Управляя временем

Часы на моем ноутбуке показывают 21:59. За окном – сероватое небо, дождь, крыши соседних домов и кроны деревьев. И тишина. На улице почти никого нет, за исключением припозднившихся прохожих или собачников. На столе чашка крепкого черного кофе с корицей и молоком. Кофе помогает не уснуть, приоткрытая балконная дверь пропускает в комнату свежий воздух, который помогает взбодриться. Негромкая музыка из динамиков ноутбука – Моцарт – настраивает на то, что спать еще рано, надо работать, писать. Музыка будет играть до полуночи. До полуночи я выпью еще одну чашку кофе, подойду к открытой балконной двери, чтобы сделать перерыв на пять минут, вдохнуть порцию вечернего последождевого воздуха, дам глазам отдохнуть и вернусь к работе. Ровно в полночь сработает напоминание на телефоне – пора спать.

Может показаться странной подобная педантичность и распланированность каждого часа, каждой минуты, вплоть до того, когда и сколько выпить чашек кофе, во сколько отправиться в постель. Но именно соблюдение такого графика, идеально выработанного и выверенного мною лично и конкретно под себя, под свой организм, дисциплинирует и помогает всегда оставаться в тонусе, повышает продуктивность.

В условиях современной спешки, суеты, безумного ритма жизни необходимо научиться планировать свое время и следовать тому, что вы запланировали. Безусловно, в планы может вторгнуться что-то или кто-то, что нарушит их. Многие из вас помнят «Мастера и Маргариту» и знаменитый диалог на Чистых прудах о бренности жизни и невозможности человека управлять чем-либо. Все так. Но это не значит, что нужно полностью отказаться от планирования.

Получая определенную сумму денег за свою работу, вы планируете, как распределить их на месяц, составляете примерный бюджет, потому что понимаете, что если тратить деньги не задумываясь, то к концу месяца или ранее вы останетесь без копейки, вам не на что будет купить продукты, оплатить коммунальные услуги, у вас не будет денег на то, чтобы доехать до работы. И что вы станете делать? Достанете заначку, если она есть? Или возьмете в долг до зарплаты? А теперь перенесите данную ситуацию на свою жизненную энергию и на время.

Неправильно распределив время в начале месяца, вы рискуете тем, что к его концу вас будут поджимать сроки сдачи заказа, или же ваше здоровье окажется в печальном состоянии из-за недосыпов и расшатанных нервов. Все это приведет к потере энергии. Где вы будете ее брать? Возьмете в долг? Вскроете «копилку»? Чтобы не допустить подобной ситуации, необходимо научиться правильно распределять энергию и время.

Умение управлять временем называют тайм-менеджмент.

Планировать свой день, распределять время меня научили мои родители, постоянно указывая на то, где и как я его трачу впустую, когда я бездумно шаталась по квартире из угла в угол или просиживала часами перед телевизором, выискивала в завалах своего шкафа нужную мне вещь или впопыхах собиралась в школу рано утром, кидая в портфель все, что попадается на пути, поскольку не уделила несколько минут перед сном тому, чтобы собрать вещи заранее. Меня учили дисциплине, учили и продолжают учить экономить время, беречь свои силы и энергию. Прежде, чем я научилась делать это, было совершено немало глупостей, сделано множество ошибок и набито немало шишек. Учитесь на чужих ошибках, когда это возможно.

К сильному переутомлению, апатии, безразличию способно привести постоянное эмоциональное напряжение, которое возникает тогда, когда на человека наваливается «все и сразу» и он понимает, что ничего не успевает делать вовремя, у него нет времени остановиться и подумать, поразмыслить, привести тело и мысли в состояние покоя и гармонии. Когда человек много работает, причем работает продуктивно, все успевает, когда все, что он делает, показывает результат, это говорит о том, что он научился управлять временем, проще говоря – правильно его распределять, не распыляться и не тратить энергию.

Прежде чем сделать что-то, предстоящее дело необходимо обдумать, спланировать, составить своеобразное расписание. Неважно, идете вы в магазин за продуктами или готовите презентацию для крупной компании. Если ваши действия заранее продуманы, нюансы учтены, вы получите лучший результат. И запомните важную вещь: в жизни нет мелочей, потому что вся наша жизнь состоит из череды «случаев», встреч, происшествий, действия или бездействия.

Заведите для начала дневник, в котором вы будете ежедневно планировать свое время. Можно держать все в голове, но, как показала практика, упорядоченность мыслей на бумаге оказывается более действенной, чем те планы, которые вы строите мысленно.

Начните с элементарного: составьте список дел на ближайшие пару-тройку часов. Такие планы, как «отдых с часу до трех», не подойдут. Отдых – это не бездействие, а определенного рода занятие, поэтому его также необходимо расписать. Будете ли вы спать в это время, читать книгу, гулять в парке, общаться с подругой по телефону или играть в футбол с друзьями – напишите об этом, внесите занятия в список на день.

Собираясь в магазин, составьте список необходимых вам продуктов и вещей, которые вы намерены купить. Это сэкономит ваше время, и в магазине вам не придется суетиться между стеллажами, пытаясь сообразить, что нужно купить и в каком количестве, хватит ли у вас денег на покупки и сил донести их до дома. Если вы не будете суетиться, следовательно, вы не потратите время и драгоценную энергию впустую. По мере того, как в течение дня у вас появляются новые планы, задачи, вносите их в список, стараясь проставлять время, которое вы потратите на то или иное дело. Указывайте временны́е рамки как можно более строго и конкретно. Когда что-то из списка сделано – вычеркните это, чтобы в конце дня наглядно увидеть результат. Это взбодрит вас и даст дополнительный стимул действовать дальше, работать на результат. Если вы не выполнили что-то из запланированного, отметьте этот пункт маркером или ручкой, укажите, почему так произошло.

Начав планировать с одного дня, двигайтесь дальше, составляя списки на неделю, месяц, год вперед. Даже если данная идея кажется абсурдной и сложно осуществимой из-за возможных форс-мажоров, не опускайте руки и продолжайте работать и планировать. Помните: «Глаза боятся, а руки делают». Выделяя каждый вечер пять минут на то, чтобы сделать пометки в своем ежедневнике, я постоянно напоминаю себе, что эти пять минут в итоге сэкономят мне несколько часов, а следовательно, уберегут от стрессовой ситуации и суеты, от попытки ухватиться за несколько дел разом, в итоге не решив ни одного. Приведу еще один пример из собственной жизни, из личного расписания.

Вечером, перед тем как лечь спать, я готовлю одежду на утро, глажу ее и вешаю на дверцу шкафа, рядом с зеркалом. Косметика, которая будет использована для макияжа, укладочные средства для волос, украшения, обувь – все это размещается рядом со шкафом. Утром я всегда пью кофе, сваренный в гейзерной кофеварке. Поэтому я кладу в нее кофе и наливаю воду заранее. С вечера продумываю завтрак и все необходимые для его приготовления продукты ставлю на одну полку холодильника. Проездной билет на метро и ключи от дома кладу рядом, на самом видном и удобном месте в сумочке, чтобы утром не тратить время на их поиски. Проснувшись ровно в 7:00, я точно знаю, каковы будут мои действия, сколько времени уйдет на утреннюю разминку, приготовление завтрака, умывание и макияж.

Я не трачу время и нервы, разыскивая по всем ящикам чулки и оттирая пятно на туфлях, не выуживаю сотовый телефон и ключи с самого дна сумочки, ломая ногти и затем в спешке подпиливая их. Все эти действия, казалось бы, мелкие и незначительные, способны вызвать стресс, волнение, расстроить и сбить вас с толку, испортить начало дня. Лишняя минута, которую вы тратите на поиски ключей, способна доставить не– удобство, когда вам придется бежать на работу, а не идти размеренным шагом. В моем ежедневнике распланирован и режим питания, что также экономит время, силы и положительно сказывается на пищеварении и здоровье организма в целом. Но о питании и о том, как оно способно отнять или прибавить жизненной энергии, мы поговорим в следующей главе.

Очень важной и непростой задачей является распределение приоритетов, выделение главного из списка дел. Нет задач одинаково значимых, они будут отличаться друг от друга хотя бы на одну сотую процента. Выделите самое главное, а затем оцените, что будет, если вы выполните эту задачу или не выполните. Если самым важным делом на весь день у вас окажется мытье и укладка волос – не комплексуйте по этому поводу, не смейтесь. Подумайте о том, что, не вымыв волосы и не уложив их должным образом, вы будете ощущать себя некомфортно, и что именно в такой момент вы встретите человека, с которым давно мечтали познакомиться. Мелочь? Может быть для кого-то – да, в сравнении с другими планами. Но все относительно, все воспринимается и оценивается в сравнении с чем-либо.

Иногда, пытаясь сделать несколько дел разом, не получается в итоге сделать ни одного. Но время и силы оказываются уже потраченными впустую. И должно пройти время, чтобы появилась новая энергия для свершений. Старайтесь сосредотачиваться на конкретной задаче, концентрируйте свое внимание на первостепенном. И только после того, как сделаете одно дело, приступайте к следующему. Не бросайте начатое без значимых причин. Имеет ли смысл бросать то, во что уже вложены силы, чтобы потом вернуться к этому, снова потратить энергию и время? Вам никогда не будет хватать времени на все, потому что в сутках 24 часа – не больше, не меньше. Но вам всегда хватит времени на наиболее важное, выгодное, результативное.

Если вы пришли домой с работы с мыслью о том, чтобы принять ванну, выпить травяной чай и лечь спать в одиннадцать часов, чтобы на утро быть свежим и бодрым, не поддавайтесь на внезапное предложение кого-либо из знакомых пойти кататься на роликах. Представьте, как вы, уставший и едва держащийся на ногах, придете домой совершенно вымотанным, у вас не будет времени на принятие ванны и на чай, а спать вы ляжете не в 23:00, а в 00:00, наутро будете разбиты и не готовы к новому дню. На одной чаше весов – необходимый организму отдых, на другой – друзья и развлечение, которое не доставит вам столько удовольствия, сколько оно принесло бы в выходной день, когда вы полны энергии и сил. Что вы выберете?

Существует классификация, названная принципом Эйзенхауэра. По ней все дела можно разделить на четыре основных категории:

срочные и важные;

важные, но не срочные;

срочные, но не важные;

не срочные и не важные.

Дела первой категории откладывать опасно: не сделав их, вы доставите себе в дальнейшем неприятности, неудобства, за которые заплатите в итоге двойную или тройную цену. Как вы уже догадались, валютой в данном случае выступают время и энергия.

Важные, но не срочные дела можно отложить на некоторое время, но в разумных пределах, поскольку если вовремя их не сделать, то они превратятся в сверхсрочные и крайне важные. Срочные, но не важные дела и задачи отнимают много времени, но приносят минимум результатов. Поэтому их можно выполнять по мере необходимости или же поручить кому-нибудь другому сделать их за вас, если это возможно.

Последняя категория не срочных и не важных дел заслуживает того, чтобы постепенно свести их на нет, вычеркнув из своего списка после обдумывания и анализа.

Часто мы пытаемся отложить наиболее сложное и неприятное дело на конец дня, что в корне неверно. Утром, пока в вас больше энергии и вы свежи и готовы к свершениям, а голова светла и разум незамутнен, стоит заниматься именно самыми сложными и неприятными делами. По их завершении вы будете уверены, что самое трудное осталось позади. Это не может не вдохновлять.

Вернемся немного назад, к той ситуации, когда на одной чаше весов у нас были ванна, чай и сон, а на другой – катание на роликовых коньках с друзьями. Проблема некоторых людей в том, что они не умеют говорить «нет». Даже в те моменты, когда они не желают что-то делать, они все равно говорят «да» во вред себе. Если у вас запланирована ванна, откажитесь от предложения покататься. Предложите перенести прогулку на более удобное и для вас, и для вашего друга время.

Научитесь отказывать деликатно и аккуратно. Вашу жизненную энергию не вернет тот, ради кого вы сказали «да», когда так хотелось сказать «нет». Не совершайте насилия над собой и не позволяйте никому манипулировать вами и распоряжаться вашим временем. Не позволяйте себе загонять свой организм, заставляя его работать на износ. Помните о том, что сила раба менее продуктивна, чем сила наемного работника. Не становитесь рабами, у которых отняли цель, желание и время, отняли жизнь. Не позволяйте времени управлять вами и не разбрасывайтесь им. Управляйте тем, чем можете управлять, насколько это возможно.

Поиск по сайту: