Основні етапи проведення ревізії

ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

Організація ревізійного процесу в системі державної конт-
рольно-ревізійної служби України регламентована Інструкцією про порядок проведення ревізій і перевірок державною конт-
рольно-ревізійною службою в Україні, затвердженою наказом ГоловКРУ від 3 жовтня 1997 р. № 121.

Основні етапи ревізії:

1) підготовка до проведення ревізії;

2) проведення ревізії;

3) оформлення матеріалів ревізії;

4) реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень.

На етапі підготовки до проведення ревізії підприємства, орга­нізації керівник ревізійної групи знайомиться з матеріалами попередньої ревізії, вивчає дані контролю інших контрольних органів. На підставі цих матеріалів розробляється програма ревізії (перевірки), у якій визначається період проведення ревізії, її мета та основні питання, на яких слід зосередити увагу.

Треба врахувати, що плани контрольної роботи є документами для службового користування, не підлягають розголошенню, про­те за 10 днів до початку планової річної ревізії суб’єкту контролю має бути письмово повідомлено про строк її проведення.

На підставі затвердженої керівником ревізійного органу програми ревізії (перевірки):

а) складається план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання;

б) готуються наказ про проведення ревізії (на ревізованому об’єкті) і спеціальні посвідчення кожному члену ревізійної групи;

в) проводиться службова нарада з повним складом ревізій-
ної групи з питань організації і методики здійснення програми ревізії.

Другий етап ревізії — безпосереднє її проведення — почи-
нається з прибуття ревізійної групи на ревізоване підприємство чи в організацію, пред’явлення повноважень на здійснення ревізії і проведення наради з адміністрацією підприємства, на якій ке-
рівник ревізійної групи представляє всіх її членів, повідомляє мету, завдання та програму ревізії, а керівник підприємства, у свою чергу, знайомить ревізорів з керівниками структурних підрозділів. Протягом 1—2 днів члени ревізійної групи як виконавці відповідно до передбачених планом конкретних завдань здійснюють обстеження об’єктів контролю, стану бухгалтерського обліку, уточнюють обсяги робіт, вирішують організаційні питання проведення ревізії, складають індивідуальні робочі плани ревізорів, які затверджує керівник ревізійної групи.

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізованому підприємстві члени ревізійної групи розпочинають ревізію, застосовуючи методичні прийоми і способи докумен-
тального та фактичного контролю. [1]

Для збору і систематизації матеріалів проведеного контролю кожний ревізор повинен вести журнал (відомість) ревізора, де реєструються виявлені факти недоліків і порушень з необхідною деталізацією підстав для складання висновку ревізора про суть порушень (назва документа, номер, дата, назва облікового регістру, розрахунки сум, винні службові особи, номер пунктів нормативних актів, які порушено, та ін.). Після закінчення перевірки за ревізований період ревізор систематизує зібрану інформацію з журналу ревізора, складаючи для узагальнення однорідних порушень і недоліків за ревізований період довідки, групувальні відомості, розрахунки як додатки до акта ревізії. Щоб мати юридичну силу доказу про суть виявлених порушень і недоліків, вони мають бути оформлені як документи.

Під час проведення ревізії матеріали контролю фактичної наявності грошей та матеріальних цінностей оформляються проміж­ними актами, які є також додатками до основного акта. Кожен член ревізійної групи результат (звіт) про виконану роботу офор­млює як розділ акта ревізії з необхідними додатками до нього і подає його керівникові ревізійної групи. Таким чином, другий етап ревізії закінчується здачею членами ревізійної групи розділів акта ревізії керівнику ревізійної групи. [1]

Третій етап — оформлення ревізії — є завершальним у її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає подані йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії, їхню якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізованого підприємства.

Акт складається з двох частин: загальної (вступ) і результативної. У загальній (вступній) частині зазначаються: повна назва цього документа (дата, місце складання); підстава для проведення ревізії (дата, номер наказу організації, яка призначила ревізію);
ревізований період; персональний склад ревізійної групи; керівні посадові особи (керівник та головний бухгалтер підприємства)
з визначенням терміну їхньої роботи за ревізований період; дані про попередню ревізію (ким проведена, за який період); термін проведення даної ревізії. Додатково можуть бути зазначені розділи фінансово-господарської діяльності, види, групи господарських операцій, які перевірено вибірковим або суцільним способами. Вступна частина закінчується стереотипною фразою «Ревізією встановлено». [4]

Результативна частина акта ревізії - це систематизований перелік виявлених під час ревізії порушень і недоліків, зловживань у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства чи організації.

Систематизація результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів —
за основними напрямами контролю в цьому розділі.

Таким чином, у результативній частині акта можуть бути виділені такі розділи:

І. Загальна інформація про підприємство (організацію).

ІІ. Грошові кошти та фінансові інвестиції.

ІІІ. Розрахункові та кредитні операції.

ІV. Основні засоби та нематеріальні активи.

V. Капітальні інвестиції.

VІ. Запаси.

VІI. Основна діяльність підприємства (організації).

VIII. Доходи і витрати діяльності. Фінансові результати підприємства (організації).

IX. Статутна діяльність і фінансовий стан.

X. Стан обліку, внутрішньогосподарського контролю і звітності.

XI. Виконання рішень за результатами попередньої ревізії.

ХІІ. Додатки до акта ревізії.

Слід зауважити, що структура акта ревізії нормативно не регламентована.

Основні вимоги до змісту результативної частини акта ревізії:

а) до акта ревізії включаються тільки перевірені документально обґрунтовані факти порушень;

б) факти порушень викладаються чітко, ясно, доступно для розуміння;

в) стосовно кожного факту порушень, відображеного в акті ревізії, стисло викладається суть порушення з посиланням на конкретні нормативні документи уряду, а також докази (додатки до акта, первинні документи, облікові реєстри, суми, посадові особи, які видали неправомірні розпорядження, та особи, які їх виконали);

г) в акті не повинно бути виправлень, підчисток, помарок;

ґ) у висновках про суть порушень не можна кваліфікувати дії посадових осіб ревізованого підприємства висловами на кшталт «антидержавна політика», «крадіжки», «розбазарювання коштів», «злочинець», «шахрай», «привласнив державне майно», «зловжи­вання службовим становищем», «безвідповідальне ставлення», «безгосподарність» і т. ін.

Акт ревізії складається в трьох примірниках. Його підпи-
сують: керівник ревізійної групи, керівник і головний бухгалтер ревізованого підприємства, організації, які на першому примірнику акта ставлять підписи, дату одержання акта.

За наявності заперечень або зауважень стосовно змісту акта ревізії (перевірки) керівник чи головний бухгалтер роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 днів з дня їхнього підписання подають із цього приводу пояснення чи заперечення. Ревізори повинні в 15-денний термін дати щодо цих документів письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного відділу. [5]

У разі відмови посадових осіб від підписання акта за наслідками ревізії або перевірки службові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми підписами.

Керівник ревізійної групи повинен здати матеріали ревізії керівникові відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби для розгляду й ухвалення. У разі неякісного проведення ревізії може бути призначена додаткова перевірка чи навіть повторна ревізія. Про розгляд і прийняття матеріалів ревізії (перевірки) керівник контрольно-ревізійного відділу робить запис на останній сторінці акта: «Акт ревізії прийнято» та ставить дату і підпис.

Четвертий етап ревізії — реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень — є завершальною стадією ревізійного процесу. За матеріалами ревізії (тематичної перевірки) заходи вживаються, по можливості, у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності підприємства, організації, що ревізується, не чекаючи закінчення ревізії.

У разі потреби матеріали ревізії (перевірок) виносяться на
обговорення в трудових колективах перевірених підприємств,
організацій, оприлюднюються через засоби масової інформації.

Якщо заходами, ужитими в період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують
за підписом керівника ревізійного органу вимогу про усунення
виявлених порушень, повне відшкодування збитків та притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. [4]

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно по­рушується питання про звільнення з посад винних у цьому осіб.

Від керівника ревізованого підприємства чи вищої за підпорядкованістю організації слід вимагати звернення до суду з цивільним позовом на дії винних службових осіб навіть у тих випад­ках, коли завдані ними матеріальні збитки державі або юридич­ній особі вчинені діями або бездіяльністю, що не класифікуються як кримінальні.

Крім цього, інформація про наслідки контрольно-ревізійної роботи подається органам місцевої державної адміністрації.

За результатами проведеної ревізії (перевірки) контрольно-ревізійні підрозділи оформлюють рішення про застосування фінансових санкцій і накладання адміністративних стягнень відповідно до чинного законодавства. Це рішення вручається під розписку керівнику ревізованого підприємства. У разі його неви­конання контрольно-ревізійний відділ оформлює документи в господарський суд.

Органи державної контрольно-ревізійної служби здійснюють контроль усунення виявлених недоліків і порушень за виконанням своїх вимог, відшкодуванням збитків у вигляді письмової інформації ревізованих підприємств і організацій з наступною перевіркою на місці достовірності поданих відомостей. У разі невиконання їх у встановлені терміни застосовуються додаткові заходи впли­ву залеж­но від суті порушень. Ефективність контролю визначається результативністю заходів з реалізації наслідків ревізії. [1]

При проведенні ревізії в умовах комп’ютеризації обліку зберігається її мета та основні елементи методології. Але застосування ПЕОМ в обліку вносить суттєві зміни в систему джерел інформації про об’єкти, що ревізуються, та в організацію ревізійного процесу загалом.

В умовах комп’ютерної обробки інформації (КОІ) поряд з паперовими створюються й електронні носії інформації. Тому, щоб провести перевірку, ревізор повинен знати, як отримати та обробити дані, що зберігаються на електронних носіях.

В умовах застосування комп’ютерних технологій до складу ревізійної групи рекомендується включати експерта — спеціаліста з КОІ. Це необхідно для виявлення слабких місць у комп’ю­терній програмі підприємства, що ревізується, з позицій виявлення помилок та перекручень у поточному обліку і звітності, можливості здійснення контролю для запобігання зловживанням і порушенням у майбутньому.

Основними напрямами взаємодії ревізора з експертом є такі:

1) оцінка законності придбання та ліцензійної чистоти бухгалтерського програмного забезпечення, яке застосовується на підприємстві, що ревізується;

2) оцінка надійності системи КОІ в цілому;

3) перевірка правильності та надійності алгоритмів розрахунку;

4) формування за допомогою комп’ютера необхідних регістрів синтетичного й аналітичного обліку;

5) перевірка правильності обробки інформації за окремими обліковими задачами.

Підприємство зобов’язане надати ревізору необхідний доступ до системи КОІ. Водночас ревізору має надаватися вся необхідна інформація на паперових носіях.

Під час вивчення організаційної форми КОІ слід з’ясувати,
чи оброблює дані саме підприємство чи це за договором робить інша організація. Треба описати схему організації КОІ. При цьому необхідно висвітлити такі питання:

- форма бухгалтерського обліку, послідовність обробки облікової інформації, форми первинних документів, зведених регістрів і вихідних форм;

- розділи та ділянки обліку в системі КОІ;

- коротка характеристика програмного забезпечення КОІ (єдиний програмний пакет чи різні програмні продукти для різних розділів та ділянок обліку) і розробників програм, дата ведення програмного забезпечення, частота та методи його оновлення при змінах законодавства;

- порядок обробки і передавання даних (у пакетному режимі в міру накопичення інформації, у режимі реального часу або на машинних носіях — дискетах, дисках);

- характеристика технічного забезпечення (тобто блоків технологічного процесу обробки даних);

- порядок забезпечення архівування та зберігання даних (унесення змін, виправлення помилок).

Ревізор повинен оцінити використання комп’ютерного забезпечення з погляду можливостей його істотного впливу на обсяг необхідних ревізійних процедур. У всіх випадках ревізійні процедури слід проводити не за оригіналами файлів суб’єкта контролю, а за їхніми копіями.

Варто врахувати, що при автоматизації обліку на підприємствах створюється система автоматизованого контролю, яка має бути описана в проектній документації. Якщо програмою передбачено всебічний логічний контроль взаємопов’язаних показників руху активів і пасивів підприємства, то можливість зловживань знижується. Ревізор повинен перевірити таку проектну документацію та на контрольному прикладі переконатися у функ­ціонуванні системи автоматизованого контролю і виявити слабкі місця в програмі. Крім цього, необхідно перевірити відповідність програмного забезпечення обліковому процесу та правильність організації КОІ щодо технологічного процесу за стадіями обробки (чи передбачена неможливість виконання наступної процедури обробки інформації без остаточного завершення попередньої процедури).

Усі суттєві питання, пов’язані з вивченням ревізором системи КОІ, та його дії в цьому напрямі мають бути зафіксовані й оформ­лені у вигляді окремого робочого документа. [1]

Органи ДКРС можуть проводити ревізії (перевірки) за зверненнями правоохоронних органів: прокуратури, Міністерства внутрішніх справ України, Служби безпеки України, податкової міліції, державної податкової служби України, Координаційного комітету по боротьбі з корупцією і організованою злочинністю при Президентові України. Ревізії (перевірки) за звер­неннями правоохоронних органів проводяться з питань викорис­тання підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності позик та кредитів, гарантованих коштами бюджетів, або цільового використання коштів державних позабюджетних фондів.

Поиск по сайту: