Інвентаризація каси в процесі ревізії

Лекція

Контроль і ревізія грошових коштів та банківських операцій

1. Завдання, послідовність, джерела ревізії касових операцій.
2. Інвентаризація каси в процесі ревізії.
3. Контроль і ревізія операцій по розрахунках в банку.

Завдання, послідовність, джерела ревізії касових операцій.

Основні завдання ревізії:

1. забезпечення збереження коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності в касі, своєчасного і повного їх оприбуткування та витрачання за цільовим призначенням;

2. законності й господарської доцільності касових операцій і дотримання встановлених правил їх здійснення;

3. додержання встановленого ліміту залишків готівки в касі й термінів зберігання;

4. реальності сум коштів у дорозі тощо.

Ревізія касових операцій здійснюється в такій послідовності:

· спочатку проводять раптову інвентаризацію каси, потім перевіряють дотримання Порядку ведення касових операцій, відтак здійснюють суцільну документальну ревізію щодо оприбуткування й видачі грошей із каси;

· далі переходять до зустрічної перевірки операцій на рахунку 30 «Каса» та рахунків, які з ним кореспондують: 28 «Товари», 31 «Рахунки в банках», 33 «Інші кошти», 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 66 «Розрахунки з оплати праці», 68 «Розрахунки за іншими операціями» тощо.

· Тільки після цього розпочинають документальну ревізію коштів в дорозі.

Джерелами ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира; касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; журнал-ордер №1, відомість №1; чекові книжки, корінці використаних чеків, анульовані чеки, машинограми тощо. Щодо коштів в дорозі: журнал-ордер №3, відомість 33 і прикладені до них документи та машинограми.

Інвентаризація каси в процесі ревізії.

Інвентаризацію готівки в касі, яку обов’язково проводять раптово, організовують відразу після прибуття ревізора в господарство і пред’явлення ним повноважень керівникові.

З метою забезпечення контролю за збереженням коштів ревізію починають з припинення касових операцій і раптової інвентаризації готівки в касі, цінних паперів і бланків суворої звітності в присутності касира і головного бухгалтер підприємства, яке підлягає ревізії.

Пропозиції керівника, головного бухгалтера або касира відкласти інвентаризацію незалежно від причин повинні бути відхилені ревізором, тому що за цим можуть критися спроби виграти час і таким чином приховати нестачу або інше зловживання. Якщо на момент інвентаризації касира не буде на місці, ревізор відразу ж опечатує сейф і приміщення каси.

Перед початком інвентаризації комісія одержує від касира (або особи, яка його замінює) останній звіт касира з прикладеними до нього виправдовувальними документами щодо приходу і видатку грошових коштів і розписку відповідного змісту, яка є на лицьовому боці акта інвентаризації, а також уточнює суму залишку готівки.

Звіт касира з прикладеними прибутково-видатковими документами перевіряється комісією і візується. На кожному документі та звіті у правому верхньому куті ревізор розписується і ставить дату, щоб запобігти можливій підміні звіту або прикладених до нього документів з метою приховати зловживання. Жодні документи (крім прикладених до звіту) чи розписки у фактичний залишок наявності каси не включається. Якщо касир виконує обов’язки, пов’язані з веденням касових операцій інших організацій, що заборонено, то до участі в інвентаризації запрошують представників цих організацій. При цьому зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать цьому підприємству, забороняється.

Насамперед касир розкладає гроші за купюрами і складає по-купюрний опис. Гроші в пачках, запаковані за бандеролями банку, розкриваються.

Гроші та інші цінності спочатку перераховує касир під наглядом комісії, а потім ревізор. Якщо підсумки їхнього підрахунку не зійдуться, то перевірочний перерахунок проводить член комісії (головний бухгалтер).

Залишок грошей, встановлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журналі-ордері № 1 і відомості № 1. Грошові знаки, поштові марки, марки державного мита включаються у фактичний залишок грошей.

Інвентаризація грошей оформляється актом інвентаризації наявності коштів.

Суми, виплачені на підставі розрахунково-платіжних відомостей, показують з відміткою: «До початку інвентаризації з відомості виплачено ___ грн. ___коп.». В акті інвентаризації наявності коштів, поряд з іншими показниками, зазначаються останні номери касових ордерів: прибуткового № на ____ грн.. ___ коп., видаткового № на ___ грн.. ___коп.. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії, а другий – залишається у МВО. У разі зміни МВО акт складається у 3-х примірниках (для МВО, яка здала цінності, МВО, яка прийняла цінності, і бухгалтерії).

У кінці акта МВО дає розписку про те, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на її відповідальному зберіганні та ставить дату.

Одночасно з готівкою, поштовими марками, марками державного мита перевіряються цінні папери, бланки суворої звітності та інші цінності, що знаходяться в касі. Перелічені цінності записуються в акт інвентаризації цінних паперів і бланків суворої звітності в розрізі окремих їх видів.

У разі виявлення великої нестачі в касі ревізор вносить пропозицію про відсторонення в установленому законом порядку касира від виконання обов’язків і передачу коштів та інших цінностей іншій особі й вживає заходів щодо виконання цих пропозицій. Під час виявлення залишків великих сум грошей у касі, що значно перевищують встановлений ліміт, ревізор встановлює причини їх виникнення.

Сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.

Одночасно ревізор перевіряє умови збереження грошей в касі. При цьому з’ясовується:

· наявність сигналізації і охорони касового приміщення;

· забезпечення схоронності грошей при одержанні і здачі їх в установу банку;

· збереження ключів-дублікатів;

· правила ведення касової книги, своєчасність записів в ній;

· наявність зобов’язань про матеріальну відповідальність касира в особовій справі;

· зберігання чекових книжок.

Приміщення каси має бути ізольованим, спеціально оснащеним захисними та протипожежними засобами від можливих намагань проникнення в нього з метою крадіжки готівки. На вікнах каси закріплюють решітки, двері оббивають листовою сталлю, в них влаштовують віконця для видачі грошей, які закриваються, а самі двері під час виконання грошових операцій надійно закривають з внутрішнього боку. Доступ осіб в касу, які не мають відношення до її роботи, суворо забороняється.

У приміщенні каси всі наявні гроші і цінні папери зберігаються у сейфах, а в окремих випадках – у залізних шафах, які після закінчення роботи каси закриваються ключем і опечатують печаткою касира. Ключі від сейфів і печатки мають зберігатись у касирів, а дублікати – в опечатаних касирами пакетах або шкатулках у керівників підприємств.

Перевірка дотримання установленого порядку ведення операцій з готівкою здійснюється згідно з Положенням про ведення касових операцій в національній валюті в Україні та Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою Правлінням Національного банку України від 19.02.2001 р. №69.

Ревізор перевіряє, чи є наказ про призначення касира на цю посаду, чи ознайомлений касир з Положенням про ведення касових операцій і чи підписаний з ним договір про повну матеріальну відповідальність.

Ревізор и повинні добре знати Положення про ведення касових операцій, згідно з яким касирові забороняється передовіряти будь-кому виконання дорученої йому роботи. При тимчасовій заміні касира,в тих підприємствах де один касир, виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника. При цьому видають наказ і підписують договір про повну матеріальну відповідальність, а також проводять інвентаризацію.

Ревізори повинні суворо стежити за тим, щоб виплати заробітної плати, допомоги по тимчасовій втраті працездатності, премій і пенсій не здійснювали особи, пов’язані з розрахунками цих виплат.

Потім ревізор починає суцільну перевірку законності здійснення касових операцій, відповідності проведення їх правилами, встановленими Положенням про ведення касових операцій. Перевірці підлягають всі ПКО і ВКО за період, який ревізується.

Перш ніж почати перевірку касових документів по суті, ревізор повинен переконатись у наявності і правильності ведення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (форма № КО – 3), після чого він перевіряє, чи всі касові документи зареєстровані в цьому журналі, чи немає пропущених номерів касових ордерів. Потім перевіряють наявність і правильність ведення касової книги.

На підприємстві має бути тільки одна касова книга, пронумерована, прошнурована й опечатана сургучевою печаткою. Кількість аркушів у ній завіряють підписами керівник і головний бухгалтер даного підприємства.

Ревізор повинен звертати увагу на те, що приймання й видачу грошей за касовими ордерами можна проводити тільки в день їх складання.

Слід звернути особливу увагу на правомірність і законність видачі грошей за дорученнями. У цьому разі слід перевірити наявність на ВКО найменування, номера, дати і місця видачі документа, що посвідчує особу одержувача.

Ревізор повинен перевірити, чи робить касир записи в касову книгу відразу після одержання або видачі грошей по кожному ордеру, чи підраховує щодня, наприкінці дня підсумки операцій за день, чи виводить залишок грошей в касі на наступне число і чи передає в бухгалтерію звіт з прибутковими і видатковими документами. Контроль за правильним веденням касової книги зобов’язаний здійснювати головний бухгалтер.

Згідно з порядком ведення касових операцій щодо використання готівкових коштів встановлені такі обмеження:

1. підприємство зобов’язане використовувати готівку, отриману в банку згідно з цілями, вказаними в чеку. У випадку порушення нараховується штраф на суму використаної не за цільовим призначенням готівки;

2. сума платежу одного підприємства іншому не повинна перевищувати 3 тис. грн.. протягом одного робочого дня. При цьому кількість підприємств, з якими проводяться розрахунки, не обмежується. При порушенні сума виплаченої готівки понад 3 тис. грн.. додається до залишку готівки в касі одноразово в день здійснення даної операції і порівнюється із встановленим лімітом з моменту здійснення порушення і до моменту його виявлення контролюючими органами;

3. підприємство, яке має заборгованість перед бюджетом, зобов’язане проводити оплату праці виключно готівкою, отриманою з рахунку в банку. В іншому випадку застосовуються санкції. При цьому виплати, не пов’язані з оплатою праці, дозволяються;

4. видача готівки під звіт проводиться за умови повного від звітування підзвітної особи за попередній аванс.

Перевірка дотримання ліміту готівки в касі – обов’язкове питання ревізії. Воно регламентується Указом Президента України «Про застосування санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 р. №436. Згідно з Указом передбачено штрафи:

· за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах штраф у 2-кратному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день до виявлення порушення;

· за неповне оприбуткування готівки – штраф у 5-кратному розмірі не оприбуткованої суми;

· за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки і видачу під звіт готівки без попереднього повного від звітування – штраф у розмірі 25% виданих сум.

· за проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який би підтверджував сплату покупцем готівкових коштів, – у розмірі сплачених коштів;

· за використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням – у розмірі витраченої готівки.

· за не встановлення установами банків лімітів залишку готівки в касах з них стягується штраф у 50-кратному розмірі неоподатковуваного мінімуму доходів громадян за кожний випадок такого не встановлення

Порушеннями правильності оформлення касових документів вважаються:

· відсутність підписів керівника, головного бухгалтера;

· відсутність доручення чи неправильне оформлення доручення при виплаті третій особі (на ВКО вказується номер, дата і місце видачі документа, що засвідчує особу фактичного одержувача коштів);

· невідповідність суми ВКО сумі, що дозволена керівником за заявою, незрозумілість підпису, відсутність знаку погашення документів;

· наявність при касовому ордері фіктивних документів. Такі документи необхідно негайно вилучити, залишивши їх копії чи розписку про вилучення.

Поиск по сайту: