документальне оформлення запасів залежить від джерел придбання ׃

¨ Від постачальника;

¨ Від підзвітних осіб підприємства;

¨ Власного виробництва.

При надходженні ТМЦ від постачальника оформляється:

¨ Довіреність – складається підприємством покупцем;

¨ Рахунок (рахунок-фактура) – оформляється постачальником;

¨ Накладна – складається постачальником;

¨ Товарно – транспортна накладна – складається постачальником при умові постачання товарів автотранспортом;

¨ Платіжне доручення (платіжна вимога-доручення, розрахунковий чек) – оформляється на основі рахунка підприємством покупцем;

¨ Податкова накладна – складається постачальником для розрахунку суми ПДВ, що є податковим зобов’язанням постачальника.

На ПМП «Екран» оформляється довіреність форми М-2 або М-2б згідно з Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 16.05.1996р. №99.

Довіреність видається тільки особам, які працюють на даному підприємстві, під розписку і реєструються в журналі реєстрації довіреностей типової форми М-3.

Продавець запасів, який зареєстрований як платник ПДВ надає податкову накладну, яка дає право на одержання податкового кредиту. Отримані і видані податкові накладні реєструються в книзі обліку придбання запасів і в книзі обліку продажу запасів. В кінці звітного періоду на основі даних книг проводиться розрахунок сум, які потім будуть занесені у відповідні рядки «податкове зобов’язання»та «податковий кредит» податкової декларації по податку на додану вартість. Підприємству, який не є платником ПДВ 9 а таким, податкова накладна надається на його вимогу.

На ПМП «Екран» оформлюється товарно-транспортна накладна, яка супроводжується випискою накладної на відпуск товарно-матеріальних цінностей. Даний документ використовується при отриманні товарів від постачальника його автотранспортом, або транспортом сторонньої організації.

Товарно-матеріальні цінності, що надійшли на підприємство оприбутковуються. Для цього почергово матеріально-відповідальною особою проводиться перевірка партії товарно-матеріальні цінності за кількістю, якістю, асортиментом відповідно до супроводжуючих документів.

Для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей використовуються:

¨ Прибутковий ордер;

¨ Журнал обліку вантажів, що надійшли;

¨ Накладна постачальника.

Відпуск запасів зі складу ПМП «Екран» оформляє накладною. Вона, як правило, виписується в чотирьох екземплярах, при чому перших два залишаються у постачальника, два інших надходять разом з товаром на підприємство покупця. При надходженні товарів від постачальника на одному примірнику накладної ставиться примітка про приймання.

Журнал обліку вантажів, що надійшли, форми №М-1 використовуються для обліку надходження матеріальних цінностей на склад підприємства. Він складається відділом постачання у одному примірнику. На масові однорідні вантажі, що надходять в один день від одного і того ж постачальника кілька разів, допускається складання одного прибуткового ордера.

Аналогічно проводиться оприбуткування матеріалів, що надійшли в результаті безкоштовного отримання, надходження в результаті обміну на подібний та неподібний актив.

При здійсненні обміну запасами, в накладній ставиться додатковий запис «запасообмінна операція».

При купівлях запасів за готівку підзвітна особа зобов’язана надати документи, що підтверджують факт їх придбання і здати їх на склад.Запаси оприбутковуються з дотриманням чинного законодавства. Оформляється звіт про використання коштів наданих на відрядження або під звіт у одному примірнику, до якого прикладаються чеки, квитанції тощо. Звіт підписуються підзвітною особою, перевіряється і підписується бухгалтером, головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства. Невикористані підзвітні суми повертаються у касу організації за прибутковим касовим ордером із записом: «повернення підзвітних сум».

Матеріальні цінності придбані матеріально-відповідальною особою, здаються на склад шляхом оформлення прибуткового ордеру типової форми М-4. На документах постачальника комірник ставить відмітку про дату, № прибуткового ордеру і підпис. Недостача, втрати товарів, допущені підзвітною особою, оформляється поданням пояснювальної записки підзвітної особи, формуванням акта форми М-7 та відшкодуванням суми нестачі винуватцем.

При відпуску запасів зі складу застосовують накладна-вимога на відпуск запасів за формою М-11. Ця форма застосовується для обліку руху запасів усередині підприємства, при відпуску товарних запасів до підрозділів свого підприємства, стороннім організаціям. Накладна вимога виписується в двох примірниках і підписується головним бухгалтером або особою, на те уповноваженою. При відпуску запасів стороннім організаціям накладну вимогу виписують на основі договорів, нарядів та інших документів. Перший примірник передається на склад, як підставу для відпуску запасів, другий – одержувачу матеріалів.

Для обліку руху запасів за кожним сортом, видом та розміром ведеться картка складського обліку матеріалів ведеться картка складського обліку матеріалів типової форми М -12.

Розрахунковим документом для оплати запасів, що поставляються є рахунки фактури. Рахунок фактура виписується постачальником в трьох примірниках. Перший примірник надається одержувачу, два інших залишаються у постачальника.

На основі отриманих первинних документів бухгалтером здійснюється відповідне бухгалтерське проведення.

Основним документом, що дозволяє проконтролювати збереження та і рух запасів, на торгівельному підприємстві є товарний звіт. Товарні звіти складаються матеріально-відповідальними особами щоденно або один раз на три, п’ять, сім або десять днів. Терміни подання товарних звітів визначаються наказом.

Для виявлення фактичних залишків запасів, на підприємстві проводиться інвентаризація для підтвердження даних річної фінансової звітності.

За підсумками інвентаризації складається інвентаризаційний опис матеріальних цінностей за формою М-21. Він складається при підрахунку фактичних залишків товарно-матеріальних цінностей, які знаходяться у, матеріально-відповідальних осіб, по кожному окремому складу, дільниці об’єкту. В опису вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. В кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально-відповідальні особи.

ПМП «Екран» здійснює облік запасів у відповідності до чинного законодавства, проте з вищеописаних первинних документів використовує не всі. Перш ніж придбати необхідні товари підприємство підписує договір купівлі-продажу, як і будь-яке підприємство користується довіреностями, реєструє їх у журналі реєстрації довіреностей, виписує або отримує рахунки (рахунки-фактури), накладні, податкові накладні, товарно – транспортні накладні, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, розрахункові чеки та інші первинні документи.

Те, що підприємство не використовує певні види документів зазвичай має пояснення. Так, наприклад, на ПМП «Екран» не використовують в обліку журнал обліку вантажів, що надійшли, форми №М-1; картку складського обліку матеріалів типової форми М -12, залізничну накладну і вантажну квитанцію, не складають товарні звіти. Це пояснюється специфікою роботи, обсягами реалізації продукції, та обліковою політикою. Торгівля такими товарними запасами, як молоко та молочні продукти характеризується швидкою реалізацією, тобто товарні запаси знаходяться на складі не більше двох днів, а часто реалізовуються впродовж кількох годин. Що свідчить про незначні обсяги запасів на підприємстві. Це безпосередньо впливає на ведення складського обліку, а точніше на його спрощення.

Аналітичний облік товарів на ПМП «Екран» здійснюється за видами запасів та їх призначенням. Аналітичний облік запасів у бухгалтерії ведеться у вартісному вимірнику матеріально-відповідальними особами.

Синтетичний облік запаси ведеться на 28 рахунку «Товари».

Відповідно до обраної облікової політики та формами обліку на підприємстві складаються облікові регістри та звіти.

Для вивчення процедур контролю операцій з запасами часто розробляються анкети.

Табл. 4

Поиск по сайту: