Выбор записей в группах

В некоторых случаях вам может показаться не целесообразным включать все записи в группу запроса (В нашем примере зарплата, начисленная сотрудникам группы дирекции, может вызвать недовольство у других сотрудников).

Для того чтобы в эти группы включались только определенные записи можно добавить в бланк запроса поле (поля), которые будут фильтровать данные запроса.

Для создания фильтра:

· Вызовите на экран Конструктор запросов.

· Ведите дополнительное поле, по которому Вы хотите провести фильтрацию данных - «Должность».

· Выберите установку Условие в строке «Групповая операция».

· Снимите флажок «Вывод на экран».

· В строке «Условия отбора» введите критерий фильтрации данных (Например, «<>Директор»).

Как видно из сравнения запросов, в последнем случае итог по группе «Дирекция» стал выглядеть более «пристойно». Конечно, для того, чтобы совсем скрыть следы сделанных в свою пользу финансовых нарушений, следовало бы из запроса исключить поле «Кол. сотрудники», либо ввести в поле «Подразделение» ограничение типа «Not Дирекция». Можете попробовать это сделать.

ПАРАМЕТРИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ

В некоторых случаях вам может потребоваться получить данные по отдельным группам, не выводя на экран остальные. При этом вы заранее не знаете, какие итоговые данные вам могут понадобиться в данный момент. В этом случае, использование конкретных критериев отбора в бланке запроса, оказывается нецелесообразным из-за затрат времени.

Access для решения этой задачи предлагает вместо того, чтобы в строку «Условие отбора» вводить конкретное значение, ввести в нее текст, заключенный в квадратные скобки [].

То, что будет находиться внутри этих скобок, Access будет воспринимать как имя параметра и запрашивать его в специальном окне. Весьма разумно, в скобки помещать осмысленное слово или фразу, с тем, чтобы потом не ломать голову над тем, что от нас требует Access.

Измените предыдущий запрос так, чтобы Access задавал вопрос при каждом его выполнении, например, такой: «Введите название подразделения».

При выполнении команды Запрос ð Запуск Access выводит на экран окно «Введите название отдела», в которое вы должны ввести название отдела, по которому вы хотите получить итоговые данные.

Для каждого параметра запроса можно указать тип данных, которые Access будет использовать для проверки введенного значения. Например, если Вы определили параметр текстовый, а вводите числовую информацию, то Access не позволит Вам этого сделать.

Для ввода параметров запроса (или их изменения) выполните команду Конструктор запросов ð Параметры и в открывшемся окне в столбце «Параметр» введите текст параметра фильтрации, а в списке столбца «Тип данных» – выберете необходимый тип вводимых данных. Для вашего примера этого делать не надо.

Сохраните полученный запрос под новым именем «Расчет премии (модифицированный) Запрос».

ЗАПРОСЫ К НЕСКОЛЬКИМ ТАБЛИЦАМ

В практической деятельности вам редко придется обращаться с запросами к какой-то одной таблице. Чаще всего вы будете сталкиваться с необходимостью сделать запрос, использующий информацию, размещенную в нескольких таблицах. Access позволяет легко решить эти вопросы.

Рассмотрим создание запроса к нескольким таблицам на небольшом примере.

Вы решили начислять заработную плату своим сотрудникам так же, как это делается на бюджетных предприятиях (с учетом Единой тарифной сетки, доплат к окладу, учета работы во вредных условиях труда и др.).

С этой целью дополним ранее созданную таблицу «Сотрудники» следующими полями:

Создадим новую таблицу «Справка», в которую поместим соотношения между разрядом и коэффициентами увеличения минимальной величины оплаты труда, а также суммы доплат, сумму минимальной и заработной платы и величину районного коэффициента. Величины доплат и минимальной заработной платы (тарифной ставки первого разряда) приведены в соответствии с Постановлением РФ от 06.11. 2001 г. № 775 «О повышении тарифных ставок (окладов) ЕТС по оплате труда бюджетной сферы».

Начисление зарплаты в этом случае может быть выполнено по формуле:

((«KOEFF» * «MINX» + «DOPL_R» + «Доплата») + «KOEFF» * «MINX» * (1 + «Вредность» + «Классность»)) * (1 + «Стаж» + «RKF»)* «Доля ставки»,

где величины «KOEFF», «MINX», «DOPL_R» и «RKF» должны быть взяты из таблицы «Справка», а величины «Доплата»), «Вредность», «Классность», «Стаж» и «Доля ставки» должны быть взяты из таблицы «Сотрудники». При этом величина коэффициента увеличения минимальной величины оплаты труда, зависит от разряда ЕТС каждого сотрудника.

Для создания воспользуемся Конструктором запросов.

Откройте вкладку Запросы диалогового окна Базы данных.

Щелкните на кнопке «Создание запроса в режиме конструктора».

В открывшемся окне «Добавление таблицы» щелчком по кнопке «Добавить» выберите таблицы «Сотрудники» и «Справка», из которой вы хотите извлечь необходимую информацию и щелкните на кнопке «Закрыть».

Перед созданием запроса установите связи между таблицами. В нашем примере вы должны связать таблицы с помощью поля «Разряд». Если они уже связаны, то замечательно.

Для добавления полей в бланк запроса, последовательно выберите в списке полей таблицы «Сотрудники» поля «Подразделение», «Фамилия» и «Имя» и перетащите их в строку «Поле» соответствующих столбцов, для включения в бланк запроса вычисляемого поля.

Щелкните правой кнопкой мыши в строке «Поле» первого свободного столбца, а затем щелкните на кнопке «Построить» Панели элементов Конструктора запросов.

В окно «Построитель выражений», используя необходимые поля таблиц «Сотрудники» и «Справка», введите выражение для начисления заработной платы.

Нажмите кнопку «Запуск», в результате чего Access выведет на экран таблицу с отобранными записями.

Сохраните запрос под именем «Расчет зарплаты Запрос».

Поиск по сайту: