Эффективность и управление исследованием

Одной из основных задач высших менеджеров ОПС является своевременное обнаружение рыночных опасностей и возможностей проведение исследований, выбор вариантов действий в соответствии с реальными обстоятельствами и критериями. В случае обнаружения проблемы или с отчетной периодичностью (раз в квартал, год) периодичностью проводятся исследования систем управления. Цель исследования определяется практической проблемой, стоящей перед ОПС.

Цель определяет то, ради чего проводят исследование. Поэтому исследование систем управления всегда должно иметь некоторую цель.

Целью исследования будем называть идеальный результат этого исследования в будущем: обнаружение проблемы в деятельности; диагностику причин этой проблемы; доработку (устранение недостатков), модификацию системы управления объектом или процессом, i

Для того чтобы оценить полученный в исследовании результат, соотнести его с произведенными в процессе исследования затратами, выделяют научную и практическую эффективность исследования.

Понятие научной эффективности исследования больше связано с фундаментальными исследованиями. Научная эффективность исследования определяется приростом знаний в определенной области, имевшем место в результате исследования. Она может находить выражение в числе полученных в результате исследования патентов, авторских свидетельств, публикаций, рейтингах цитирования и др.

Для характеристики прикладных исследований чаще применимо понятие практической эффективности исследования Научная эффективность исследования превращается в практическую в процессе внедрения научных знаний, полученных при исследованиях. Внедрение результатов исследования - важный элемент развития общества, ОПС.

В рыночной экономике основным двигателем прикладных исследований (а именно к таким относится большинство проблем исследования систем управления) является практическая проблема и необходимость ее решения на уровне, обеспечивающем конкурентоспособность.

Исследование эффективно, если достигает поставленные цели за определенное время при том, что расход ресурсов, риски не превышают плановые величины.

В каждом случае исследования систем управления необходимо, прежде всего, сформулировать проблему и цели. Процесс формулировки целей носит эвристический характер.

Качество формулировки проблемы и цели может предопределять успех или неудачу исследования. Цель исследования систем управления - это те конкретные результаты, которые предполагается получить при определенных: условиях, объекте, предмете, периоде времени, расходе ресурсов.

При формулировке цели исследования важно помнить, что цель всегда лежит вне самого исследования. Также необходимо, чтобы цель удовлетворяла ряду общих и специфических для конкретного исследования требований. В частности, нужно учитывать такие общие требования к целям: они должны Сыть недвусмысленно сформулированы и понятны исполнителям; должны быть измеряемы и иметь сроки исполнения; должны мотивировать действия исполнителя в необходимом для их

достижения направлении; цели исследований и отдельных групп исполнителей должны быть совместимы; цель должна быть формализуема.

Чаще всего в качестве целей исследования систем управления выступает необходимость:

- повышения эффективности целевого функционирования (производительности труда, дохода, прибыли и др.);

- снижения расхода ресурсов (сырья, материалов, электроэнергии и др.) на единицу изготавливаемой продукции, включая снижение брака, отходов;

- повышения безопасность путем: устранения источников, обеспечения контроля риска (имущественного, финансового, экологического загрязнения внешней среды) в процессе хозяйственной деятельности и др. Методы исследования и управления рисками рассмотрены в книге/4/.

В локальных исследованиях могут ставиться и более узкие цели, например: снизить затраты на бухгалтерский учет; повысить эффект от использования данных управленческого учета в деятельности организации; повысить мотивацию персонала в подразделении; устранить причины или снизить амплитуды, частоту нежелательных колебаний отдельных параметров финансово-хозяйственной деятельности и др.

Часто в исследованиях участвует ряд организаций. Это требует правильного разделения (декомпозиции) единой цели на подцели участвующих в исследовании организаций. Для этого строят граф-дерево целей.

Графом называют фигуру, состоящую из точек, называемых вершинами, и соединяющих их отрезков, называемых ребрами. Графы могут быть связными и несвязными, ориентированными и неориентированными, содержать и не содержать циклы (петли). Выбор той или иной структуры графа определяется существом тех отношений между элементами, которые он должен выразить.

Граф-деревом называется связный ориентированный граф, не содержащий петель. Каждая пара его вершин соединяется единственным ребром. При проектировании исследований полезно строить граф-дерево проблем и(или) целей/7,16/.

Деревом целей исследования называют граф-дерево, выражающее отношение между вершинами, являющимися подцелями (частными целями), подлежащими достижению в процессе исследований различных субъектов, их подразделений или на различных этапах исследования на пути достижения цели всего исследования. Цель всего исследования является начальной вершиной граф-дерева целей.

Дерево целей, вершины которого ранжированы, то есть выражены количественными оценками их важности, широко используется для количественной оценки приоритета различных направлений исследования. Построение дерева целей требует

дополнительных исследований. Каждая из этих задач может быть решена методом экспертных оценок.

Пример. Проведем декомпозицию цели исследования.

Пусть цель исследования состоит в том, чтобы достичь определенного результата при минимальном расходе ресурсов.

Может быть проведена декомпозиция этой цели на подцели функциональных подразделений - участников работ:

1) разработать программу исследований, позволяющую достичь целей при минимальных трудозатратах;

2) спроектировать процесс испытаний, измерений таким образом, чтобы обеспечивался минимум затрат на исследовательско-измерительный комплекс с заданными тактико-техническими характеристиками;

3) приобрести все необходимое оборудование и осуществить монтаж его по минимальным ценам и др.

При декомпозиции целей на подцели возможны противоречия между целями организаций - участников исследования Формами гармонизации целей по вертикали и горизонтали выступают их согласование или приоритет целей высшего уровня над целями низшего уровня.

Общие цели организации представляют собой или компромисс целей ее частей (индивидуалистские организации), или цели высшего уровня должны определять цели нижнего уровня (корпоративные организации).

Цели становятся инструментом управления, когда они/10/:

1) определены или сформулированы;

2) известны персоналу;

3) приняты работниками к исполнению.

При формулировке целей необходимо учитывать ограничения на: объект, субъект исследования, выделяемые для этих исследований ресурсы (включая служебные площади, возможности электроснабжения, канализации и др.), время получения результата.

Особенно важно время получения результата. Результат исследования должен быть получен и практически использован до того момента, когда исследуемый процесс перейдет в неконтролируемое состояние или прекратит существование. Исследование, удовлетворяющее этому условию, называют исследованием систем управления в реальном масштабе времени. Это особенно важно при управлении безопасностью. Однако это не всегда возможно технически при высоко динамичном объекте. Экономически такие исследования могут быть слишком дорогими.

Формализация целей имеет место при формировании критерия оценки эффективности системы. Сложность систем, а также различия в целях исследований породили различные варианты определений критерия.

При оценке эффективности исследования критерий определяют как количественное отражение степени достижения системой поставленных перед ней целей.

В управлении исследованиями удобней рассматривать критерий как правило выбора предпочтительного варианта решения из ряда альтернативных /7/. В соответствии с прогнозной эффективностью можно выделить следующие варианты решений по исследованию систем управления:

1) неэффективные, не позволяющие решить проблему;

2) рациональные, т.е. позволяющие решить проблему;

3) оптимальный вариант решения - вариант, позволяющий решить проблему исследования наилучшим в определенном критерием смысле образом или построить наилучшую систему исследований в определенном критерием смысле. Если неэффективных и рациональных решений может быть много, то оптимальное решение одно.

При исследовании сложной системы управления в силу ее многогранности критерий, как правило, является вектором. При этом задача оптимизации сложной системы является многокритериальной задачей.

Критерий включает в себя в качестве компонентов параметры эффективности (эффекта).

Параметром эффективности исследования будем называть относительные значения наиболее важных параметров системы и(или) исследования, а также отношения таких параметров, которые позволяют оценить качество решения проблемы и достижение, поставленных перед системой целей. Например, параметром эффективности будет оценка соотношения одного и того же параметра (пусть это будет расход топлива) до и после внедрения результатов исследования. Они отражают степень прогресса в результате исследования и(или) эффективность расхода ресурсов, в частности денежных средств, в процессе исследований. Они позволяют выбирать предпочтительные варианты изменений в объекте или самого процесса исследования.

В качестве параметров эффекта исследования будем называть абсолютные значения изменений важнейших параметров, например, объем сэкономленного топлива в литрах, тоннах, рублях и т.п.

При формировании параметров эффективности или эффекта при исследовании систем управления ОПС наиболее часто используют: стоимость и(или) время создания; доход, прибыль (убытки) за фиксированный период и т. д.

Параметры эффекта представляют систему ее создателю и среде. При выборе состава параметров эффекта учитывают как то, ради чего создается система, так и цели исследования.

Часто из двух исследовательских процессов, относящихся к одним и тем же объектам, и решающих одну и ту же задачу при равных ресурсах, более эффективным считают тот, который

при прочих равных условиях приводит к достижению цели за более короткий интервал времени/9/.

Вместе с тем существуют различные подходы к формированию критериев. В зависимости от числа параметров оптимизации в критерии говорят о моно критериальной и поликритериальной (векторной) постановке задач исследования. При монокритериальной постановке оптимизируют (максимизируют или минимизируют) один из параметров эффекта исследования.

При поликритериальной постановке проводится совместная оптимизация ряда параметров эффекта.

При исследовании объектов машиностроения в состав критерия оценки эффективности исследования могут включаться параметры, характеризующие прирост эффективности, производительности, безопасности в результате внедрения рекомендаций, полученных в ходе исследовании систем управления, а также затраты на исследования и др.

К критерию предъявляют требования полноты отражения свойств концепции исследования, измеримости, возможности физической интерпретации (физической понятности), достоверности.

Для обеспечения полноты отражения свойств исследования можно предложить использовать графовую модель операции. В зависимости от целей исследования такая модель может содержать различное число элементов, а, следовательно, иметь различное число исходов. Однако анализ последствий этих исходов вне зависимости от числа предполагаемых к применению (в соответствии с концепцией исследования) исследовательских приемов и, следовательно, числа исходов показывает, что все их многообразие может сводиться к трем группам параметров эффекта исследования: параметры целевого эффекта (прибыль, доход и т.п.); параметры затрат времени и ресурсов; параметры риска.

Один из известных подходов к синтезу критерия оценки исследования состоит в том, что один из параметров эффекта максимизируют или минимизируют, а на остальные накладывают ограничения/7/. С учетом этого к практическому применению можно рекомендовать следующие варианты формулировки критерия оценки и выбора наилучшего варианта концепции, алгоритма проведения исследования:

1) максимизировать прибыль (dj) заказчика (или другой параметр эффекта объекта исследования) при заданных ограничениях на объем затрат (с₃), уровень риска (р₃) исследования (где: i - номер варианта исследования);

2) минимизировать объем затрат (c_i) при заданных ограничениях на прибыль (d₃) и уровень риска (р₃) исследования;

3) минимизировать уровень риска (р_i) при заданных ограничениях на прибыль (d₃), объем затрат (с₃) на исследования.

Нужно учитывать, что в связи с различной временной ценностью финансовых потоков в финансовом управлении исследованиями особое внимание уделяют параметру «ликвидность» активов и результатов исследования. При этом все

варианты формулировки критерия оценки исследования могут быть дополнены требованием ограничения ликвидности (I_i < I₃ , где: I_i - ликвидность варианта; I₃ - ограничение.). Значение ликвидности активов и результатов исследований возрастает в том случае, когда относительно высока вероятность прекращения дальнейших исследований в связи с невозможностью достижения поставленной цели. В этом случае исполнитель обязан в определенный срок известить заказчика о невозможности выполнения работы. Заказчик обязан оплатить выполненные работы по факту расходов. В этой ситуации особенно остро стоит задача минимизации финансовых потерь от проведенных исследований, в том числе за счет распродажи активов (материалов, инструментов, аппаратуры и т.п.), а также промежуточных результатов исследований.

Выбор варианта критерия формализует цели заказчика (или исполнителя) исследования. При этом основой являются практическая острота проблемы и ограничения по ресурсам, рискам, времени проведения исследований.

Практическая и научная эффективность исследований систем управления неразрывно связана с полнотой, достоверностью и точностью полученных результатов.

Полнотой результатов исследований будем называть отношение числа исследованных ситуаций управления, функций системы, ее контуров, элементов и глубину их изучения в процессе исследования к числу ситуаций, функций и т.д., не подвергшихся такой проверке в процессе исследований.

Точностью результатов исследований будем называть возможные диапазоны (от минимальных до максимальных значений) нахождения реальных параметров по сравнению с оценками, полученными в ходе исследования.

Достоверностью результатов исследований будем называть статистическую надежность полученных результатов. Недостоверность результатов определяет возможность появления результатов, выходящих за полученные в процессе исследования пределы, оценки точности.

Полноту, точность и достоверность результатов исследований необходимо учитывать при практическом использовании этих результатов, а также при оценке эффективности исследований.

Управление исследованиями и их своевременное и достаточное финансирование являются важнейшими проблемами практической деятельности высших руководителей ОПС.

Управление исследованиями помимо рассмотренных выше целеполагания, маркетинга (выбора методов и способов исследования) включает менеджмент исследования.

Менеджмент исследования состоит из планирования, организации, мотивации и контроля исследования. При существовании определенной специфики менеджмента исследований общие подходы к этим составляющим, в основном, соответствуют общепринятым/6,10/.

Планирование исследований может осуществляться методами, изложенными в третьей главе настоящей книги.

Технологией исследования назовем совокупность способов исследования, применяемых средств исследования; квалификационных навыков, применяемых исследователями для получения информации об объекте испытаний или исследуемом процессе, и(или) преобразований в процессе испытаний опытного образца в изделие, пригодное для эксплуатации потребителями.

Технологии исследований могут влиять на все оставляющие менеджмента исследований.

Технологии могут предопределять выделение в организации специализированных подразделений (департаментизацию) и распределение функций между ними.

Автоматизация технологий подготовки и проведения исследований играет важную роль в обеспечении эффективности затрат на исследования, безопасности функционирования ОПС в рыночных условиях. Как описано ранее (см. п. 1.1), фактор автоматизации принципиально изменяет подходы к проектированию и использованию автоматизированных систем исследований. Автоматизация планирования исследований (планов испытаний) позволяет увеличить число рассматриваемых вариантов исследований, открывает дополнительные возможности по сокращению затрат времени и средств на такую подготовку и проведение исследований и др.

Автоматизация экспериментальных исследований рассматривается в четвертой главе. Вопросы автоматизированного обеспечения безопасности работы и исследований АСУ рассматриваются в работе/7/.

Автоматизация требует больших затрат времени и средств на этапах планирования и подготовки исследований, однако может существенно сокращать как время, так и затраты на этапах проведения и обработки результатов исследований.

Организация исследований подразумевает необходимость создания определенной исследовательской структуры, выделение специализированного подразделения в структуре организации, а также распределение функций в процессе исследований между его участниками.

Специализированные исследовательские организации (научно-исследовательские институты, опытно-конструкторские бюро) чаще всего имеют функциональную структуру (специализируются на разработке электроснабжения, систем и материалов для повышения прочности конструкций и т. д.) или матричную структуру. Матричная структура позволяет проводить различные исследования при сохранении централизации управления на функциональной основе. Недостатки матричных структур известны: это двойное подчинение и порожденный этим постоянный стресс исследователей; повышенный риск конфликта/6,10/.

При испытаниях высокотехнологичных товаров, их контрольных исследованиях идут по пути создания специализированных исследовательских лабораторий, цехов, контрольно-испытательных станций, как относительно самостоятельных подразделений организации-разработчика товара.

Если же речь идет об оригинальной проблеме, экспертизе, то чаще всего создают временный творческий коллектив из специалистов - представителей различных подразделений или научных институтов, работающий на подрядных условиях. После завершения исследований он прекращает свое существование (если цель достигнута). Если требуются дальнейшие исследования, этот коллектив может быть преобразован в новое специализированное структурное подразделение, исследовательскую организацию.

Важнейшим условием эффективности и успеха исследований является обеспечение при организации исследований технологической непрерывности и мотивации исполнителей на всех стадиях исследования: «обнаружение проблемы - организация и финансирование исследований - подготовка исследований - проведение исследований - обработка результатов -выработка рекомендаций - внедрение результатов исследования». Если хотя бы на одном из этих этапов наблюдается отсутствие мотивации и(или) «разрыв» технологической цепочки исследования, то эффективность исследований резко снижается (асинергический эффект).

Работы по исследованию системы управления должен возглавлять один из высших руководителей ОПС. В противном случае эта работа «затухает» и может оказаться неэффективной, например, если разработанные рекомендации не будут внедрены. На практике такое положение дел складывается не редко, особенно в государственном секторе.

При обнаружении проблемы руководитель должен, прежде всего, определить, будет ли работа выполняться силами штатных сотрудников или будет принято решение привлечь специализированную исследовательскую, консалтинговую организацию.

Существует ряд аргументов в пользу привлечения внешних консультантов, специалистов при исследовании систем управления:

1) исследование требует высокого профессионализма: специалист лучше владеет сложной методологией исследования, включающей разнообразные методы;

2) выполняя исследовательские работы в различных областях деятельности, консультант лучше ощущает связи между элементами целого, поэтому может лучше реализовать системный подход как основу исследования;

3) внешний консультант более объективен, так как не зависит от мнений других членов и руководителей ОПС (с чем вынужден считаться штатный сотрудник);

4) внешний консультант больше заинтересован в эффективности результатов исследования (это сохраняет и умножает число его клиентов).

Основными ограничивающими факторами, выступающими против привлечения внешних консультантов, бывают:

1) высокий уровень оплаты работы внешних высококвалифицированных консультантов. Это могут позволить себе только преуспевающие организации. Однако в период успеха часто недооценивают роль стратегических исследований и деятельности. Сами организации могут не ощущать необходимости в исследованиях вплоть до обнаружения у себя рано или поздно серьезных проблем, но в этом случае их платежеспособность, как правило, уже подорвана. Денег на исследования нет;

2) неуверенность заказчика в этичном подходе со стороны внешнего консультанта, в частности, обеспечении полноты, точности и достоверности результатов и расходов, сохранении тайны и конфиденциальности;

3) разногласия между заказчиком и исполнителем относительно прав на интеллектуальную собственность, создаваемую в процессе исследований.

По этим причинам может быть принято решение об исследовании системы управления силами штатных сотрудников. Руководитель исследования должен определить:

1) перечень и характер участия подразделений исследуемой организации, конкретных специалистов в исследовательской работе;

2) методику, формы, сроки, тайну выполнения работы;

3) список лиц, ответственных за выполнение различных операций;

4) порядок проведения исследования;

5) мероприятия, сроки, ресурсы, ответственность за внедрение результатов исследования.

В комплексной работе по исследованию системы управления организации должны принимать активное участие все ее функциональные службы и звенья управления:

- служба маркетинга исследует план маркетинга и возможный спрос;

- отдел испытаний товаров разрабатывает проект испытаний товара, определяет размер опытной партии товара;

- технические службы исследуют и разрабатывают план совершенствования техники и организации производства, уточняют технико-экономические нормы использования производственных ресурсов;

- службы оперативного руководства производством совместно со службой маркетинга уточняют номенклатуру и количество продукции, предназначенной для изготовления, и уровень использования производственных мощностей;

- служба сбыта исследует каналы продвижения товаров, разрабатывает мероприятия по продвижению товара на рынки и увеличению объема сбыта продукции;

- отдел труда и заработной платы исследует мотивацию к труду всех категорий сотрудников ОПС;

- аппарат материально-технического снабжения исследует конъюнктуру рынка, планирует поступления материалов, сырья, топлива, полуфабрикатов;

- отдел главного энергетика разрабатывает план обеспечения различными видами энергии и порядок их использования;

- служба главного механика исследует состояние оборудования, разрабатывает план по ремонту и модернизации оборудования, разрабатывает заявки на новое оборудование;

- отдел капитального строительства разрабатывает план строительства и ввода недостающих производственных мощностей;

- отдел кадров исследует кадровый состав и разрабатывает план подготовки и повышения квалификации кадров;

- планово-экономический отдел совместно с бухгалтерией разрабатывает план по себестоимости;

- финансовая служба исследует финансовую эффективность работы ОПС, проводимых исследований, разрабатывает финансовый план, план увеличения прибыли, рентабельности, а также мероприятия по образованию специальных фондов для финансирования проведения и внедрения результатов исследований;

- отдел исследований (бригада эффективности) выполняет обобщающую работу и мониторинг процесса исследования процесса управления.

Важное значение для обеспечения эффективности исследований имеет мотивация и стимулирование всех участников исследований. Отсутствие мотивации может резко снижать эффективность исследований, особенно важно не упустить этот момент на стадии внедрения в практику результатов.

В целом можно сказать, что управление исследованием систем управления является центральным звеном, двигателем и инструментом обеспечения эффективности процесса, достоверности результата, обеспечения безопасности и соблюдения ограничений бюджета проводимого исследования.

Поиск по сайту: