Характеристика системи внутрішнього контролю на ПМП «Екран»

На будь-якому підприємстві існує система внутрішнього контролю для виконання поставлених перед нею завдань. Система внутрішнього контролю – це сукупність заходів і процедур по збереженню активів, своєчасному попередженню, виявленню і виправленню відхилень та помилок у бухгалтерському обліку та звітності. При цьому основоположні концепції аудиту передбачають, що саме адміністрація, а не аудитор повинна встановити належну систему контролю і забезпечи­ти її функціонування. Це відповідає загальному концептуальному підходу, згідно з яким адміністрація, а не аудитор несе відповідальність за підготов­ку фінансової звітності відповідно до прийнятих бухгалтерських принципів. У зв'язку з цим адміністрація підприємства повинна розробити таку систему внутрішнього контролю, яка б могла забезпечити достатню упевненість у тому, що фінансова звітність представлена об'єктивно.

Об’єктом дослідження є приватне мале підприємство «Екран», яке знаходиться у місті Рівне по вулиці Київська 24/40. Займається воно оптовою торгівлею різноманітних товарів - як промислових так і харчових. На сьогоднішній день підприємство не займається виробництвом, а товари придбаються для подальшої реалізації (сьогодні основним об’єктом купівлі – продажу є молоко та молочні продукти, але у випадку попереднього замовлення, підприємство може здійснювати купівлю-продаж інших харчових продуктів).

Організаційна структура підприємства закріплює прийоми розподілу прав, обов’язків та відповідальності, підхід до контролю виконання функцій підрозділів і посадових осіб, які приймають участь у здійсненні обліку.

Система внутрішнього контролю складається з таких елементів, як середовище контролю, система бухгалтерського обліку та процедури контролю (рис.2.1).

Рис.2.1 Структура системи внутрішнього контролю підприємства

Як ми уже бачимо із схеми, середовище контролю формується під впливом як зовнішніх, так і внутрішніх факторів. Серед зовнішніх факторів найважливіше значення мають:

— загальний стан економіки;

— нестабільність законодавства;

— державне регулювання обліку;

- підпорядкованість підприємства.

Сьогоднішня ситуація в економіці негативно позначається на ринку товарів та діяльності торгівельних підприємств. Внаслідок інфляційних процесів скорочуються не лише обсяги реалізацій на підприємствах але й обсяги виробництва. Через брак грошей у підприємств усіх галузей збільшується розмір кредиторської заборгованості за товари для погашення яких часто вдаються до радикальних мір – отримання знову ж таки кредитів від банківських структур. Такі ситуації для багатьох підприємств можуть призвести не лише до втрати прибутків, але й до банкрутства.

За таких умов роль внутрішнього контролю зростає, оскільки внутрішній аудит дає можливість оцінити дію різних факторів на діяльність всього підприємства виявити відхилення фактичних показників від планових так коригує прийняття рішень залежно від обставин

Правові основи регулювання, організації та ведення бухгалтерського обліку й складання бухгалтерської звітності підприємства визначені в Законі України “ Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” від 16.07.1999р. №996-ХІV. Порядок організації та ведення обліку регламентується Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку(П(С)БО), Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств та Інструкцією про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999р. №291 на виконання Закону України “ Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.

В Україні ведення бухгалтерського обліку регламентується Законом України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність”, а також Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку. Дотримання даних нормативних документів приватним підприємством ПМП «Екран» сприяє правильності ведення обліку та складанню фінансової звітності.

Певний вплив на систему внутрішнього контролю має підпорядкованість підп­риємства. Як правило, вищестояща організація здійснює контроль діяльності, може впливати на організаційну структуру, розподіл прав і обов'язків, політику управління тощо. Щодо ПМП «Екран», то дане підприємство належить до сфери, що стосується торгівлі. Згідно з Статутом підприємство веде самостійний баланс, має відповідні рахунки в установах банків, несе відповідальність за своїми зобов’язаннями своїм майном, має право укладати угоди, набувати майнові та особисті немайнові права та ін.. (Додаток 1) Звичайно вплив на діяльність ПМП «Екран» є, але він не відображається на веденні бухгалтерського обліку (за умови відповідальності та чесності облікового персоналу).

Внутрішні фактори, що впливають на середовище контролю, — це філософія і стиль управління та організаційна структура підприємства як форма їх здійснення.

Філософія і стиль управління – підхід керівництва до визначення пріоритетів діяльності і управління підприємницьким ризиком. Національний норматив №12 передбачає проведення анкетування для оцінки властивого ризику та ризику контролю. Так як відповідальність за ведення обліку лягає на керівника та головного бухгалтера, то керівник зацікавлений у правильності та достовірності ведення обліку на ПМП «Екран», уникаючи при цьому певної відповідальності та штрафних санкцій.

Організаційна структура підприємства закріплює прийоми розподілу прав, обов'язків і відповідальності, підхід до контролю виконання функцій підрозділів і посадових осіб, які приймають певну участь у здійсненні обліку. Конкретні обов’язки і відповідальність кожного працівника визначені посадовою інструкцією та іншими внутрішніми документами. Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій у первинних документах, збереження протягом встановленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності несе керівник підприємства, який здійснює керівництво відповідно до законодавства та установчих документів.

Штат працівників ПМП «Екран» За 2007 рік коефіцієнт обороту по прийому становив 0,2 який розраховується як чисельність прийнятих на роботу осіб до загальноспискової чисельності працюючих.

Службу бухгалтерського обліку ПМП «Екран» очолює головний бухгалтер, повноваження якого визначаються керівником та засвідчуються посадовою інструкцією бухгалтера та штатним розписом. Всі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, функціонально підпорядковуються головному бухгалтеру установи, про що зазначається в їхніх посадових обов’язках. На даному підприємстві в підпорядкуванні бухгалтера знаходяться касир та завідувач складом. Розподіл обов’язків що стосуються бухгалтерського обліку здійснюються головним бухгалтером. ПМП «Екран» є суб’єктом малого підприємництва, тому на підприємстві є лише один бухгалтер.

Другий елемент системи внутрішнього контролю - система бухгалтерського обліку. До їх складу відносять облікову політику, форму обліку та спосіб обробки облікової інформації.

Облікова політика – це певний спосіб обліку активів і зобов’язань. Облікова політика визначається наказом керівника підприємства. Вона не змінна протягом звітного року. Облікова політика підприємства була незмінна протягом року. Про це свідчить «Наказ про облікову політику» ПМП «Екран» від 01. 01. 2007р. №2. В даному наказі розкриваються основні принципи ведення бухгалтерського обліку, яких дане підприємство притримується. Згідно даного наказу, всі операції повинні відображатися у відповідності до вимог Закону і П(С)БО, облік має вестися за журнально-ордерною формою обліку затвердженого наказом Держкомлісгоспу України від 15.11.2000року №127.

Форма бухгалтерського обліку – це певна система регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з одержанням єдиних засад, встановлених законодавством, та з урахуванням особливостей діяльності й технологічної обробки облікових даних. Підприємство самостійно обирає форму здійснення обліку. Але у нашому випадку, як уже зазначалося вище, ПМП «Екран» веде затверджену Держкомлісгоспом України журнально-ордерну форму обліку. На мою думку, затверджена форма є адекватною обсягу і характеру діяльності підприємства.

Форма бухгалтерського обліку пов'язана із способом обробки облікової інформації.На ПМП «Екран» застосовується автоматизована обробка облікової інформації. При використанні комп’ютерів для обробки облікової інформації поняття форми обліку переходить в поняття системи обліку, яка характеризується тим, що комп’ютер стає визначальним фактором організації праці облікових працівників, охоплює всі без винятку етапи обробки інформації – від збору первинної облікової інформації, її накопичення і обробки до складання звітності, забезпечує збереження, виявлення та недопущення несанкціонованого доступу до облікової інформації за запитом користувача, на підставі облікових даних забезпечує моделювання інформації, оперативного попереднього та наступного контролю.

Третя складова системи внутрішнього контролю – процедури контролю, до яких належать:

-санкціонування господарських операцій;

-розподіл прав і обов’язків;

-обмеження доступу до активів;

-обов’язкове документування;

-інвентаризація;

-вивчення робочого плану рахунків;

-інші прийоми контролю.

Санкція (дозвіл) на здійснення господарської операції є обов'язковим рекві­зитом первинних документів. Санкція керівника необхідна при направленні працівника у відрядження, видачі коштів з каси, відпуск товарно-матеріальних цінностей на сторону тощо. На ПМП «Екран» функції санкціонування виконує особисто керівник, в разі його відсутності на передодні він видає наказ про право на заміну його підпису.

Розподіл прав і обов’язків залежить від організаційної структури та чисельності працюючих. Розподіляючи обов’язки слід пам’ятати про правила позитивного розподілу обов’язків:

· має бути розподіл матеріальної відповідальності і функцій ведення обліку;

· розподіл відповідальності за здійснення господарських операцій і відповідальності за ведення їх обліку.

На ПМП «Екран» існує розподіл прав і обов’язків як працівників окремих підрозділів, так і працівників бухгалтерії. Відповідно до штатного розпису та посадових інструкцій передбачено ліквідацію ситуації, яка призвела б до несумісності обов’язків. Несумісніть обов’язків – це така із комбінацій, при якій працівник, що здійснив помилку, як навмисну, так і ненавмисну може приховати цей факт у ході діяльності. Так, головний бухгалтер відповідає за ведення первинної документації по руху запасів, ведення реєстрів:оборотно-сальдової відомості по товарах, щоквартально проводить інвентаризацію та складає відповідну документацію. Відповідає за облік основних засобів та інших нематеріальних активів. Веде первинний облік ОЗ, здійснює розрахунок амортизації, відповідає за видачу доручень та посвідчень на відрядження Нараховує заробітну плату та відрахування із заробітної плати, складання регістрів та статистичної звітності. Збирає всі дані на рахунках бухгалтерського обліку, перевіряє правильність поданої інформації. Складає головну книгу на основі якої складає бухгалтерську та податкову звітність. Касир - здійснює ведення обліку руху та фактичної наявності грошових коштів у касі підприємства, їх документальне оформлення, інкасація готівки та ведення касової книги, а завідувач складом веде облік надходження та вибуття запасів зі складу їх зберігання на складах. Перевірка відповідності запасів якісним та кількісним характеристикам зазначених в супровідних документах та складання відповідних документів, складання товарного звіту.

На ПМП «Екран» розроблені посадові інструкції облікових працівників, в яких передбачені обов’язки, права та відповідальність особисто для кожного працівника.

Ще однією процедурою контролю є обов’язкове документування. Документування – це процес повного та безперевного відображення господарських операцій в документах. Правильно і своєчасно оформлений документ підтверджує законність здійснення господарської операції та має доказуючу силу. Суцільне документування господарських операцій забезпечує наявність дока­зів їх здійснення. З цією метою первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дата, місце складання; зміст господарської операції, вимірювачі (у натуральному і вартісному виразі); посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її офор­млення; особисті підписи або інші знаки, що однозначно ідентифікують особу, яка здійснила господарську операцію.

Первинні документи на ПМП «Екран» складаються в момент здійснення операції або безпосередньо після її закінчення. Документи ПМП «Екран» оформлені акуратно, без підчисток та виправлень. Вільні рядки у документах прокреслені. Варто зазначити, що при аналізі фінансової звітності були помічені виправлення чорнилом, що не може свідчити про належний стан документування та внутрішнього контролю. (див. додаток 6)

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України.

План рахунків бухгалтерського обліку є основою належного запису господарських операцій за визначеними рахунками. Підприємства України користуються єдиним типовим планом рахунків бухгалтерського обліку господарської діяльності розробленим Мінфіном України, для створення робочого плану рахунків. На ПМП «Екран» є розроблений свій робочий план рахунків, який підприємство використовує для зручності у веденні бухгалтерського обліку.

Для перевірки товарних операцій на ПМП «Екран» застосовують ряд процедур. Аудит надходження товарів включає в себе такі процедури:

- Перевірка доцільності обраного методу обліку на підприємстві, зіставлення даних первинного аналітичного та синтетичного обліку, з’ясування належності оформлення та наявності стверджувальних документів про надходження товару від постачальників, встановлення порядку розрахунку з постачальниками за отриманий товар, підтвердження достовірності даних податкового обліку за валових витрат у частині витрат, пов’язаних з придбанням товарів на підприємстві, перевірка своєчасності, повноти та порядку відображення у бухгалтерському обліку записів щодо надходження товарів.

Аудит реалізації товарів включає такі процедури:

- Визначення повноти, своєчасності відображення в обліку виручки від реалізації та її відповідності даним звітів ЕККА, товарно-касовими книгами, з’ясування належності оформлення документів на відвантаження товарів покупцям, наявності довіреностей на отримання товару, перевірка даних податкового обліку, а саме формування валових доходів від реалізації товарів на підприємстві, підтвердження даних по розрахунку торгівельної націнки на підприємстві, яка відноситься до залишків товару, встановлення правильності визначення приросту (убутку) балансової вартості на кінець та на початок звітного періоду, з’ясування правильності.

Аудит витрат обігу включає такі процедури:

- Встановлення правильності формування та віднесення до складу витрат обігу певного податкового періоду, відповідності даних первинного синтетичного та аналітичного обліку, наявності та правильності оформлення стверджувальних документів щодо витрат обігу на підприємстві,

Документування результатів вивчення системи внутрішнього контролю допомагає аудитору спланувати подальші дії, правильно обрати прийо­ми перевірки, визначити їх обсяг. Виділяють такі форми документування: опис, блок-схема, анкета.

Найпростіша форма анкети передбачає перелік традиційних питань про су­б'єкти і прийоми контролю, на які вказується відповідь «Так» чи «Ні». Як правило, негативна відповідь свідчить про відсутність або слабке місце контролю.

Розглянемо дослідження системи внутрішнього контролю на прикладі ПМП «Екран» у вигляді анкети.(Таблиця 2.1)

Таблиця 2.1

Поиск по сайту: