Анализ данных при исследовании систем управления

Для диагностики проблем и исследования необходимо провести детальный анализ объекта.

В ходе анализа важно видеть различия и разделять данные на релевантные и неуместные.

Релевантные данные - это данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. Более того, релевантные данные должны быть информативными, те. снимать неопределенность в знаниях об условиях и самом объекте/10/.

Важной проблемой сбора информации для анализа являются неуместные данные. Неуместные данные только затрудняют диагностику проблемы, прогнозирование, приводят к повышенному и, в лучшем случае, бесполезному, а в худшем случае- вредному расходу времени и средств. Как указывает Рассел Акофф, руководители страдают от избытка неуместных данных/23/. Вместе с тем, существует опасность/7/:

1) пропустить необходимую информацию;

2) принять данные за информацию - то есть ту часть данных, которая снижает неопределенность в процессе разработки, принятия и реализации решения;

3) принять за информацию дезинформацию - то есть заведомо ложные сведения, распространяемые стороной (чаще всего конкурентами), заинтересованной либо в принятии Вами неэффективного и(или) рискованного решения, либо получении информации для принятия собственных решений и др.

Мастерство и уровень исследователя определяются его способностью правильно выбрать типовое представление информации и наполнить его соответствующими конкретными данными, отвергнув неуместные данные и не пропустить существенной информации.

В качестве источников информации при анализе и исследовании систем управления могут выступать:

• данные отчетности и учета;

• плановые данные;

• нормативы;

• вторичные источники информации (аналитические отчеты, обзоры, статьи и т. п.);

• анкетирование.

Данные отчетности включают годовую отчетность, периодическую отчетность, содержащие сведения о количестве выпускаемой продукции, ее себестоимости и т. д. Учетные документы включают рекламации, технические отчеты по эксплуатации. Естественно, что состав анализируемых факторов меняется с учетом задач прогнозирования, доступности и характера информации.

Цель анализа при исследовании систем управления -получение информации, необходимой для диагностики проблемы и исследования объекта и его системы управления в интересах принятия решения менеджером, устранения имевших места проблем, наилучшего использования имеющихся возможностей. При таком анализе должны рассматриваться система и среда в их сопряженных состояниях, а также в системном единстве должны рассматриваться объект управления и система управления этим объектом.

Для системного анализа систем управления может быть использован морфологический анализ.

Морфологический анализ/7,16/. Преимущество данного метода состоит в том, что он осуществим при наличии малого объема информации об изучаемой проблеме. Наиболее часто этот метод применяют при фундаментальных исследованиях. По-видимому, этот метод можно использовать при исследовании и открытии новых рынков, формировании новых потребностей, т. е. во всех отраслях экономики при столкновении с новизной, при отсутствии аналогов.

Морфологический подход связан со структурными взаимосвязями между объектами, явлениями и концепциями. Одним из его принципиальных аспектов является всеобщность. Эта всеобщность предполагает использование полной совокупности знаний об объекте. Основной принцип морфологического анализа не позволяет исключать из рассмотрения, отбрасывать объекты и процессы без предварительного исчерпывающего анализа.

Необходимым требованием является полное отсутствие какого-либо предварительного суждения. Морфологический подход представляет собой упорядоченный способ рассмотрения предмета, системы управления и получения систематизированной информации по всем возможным решениям изучаемой проблемы. В процессе анализа все объекты разбиваются на группы, каждая из которых подвергается тщательному изучению. Такой подход позволяет накапливать данные для последующих исследований.

Метод морфологического анализа включает такие этапы:

1) точная формулировка проблемы, подлежащей решению;

2) тщательный анализ всех параметров, важных с точки зрения проводимого исследования и решения существующей проблемы;

3) построение «морфологического ящика», потенциально содержащего все решения. Такой ящик является многомерным пространством. Если проблема решена, то каждое отделение такого ящика будет содержать только одно возможное решение, вывод, рекомендацию, либо вообще не будет его иметь. Появление двух и более решений, рекомендаций в одном отделении указывает, что не все параметры были учтены или введены в систему. Поэтому производится поиск упущенных параметров.

«Морфологический ящик» строится в виде «граф-дерева» или матрицы, в клетках которой помещены соответствующие параметры. Последовательное соединение одного такого параметра первого уровня с одним из параметров последующих уровней представляет собой одно из возможных решений проблемы.

Общее число возможных решений равно произведению чисел параметров, взятых по строкам. Так как часть решений практически неосуществима, действительное число решений будет несколько меньшим. На основе такого набора общих характеристик объекта можно путем перестановок и различных сочетаний выработать вероятностные характеристики, которые не существуют, но могут существовать.

4) изучение всех полученных решений, характеристик системы управления с точки зрения их функциональной ценности при проводимом исследовании - это следующий этап. При поставленных целях ценность различных решений может представляться графически в форме так называемых «топологических характеристических карт». Это наиболее сложный этап. Формальных методов для определения функциональной ценности различных данных, решений нет.

5) выбор наиболее ценной информации, выводов и их! реализация в рекомендациях по результатам исследования.

Таким образом, в результате морфологического анализа вырабатывается новая информация об изучаемом объекте и разрабатываются решения и рекомендации по всем возможным альтернативам для каждой составной части проблемы.

Функционально-логический анализ при исследовании систем управления /7/ позволяет качественно оценить, ранжировать степень развития или тенденции развития процесса или явления. Такой анализ возможен при одновременном использовании знаковой модели и функционально-декомпозиционного представления объекта прогнозирования.

Объект управления может быть представлен некоторой знаковой моделью - перечислением множества параметров эффекта. Это множество параметров эффекта могут разбивать на подмножества: экономических характеристик, характеристик производственно-технологического базиса, социальных, психологических параметров.

Критерий оценки объекта управления может формироваться посредством выделения одного из этих параметров в качестве максимизируемого. На область изменения других параметров накладываются ограничения.

В соответствии с диапазоном изменения этих параметров могут выделяться области нормального, кризисного, недопустимого состояний.

Эффективность системы управления по исследуемым параметрам или управляющим воздействиям может быть формализована в виде таблицы. Столбцы таблицы соответствуют номерам условий, в которых проводится исследование, а строки - номерам исследуемых параметров. В пересечении строки и столбца проставляется ранг или балл оценки.

Аналогичные таблицы могут быть построены для скорости и ускорения изменения параметров эффекта. В этом случае становится возможным управление по первой и второй производным, т. е. обеспечивается формальная возможность управления тенденциями.

Наилучшими признаются те управляющие воздействия, которые улучшают все параметры эффекта (принцип Паретто).

При анализе из множества параметров эффекта может выделяться подмножество параметров, дальнейшее ухудшение которых недопустимо. Тогда воздействия, их ухудшающие, должны исключать из дальнейшего использования в системе управления в текущей ситуации.

Анализ при исследовании систем управления предполагает изучение: макроокружения, конкурентной среды; внутренней среды организации, взаимодействия и соответствия «объект управления - система управления».

Предметом экономического анализа может являться хозяйственная деятельность ОПС, в том числе изучение особенностей предупреждения опасностей использования рыночных возможностей, ресурсов при производстве товаров и услуг. В процессе анализа необходимо учитывать, что экономические производственные отношения находятся в тесной связи с производственными силами. Содержание последних характеризует технические условия и характеристики производства, от которых зависят производительная сила труда и экономические показатели.

Анализ макроокружения включает изучение влияния таких компонентов среды, как состояние экономики; правовое регулирование и управление; политические процессы; природная среда и ресурсы; социальная и культурная составляющие общества; научно-техническое и технологическое развитие общества; инфраструктура и т. п. /24/.

При исследование взаимодействия "система - внешняя среда" важно учитывать, насколько открытой является исследуемая система управления. В менеджменте выделяют два основных типа систем: закрытые и открытые/10/.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия независимы от среды, окружающей систему. Часы - пример закрытой системы. Контакт с внешней средой имеет место только при пополнении энергии и корректировке показаний.

Открытая система характеризуется достаточно частым и интенсивным взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы системы. ОПС в условиях рынка - более открытая система, чем ОПС в условиях директивной экономики.

Для разработки гипотезы и концепции исследования системы управления необходимо убедиться, что причина отклонений эффективности системы управления носит внутренний для этой системы характер. Это можно сделать, исследовав характер взаимодействия "система - внешняя среда".

Нам известно, что система и среда существуют только во взаимосопряженных состояниях, а в совокупности образуют мир/7,14/. По мнению Элвара Элбинга «внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители... были вынуждены сосредоточить свое внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации» /23/.

Среда (внешняя среда) также является сложной системой и обладает всеми перечисленными свойствами сложной системы. Основной признак, по которому различают среду и систему, - это наличие более жестких связей внутри самой сложной системы, чем связи между системой и средой. Степень жесткости связей определяет, возможно ли, и на сколько возможно управлять процессами. Безусловно, возможно управление элементами системы.

Средой и ее элементами также можно управлять. Среда может быть естественной и искусственной; экономической, политической, правовой и т.п. Внешняя среда организации включает такие элементы, как природные и климатически условия потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, от которых зависит организация.

Совокупность факторов внешней среды характеризуется следующими особенностями:

• сложность, как число факторов, на которые организация вынуждена реагировать;

• взаимосвязь, как сила, с которой изменения одного фактора воздействуют на другие факторы;

• подвижность, как скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;

• неопределенность, как функция количества информации, которой располагает организация (или физическое лицо) по поводу конкретного фактора, а также функция уверенности в этой информации.

Один из способов анализа окружающей среды и ее влияния на организацию состоит в разделении всех факторов среды на две части: прямого и косвенного воздействия.

Факторы прямого воздействий оказывают непосредственное влияние на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.

В соответствии с кибернетическим подходом в среде прямого воздействия можно выделить две группы факторов:

входные - поставщики, материалы, капитал, трудовые ресурсы, законы и государственные органы/24/;

выходные - дилеры, брокеры, средства рекламы, потребители, конкуренты.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые не могут оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Речь идет о таких факторах, как геополитические, политические факторы, состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Все факторы должны подвергаться тщательному исследованию при анализе данных по объекту менеджмента и рассматриваться с точки зрения степени их влияния на эффективность решения, риск, ответственность.

Анализ внешней среды представляет собой процесс, посредством которого исследователи оценивают и контролируют внешние по отношению к организации факторы, чтобы определить возможности и угрозы для ОПС /10/.

При исследовании внешней среды необходимо:

1) установить границы и состав системы и среды;

2) установить границы и состав среды прямого и косвенного воздействия;

3) провести анализ значимости факторов и разделить их на факторы среды прямого и косвенного воздействия;

4) определить величину и характер изменения факторов прямого воздействия;

5) определить условия, при которых факторы косвенного воздействия могут перейти в разряд факторов прямого воздействия, и отразить возможность такого перехода в прогнозной модели или в виде допущений при представлении результатов моделирования.

В частности, рекомендуют проводить анализ следующих групп факторов:

1) экономических (темпы инфляции, уровень занятости, международный платежный баланс, налоговые ставки и т.п.);

2) политических (нормативных документов, отношения к антитрестовской деятельности, направлений и размеров кредитования со стороны федерального и местных правительств и др.);

3) рыночные (демографические условия, распределение доходов населения, конкуренция в отраслях, входные и выходные барьеры соответствующего рынка и т.д.).

Анализ начинают проводить с общего, предварительного, так называемого первичного, описания. Такое описание содержит сведения/7,16/:

1)о наиболее обобщенных показателях;

2) об ограничениях в условиях конкретной задачи.

Они исследуются в совокупности и с точки зрения задач менеджмента.

Рекомендуют выполнять практический анализ маркетинговой среды и ситуации в следующей последовательности/25/:

1) сначала прочитайте всю имеющуюся информацию, чтобы составить целостное представление о ситуации (Читая, не] пытайтесь сразу анализировать.);

2) еще раз внимательно прочитайте информацию (Выделите те абзацы, которые вам показались важными.);

3) постарайтесь охарактеризовать ситуацию (Определите, в чем ее сущность, а что второстепенно. Затем письменно зафиксируйте выводы - основную проблему и проблемы, ей подчиненные.);

4) зафиксируйте все факты, касающиеся этой проблемы (Не все факты, изложенные в ситуации, могут быть прямо,; связаны с ней. А так будет легче проследить взаимосвязь между приведенными данными.);

5) сформулируйте критерии для проверки правильности предложенного решения;

6) попробуйте найти альтернативные варианты решения, если такие существуют, и оцените, какие из них наиболее удовлетворяют критерию;

7) разработайте перечень практических мероприятий по реализации вашего решения. (Многие окончательные решения не имеют успеха из-за невозможности их практического осуществления.).

Анализ объектов и субъектов управления проводится в системном единстве с анализом внешней среды.

Основными методическими принципами анализа объекта исследования являются/7,16/:

1) принцип системности, требующий совместного рассмотрения пар «объект - среда», «подсистема - подсистема» и определения их взаимного влияния;

2) принцип природной специфичности объекта, подсистем, факторов внешней среды;

3) принцип оптимизации описания объекта прогнозирования (В соответствии с этим принципом необходимо обеспечить заданную достоверность и точность прогнозной модели при минимальных затратах на разработку прогнозной модели и моделирование. Это может быть достигнуто посредством оптимальной степени

формализации описания, минимизации размерности описания, оптимального измерения показателей, дисконтирования данных.);

4) принцип аналогичности, подразумевающий постоянный поиск объекта - аналога с известной уже моделью.

Анализ предполагает сравнение полученных результатов: во-первых, с планом, нормативами; во-вторых, с данными за прошлый период; в-третьих, с показателями лидеров сегмента рынка.

Могут быть выделены два типа анализа: экспресс-анализ и собственно анализ/7,17/.

При экспресс-анализе, прежде всего, устанавливают, достаточно ли информации и каково ее качество. Затем процесс экономического анализа может быть разделен на три этапа. На первом этапе устанавливают те результаты, которые уже имеют место. На втором этапе выясняют причины их получения. На третьем делают предположения относительно возможных способов улучшения положения.

Анализ может быть комплексным или тематическим в зависимости от целей исследования. Это влияет на методические особенности анализа. В финансовом анализе выделяют вертикальный и горизонтальный анализ.

Задачи факторного анализа с математической точки зрения состоят в исследовании функций нескольких переменных /20/. Экономический показатель (процесс), фигурирующий в задаче факторного анализа как объект исследования, называется результативным показателем (процессом, признаком). Показатели, участвующие в задаче факторного анализа как характеристики результативного показателя, то есть определяющие его поведение, называют факториальными показателями (признаками). В зависимости от конкретно поставленной задачи один и тот же показатель может быть результативным и факториальным.

Задачей прямого факториального анализа называется задача по определению отдельных факторов, влияющих на изменение результативного показателя (процесса), установлению формы функциональной или стохастической зависимости между результативным показателем (процессом) и определенным набором факторов в изменении результативного экономического показателя или процесса.

Известны детерминированная и стохастическая постановки задач факторного анализа. Задачи стохастического факторного анализа более трудоемки и требуют:

глубокого экономического исследования для выявления основных факторов, влияющих на изучаемый результативный показатель;

подбора вида регрессии, который бы наилучшим образом отражал действительную связь изучаемого показателя с набором факторов;

разработки метода, позволяющего определить влияние каждого фактора на результативный показатель.

Обратная задача - задача объединения ряда показателей - аргументов в комплекс-функцию. Для исследования поведения экономических показателей в зависимости от времени необходимо проводить цепной факторный анализ.

Цепным динамическим факторным анализом называется метод исследования, когда для полного изучения поведения результативного показателя недостаточно его статического значения. Поэтому факторный анализ показателя проводится за различные интервалы дробления времени, на которых исследуется показатель.

Поиск по сайту: