Лабораторная работа 1. Основные приемы ввода, редактирования и форматирования информации

Цель работы: изучить основные приемы ввода, редактирования и форматирования данных на рабочем листе.

Задание 1. Выполнение перемещений по листу.

Методические указания. Перемещения по листу осуществляются с помощью клавишей перемещения курсора !, ↑, →, ↓; полос прокрутки и специальных комбинаций клавишей, таких как,

Ø Ctrl + Home – переход в начало листа к ячейке A1,

Ø Ctrl + End – переход к ячейке диагонально противоположной ячейке A1в заполненном блоке,

Ø Ctrl + стрелка – переход к краю текущей заполненной области данных или ближайшей заполненной ячейке в направлении стрелки.

Назначение клавишей перемещения курсора Home, PgUp, PgDn такое же, как и в текстовом процессоре Word.

Для получения справки о клавишах перемещения следует:

1. Нажать клавишу F1.

2. В появившейся области задач в поле Искать ввести текст клавиши перемещения.

3. В появившемся списке разделов поиска выбрать Сочетание клавиш.

4. В списке сочетаний клавишей для различных целей выбрать необходимое для работы сочетание.

Параметры документа устанавливаются с помощью команды Вид|Колонтитулы. В диалоговом окне Параметры страницы на карточке Страница можно установить ориентацию страницы и масштаб. На карточке Поля – размеры полей и ‍колонтитулов. На карточке Колонтитулы – создать верхний и нижний колонтитулы с разными вариантами расположения на странице – слева, в центре, справа. На карточке Лист можно выбрать различные варианты печати документа.

Задание 2. Выполнение ввода, редактирования и форматирования информации.

Методические указания. В ячейки таблицы MS Excel можно вносить числовую, текстовую информацию, формулы, а также дату и время суток.

Вводимая в ячейку информация отображается также в строке формул, которая расположена выше названий столбцов и правее значка . Вид введенной в ячейку информации зависит от формата, назначенного этой ячейке.

Ввести информацию в ячейку можно несколькими способами:

1. Выделить ячейку, сделав ее текущей. С началом ввода данных с клавиатуры в текущей ячейке появляется мерцающий курсор, наличие которого свидетельствует о том, что ячейка готова к приему информации. Ввод завершается либо нажатием любой клавиши – Tab, Enter или перемещения курсора, либо щелчком мыши в строке формул по значку ввода данных или за пределами текущей ячейки.

2. Активизировать ячейку двойным щелчком мыши и начать ввод информации. Завершается ввод так же, как и в первом случае.

3. Выделить ячейку и щелкнуть мышью в строке формул. В строке формул появляется мерцающий курсор. Ввести с клавиатуры нужную информацию. Завершение ввода такое же.

При вводе информации первыми двумя способами для редактирования в процессе ввода можно использовать только Backspace. При вводе третьим способом информацию можно редактировать обычным образом: перемещать курсор влево и вправо, вставлять или удалять символы и даже выполнять форматирование.

При вводе чисел нужно учитывать следующие особенности. Во-первых, число может иметь знак. Во-вторых, числа можно вводить либо в форме с фиксированной точкой (123,45), либо в экспоненциальной форме (1,2345E+2). Разделитель дробной части (запятая или точка) определяется установками операционной системы (Панель управления | Язык и региональные стандарты). По умолчанию в качестве разделителя обычно устанавливается запятая.

Примечание. Отображение чисел в ячейке и строке формул могут не совпадать! В строке формул показывается вся введенная информация, а информация, видимая в ячейке, зависит от размера числа и формата ячейки.

Формат ячейки определяет способ представления чисел, шрифт, вид границ и заполнения, защиту. Для того, чтобы отформатировать ячейку, следует

1. Выделить ячейку.

2. Открыть диалоговое окно Формат ячеек (из контекстного меню или меню Формат).

3. На соответствующих карточках выбрать нужное представление числа, шрифт, вид границ и заполнения ячеек.

При наведении курсора мыши на правую границу того столбца, где находится ячейка, курсор принимает форму двунаправленной стрелки. В этот момент можно при нажатой левой кнопкой мыши перетаскивать границу столбца до нужной ширины или дважды щелкнуть мышью по границе. При перетаскивании границы всплывающая подсказка показывает текущую ширину столбца.

Если вместо числа в ячейке появляются символы #####, то это значит, что ширина ячейки недостаточна для отображения числа в данном формате. При этом хранимое значение числа не меняется. Если сделать такую ячейку активной, то в строке формул можно увидеть то число, которое в ней хранится. Чтобы число отображалось правильно, нужно просто увеличить ширину столбца, дважды щелкнув мышью по его границе.

Для быстрого присвоения некоторых числовых форматов можно использовать кнопки панели инструментов Форматирование (рис. 1).

Процентный формат Формат с разделителем

Денежный формат Уменьшить разрядность

Увеличить разрядность

Рис. 1. Фрагмент панели инструментов Форматирование

Во внутреннем представлении Excel даты и время суток хранятся как числа. Внешнее представление времени или даты зависит от числового формата, назначенного ячейке. По умолчанию значения даты и времени (как и числа) выравниваются в ячейке по правому краю.

Символ–разделитель в дате определяется установками операционной системы (Панель управления | Язык и региональные стандарты). Независимо от установленного разделителя при вводе даты можно пользоваться символами ". ", " / ", " - ". Например: даты 1.2.09 и 1/2/09 и 1-2-09 будут автоматически распознаны как 1 февраля 2009 года и отображены в соответствии с установками Windows.

Разделителем в отображении времени служит двоеточие. Например, 17:30.

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, следует вставить пробел между датой и временем (01.02.01 17:30).

Любая комбинация букв и цифр, которая не воспринимается как число, трактуется Excel как текст. Если вводимый текст не помещается по ширине ячейки, то его отображение распространяется на свободные ячейки, расположенные справа от ячейки с текстом. Но если ячейка справа от текущей оказывается заполненной какой-либо информацией, то она "заслоняет" текст и при отображении он будет обрезан по границе текущей ячейки. Как и для чисел, сделать ширину столбца соответствующей самому длинному тексту можно двойным щелчком по правой границе столбца.

Текст в ячейке может занимать несколько строчек. Для перевода строки внутри текста в ячейке надо нажать Alt+Enter, при этом высота строки будет автоматически увеличена до нужных размеров.

Для полного изменения информации, содержащейся в ячейке, можно поверх старой ввести новую информацию. Для редактирования уже введенной информации нужно выполнить одно из следующих действий:

1. Сделать ячейку текущей и нажать клавишу F2 – редактирование непосредственно в ячейке.

2. Дважды щелкнуть по ячейке – редактирование непосредственно в ячейке. Для выполнения этого действия необходимо установить флажок на опции Правка прямо в ячейке по команде Сервис|Параметры|Правка.

3. Сделать ячейку текущей и щелкнуть в строке формул – редактирование в строке формул.

Имеется возможность добавлять или удалять строки или столбцы. Для выполнения такой операции применительно к одной или нескольким строкам необходимо их выделить. Выделение строк или столбцов производится с помощью соответствующих ячеек адресных полос – вертикальной (строковой) и горизонтальной (столбцовой). Так, чтобы выделить строку нужно в вертикальной адресной полосе щелкнуть на номере этой строки. Аналогично, для выделения столбца нужно щелкнуть в соответствующем месте горизонтальной адресной полосы. Для выделения нескольких подряд идущих строк или столбцов необходимо выделить первую строку/столбец и протащить по адресной полосе мышь так, чтобы выделенными оказались все нужные строки/столбцы. Или выделить первую строку/столбец, нажать клавишу Shift и щелкнуть мышью на адресной ячейке последней строки/столбца выделяемого блока. Если необходимо выделить несколько не подряд идущих строк/столбцов, то следует выделить первую строку/столбец, а затем при нажатой клавише Ctrl – все остальные.

Выделенный блок строк/столбцов проще всего удалить, выбрав в контекстном меню пункт Удалить. Добавление блока строк/столбцов производится путем выделения в нужном месте таблицы того количества строк/столбцов, которое должно быть добавлено, и выполнения в контекстном меню команды Добавить ячейки. Строки вставляются выше выделения, а столбцы — левее.

Форматировать блок строк или столбцов можно с помощью команд Формат | Строка/Столбец. Скрыть/отобразить строки или столбцы можно командами основного меню Формат | Строка/Столбец|Скрыть/Отобразить, или соответствующими командами контекстного меню.

Контрольные вопросы

1. Какая ячейка называется активной? Какие существуют способы выделения ячеек?

2. Какие комбинации клавиш используются для перемещения на экран вперед, назад, вправо, влево и для перемещения в начало и конец текущей строки, заполненной части листа?

3. Какие существуют способы ввода информации в ячейку?

4. Можно ли редактировать информацию в процессе ввода?

5. Какие существуют форматы чисел? Как они устанавливаются?

6. Какой символ используется для отделения целой и дробной части числа?

7. Что определяет формат ячейки? Приводит ли изменение формата к изменению содержания ячейки?

8. Как изменить ширину ячейки?

9. Что означает появление в ячейке вместо числа символов #####?

10. Как увеличить (уменьшить) разрядность дробной части числа?

11. Как ввести дату? Какие форматы можно применять?

12. Что такое числовой формат даты?

13. Как ввести в ячейку текст из нескольких строчек?

14. Как хранятся в ячейке и отображаются на экране длинные строки, для записи которых недостаточно ширины ячейки?

15. Как можно редактировать уже введенную информацию?

16. Как установить единый формат для всего текста в ячейке? Как отформатировать отдельные символы текста ячейки?

17. Что означает выравнивание? Что такое выравнивание по горизонтали и выравнивание по вертикали? Как установить выравнивание?

18. Какие операции входят в форматирование строк или столбцов?

19. Как изменить ширину столбца (высоту строки) так, чтобы был полностью виден самый длинный (высокий) элемент?

20. Как выделить блок строк или столбцов (соседних и не соседних)?

21. Как добавить в таблицу новые строки или столбцы?

22. Как скрыть и затем отобразить строки (столбцы)?

Поиск по сайту: