Фильтрация данных

Процесс выбора данных называется фильтрацией. Фильтрация происходит в пределах предварительно выделенного диапазона или заданной таблицы.

В Excel существует возможность фильтрации данных с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра.

Автофильтр

Функции автофильтра можно производить непосредственно в самой таблице. При этом для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции: Данные►Фильтр► Автофильтр. Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те записи, которые удовлетворяют критериям, остальные строки становятся скрытыми. Команда вызова Автофильтра помещает кнопки раскрывающихся списков в названия полей, при помощи этих кнопок задаются критерии отбора.

Если задать критерии отбора в нескольких столбцах (полях), то они связываются между собой по принципу логического И.

Автофильтр предоставляет несколько видов фильтрации данных:

1. Выбор записей с заданным значением поля происходит путем выбора в раскрывающемся списке значения поля для поиска точного соответствия. 2.Выбор записей по условию производится командой Условие, в результате чего открывается диалоговое окно Пользовательский автофильтр, где задают критерии с участием одного или двух условий с использованием шаблонов(”? ” и “ * ”), операций сравнения и логических операций И, ИЛИ.

3.Выбор первых наибольших или наименьших n значений позволяет выполнить команда Первые 10.

4.Команда Все восстанавливает на экране все скрытые фильтром строки таблицы.

Использование расширенного фильтра позволяет не только применять операции И, ИЛИ, но и составлять вычисляемые критерии. Кроме того, отфильтрованные данные могут быть скопированы в заданный диапазон рабочего листа.

При работе с расширенным фильтром создаются три области:

1. Исходный диапазон. Область, где хранятся исходные данные. Содержит диапазон, подлежащий фильтрации, т.е. исходную таблицу обязательно вместе с шапкой таблицы.

2. Диапазон условий. Область на рабочем листе, где задаются критерии поиска информации. Диапазон условий применяется для задания условия отбора записей и формируется из строки заголовков полей, которые будут ключевыми при отборе записей, и строки или строк критериев.

При создании диапазона условий необходимо пользоваться следующими рекомендациями:

- В верхней строке диапазона критериев должны быть расположены имена, в точности, совпадающие с заголовками столбцов исходного диапазона.

- Ниже должна располагаться хотя бы одна строка, где задаются условия.

- Для объединения критериев с помощью логического И нужно указать задаваемые критерии в одной строке, а для объединения критериев с помощью логического ИЛИ следует представить критерии в разных строках. Также в случае необходимости вместе с критерием в ячейку можно ввести оператор сравнения. Для обозначения точного соответствия поля записи заданному критерию при задании критериев знак равенства (=) не используется.

3. Выходной диапазон. Область, в которую Excel копирует выбранные из таблицы данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и исходный. Диапазон условий и выходной диапазон рекомендуется отделять от исходного диапазона, хотя бы одной пустой строкой или одним пустым столбцом. Если же предполагается, что исходный диапазон со временем будет расширяться, то диапазон условий рекомендуется разместить выше списка.

Результаты работы Расширенного фильтра сразу же отобразятся на рабочем листе.

Поиск по сайту: