Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2008

Текст документа (реквизит 20) - основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характери­зуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы власти, органы государственной власти Российской Федерации;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5 (210x148). Через 2 интервала печатают тексты документов, которые готовят для издания типографским способом.

Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов иускоряет восприятие информации.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) - располагается после основного текста и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в тексте, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в тексте оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии не­скольких приложений их нумеруют.

Например:

Поиск по сайту: