Протокол, реквізити документа

Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах (Додаток 13).

Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.

Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Протоколи бувають трьох видів:

¨ короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;

¨ повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;

¨ стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».

Реквізити протоколу:

- назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

- дата засідання;

- індекс (номер);

- місце засідання;

- гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

- заголовок до тексту;

- вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);

- текст;

- особистий підпис голови;

- особистий підпис секретаря.

Вимоги щодо оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання.

Протоколи нумерують у межах календарного року.

Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.

Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).

¨ Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля.

¨ Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».

¨ Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.

Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

¨ Текст кожного розділу будують за схемою:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):

¨ Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу.

¨ Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують).

Поиск по сайту: