Четвертое. Упорядочение совещаний

Большой удельный вес в бюджете рабочего времени руководителя занимают совещания. Как форма обсуждения сложных проблем и подготовки ре­шений коллегиальным путем они необходимы. Но перед их прове­дением необходимо тщательно продумать:

- требуемый круг приглашаемых, исключить участие тех, кто не имеет никакого отношения к выносимым на обсуждение вопросам, т. е., исключить не нужную для дела массовость;

- повестку дня, вопросы для обсуждения. Предупредить тех, кто обязательно должен высказать свою точку зрения по тому или иному вопросу повестки дня. Спонтанные, неподготовленные и непродуманные выступления затягивают по времени совещания, уводят порой в сторону от выработки требуемых решений и сводят к минимуму их результативность;

- регламент работы. Он должен быть жестким. Например: для доклада 15 минут, для выступлений – до пяти минут, для повторных – до трех, для вопросов и справок – две минуты. Четко оговорить начало и окончание совещания. Это будет дисциплинировать как руководителя, так и подчиненных. Зная, когда завершится совещание, они смогут рационально спланировать последующее использование рабочего времени, согласовать горизонтальные встречи, назначить свои мероприятия, встречи с подчиненными и т.п.;

- время проведения совещаний, чтобы как можно меньше отрывать кадры от конкретной организаторской деятельности в соответствии с их должностными обязанностями. Особую осторожность следует проявлять в определении частоты совещаний. Чрезмерное увлечение ими приводит к сведению к минимуму их результативности и бесполезной трате времени руководящего звена, снижению управляемости подразделений по причине длительного отсутствия на рабочих местах их руководителей.

- обстановка на совещаниях должна быть непринужденной, каждый участник должен иметь возможность высказаться и быть до конца выслушан. Все участни­ки должны убедиться в правильности принимаемых решений.

Пятое. Для правильной организации труда руководитель должен проводить ежедневный самоанализ:

- что удалось сегодня, как можно закрепить и развить достигнутое?;

- что не удалось и почему?

- что нужно сделать завтра для успеха организации и как более рационально этого достигнуть, с меньшими затратами ресурсов, сил и рабочего времени?

Необходим также и самоконтроль для соблюдения установленного распорядка дня, понимания, в чем причины отклонения от рекомендуемых наукой правил работы.

Шестое. Повышение роли помощника и технического секретаря в организации рабочего времени руководителя. Использование средств связи и современных компьютерных технологий

Наблюдения показывают, что каждому руководителю в течение рабочего дня приходится в среднем 30-40 раз переключаться с одного дела на другое, а решение возникающих вопросов занимает 5-10 минут. В результате этого рас­тет физическое и нервное напряжение руководителя и снижается качество принимаемых решений. Как отмечают специалисты, трехминутный вынужденный перерыв в умственной работе приводит к потере еще от 15 до 30 минут на пере­ключение внимания. В решении этой проблемы роль помощника и технического секретаря должна неуклонно возрастать.

Например. Вы пригласили для разговора своего заместителя по производству. В это время заходит зам. по воспитательной работе. Отправить его будет не тактичным. Встаете, приветствуете, приглашаете сесть, просите разрешения завершить разговор, в котором участие прибывшего вовсе необязательно. В скованной прибывшим обстановке продолжаете и скомкано завершаете разговор. Трата времени, помехи в продуктивной работе, не нужное напряжение сил всех троих. И гораздо проще, когда зам. по воспитательной работе попросил у технического секретаря определить время для встречи и сообщить ему.

Или другой пример. Вы беседуете с приглашенным. В это время вам звонит руководитель структурного подразделения. Вы поднимаете трубку, опять взаимные приветствия, опять проблема, решать ли поднятый по телефону вопрос или извиниться и попросить позвонить попозже. А когда? Ведь не в каждой ситуации вы знаете, сколько потребуется времени для обсуждения вопроса с приглашенным. И гораздо проще. Иметь связь «директор- секретарь». Технический секретарь отвечает на все звонки пока руководить занят. И звонящему все объясняет и обещает соединить его с руководителем, как только тот освободится. Отношения упорядочены, не рационально не тратится ничье время и силы.

Седьмое. Руководитель, планирующий свой рабочий день, должен работать в определенном режиме, и на конкретные дела должно отводиться конкретное время. Особое внимание следует уделять приему посетителей: не на­рушать время приема, относиться к посетителю уважительно, выслушивать и принимать конкретное решение.

Восьмое. Важное место в работе руководителя занимает информация. Полная и дос­товерная информация о рынке, деятельности других предприятий, отрасли в це­лом – залог правильных и своевременных решений. Опыт показывает, что по­ступающая руководителю информацию на 50-60% неполная, ненужная или не­своевременная. Рост документооборота создает видимость активизации пред­приимчивости, а на самом деле благоденствует бюрократия.

Все это требует улучшения организации труда руководителя. Работу нуж­но поставить так, чтобы руководитель имел под рукой всегда необходимую информацию, но только такую, которая необходима для выработки решений в рамках его компетенции. Информация, которая не может оказать влияние на решение, – лишняя и часто вредная. В этой связи на крупных предприятиях необходима должность экспертов-организаторов, которые могли бы отобрать нужную информацию и дать рекомендации по движению до­кументов.

Важную роль в организации труда руководителя играют моделирование его информационного обеспечения и применение в информационных системах компьютеров. Необходимо, чтобы такая модель охватывала все сведения технологического, организационного, экономического и социального характера, принципиально необходимые для его деятельности. Должны создаваться единые банки данных, рассчитанные на руководителей от­дельных уровней, своевременность и достоверность информации может гаран­тировать дисплей, подключенный к ЭВМ.

Поиск по сайту: