Сетікет - Етикет електронної пошти або правила написання електронного листа

Головне правило «Сетікета», таке ж як і в будь-якому іншому етикеті: поводьтеся так, щоб вас було легко зрозуміти, не створюйте проблеми іншим і не заважайте нормальному діалогу, навіть якщо він ведеться за допомогою електронної пошти. Завжди поводьтеся так, щоб не образити людину, з яким ви ведете листування по Інтернету.
При листуванні через електронну пошту можна опускати обіг і вітання і відразу переходити до справи. Але, якщо ви хочете, щоб ваш електронний лист носив більш офіційних характер, можна рекомендувати використовувати наступну формулу листа: «Добридень, поважаний (шановна) + ім'я по батькові адреси». І лише після цього слід переходити до мети вашого листа.
При всій неформальності спілкування необхідно пам'ятати і виконувати одне з найголовніших правил при складанні електронних листів – дотримання принципів писемності і логічності. Той факт, що електронна пошта - швидкий спосіб зв'язку, зовсім не означає, що вона повинна бути недбалою. Обов'язково починайте пропозицію з прописної букви і ставте крапки. Імена і назви повинні починатися з прописних букв. Текст, написаний одними рядковими без крапок і розділових інших знаків, важко читати. Текст же, написаний одними прописними, взагалі сприймається при читанні як БЕЗПЕРЕРВНИЙ КРИК.
Необхідно використовувати пропуски (порожні рядки) або багатокрапку для відділення однієї думки від іншої, оскільки в електронному листі вони, як правило, виконують роль абзацу.

Оформлення електронного листа.
У багатьох компаніях існує єдиний корпоративний стандарт оформлення електронних листів, що включають структуру самого листа, правила звернення до клієнта, реквізити підпису (ФІО, посада, робочі телефони, адреса електронної майже і посилання на сайт компанії). Крім того, в цьому стандарті може бути прописаний заборона на використовування смайликів, що не відносяться до ділової сфери.
У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна представити в наступному вигляді:
1. «Шапка» в корпоративному стилі.
2. Вітання
3. Зміст, мета
4. Прощання
5. Особистий підпис з вказівкою контактів.
6.Посилання на сайт компанії.
7. Логотип, якщо це необхідно.
При оформлення електронного листа у обов'язковому порядку повинні бути заповнені поля:
1. «Тема» («Subject»).
2. «Кому» («To»)
3. «Важливість листа», при необхідності.
При відправці електронних повідомлень в полі «Кому» вводиться e – mail адреса одержувача. Іноді є необхідність відправити лист з одним текстом декільком одержувачам, тоді їх адреси можна ввести через коми. Обов'язково заповните поле «Тема», інакше ваш лист може бути видалений, як спам. Тут слід вписати декілька слів, що характеризують тему повідомлення.
У деяких поштових програмах можна вказати ступінь важливості повідомлення. Це просто необхідно, якщо адресат одержує щодня велику кількість листів. З позначкою «Важливий» лист одержує пріоритет при перевірці пошти. Але зловживати цією функцією не варто. Важливе поступово втратить цю якість.

Розмір електронного листа
Правилами сетікета розмір визначається точно: електронний лист повинен бути в два рази коротше, ніж написаний на папері. Якщо вам необхідно переслати важливу інформацію, що містить великий об'єм, то краще скласти короткий супровідний текст в електронному листі, а саму інформацію оформити у вигляді вкладення.
Готуючи пересилку великого вкладення, перевищуючу 200-500 кілобайт, обов'язково попередите про це свого респондента. Краще все ж таки не пересилати великих вкладень в листах. Існує багато інших способів передати великі тексти, фото або звук, минувши електронну пошту. Наприклад, через ftp-серверу або через веб-інтерфейс.

Відповідь на електронне повідомлення
Для відповіді на одержаний лист достатньо натиснути на кнопку «Відповісти»(«Reply») в поштовій програмі. При цьому з'являється форма для нового повідомлення, в якій в полі «Кому» («To») автоматично вже вписана адреса одержувача, а в полі «Тема»: буде приведена тема первинного листу з позначкою «Re:» на початку рядка. По цій позначці ваш адресат зрозуміє, що ви прислали йому відповідь на лист по конкретній темі. Таким чином, одержувач зможе легко відновити в пам'яті значення листування.
Якщо ви пишете друзям і хочете, щоб ваш лист відповідав правилам Сетікета, то відредагуйте текст первинного повідомлення, залишивши тільки ті рядки, які важливі для розуміння вашої відповіді (цитати). Після звичних вітань і вступних слів надрукуйте під кожною такою цитатою вашу відповідь на дану пропозицію або питання.
Якщо ж це відповідь на діловий лист, то залиште весь колишній текст без змін, а зверху напишіть свою відповідь.
Зверніть увагу: у більшості поштових програм цитований фрагмент виділяється знаком "більше" (>)

Поиск по сайту: