Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР “Про мови в Українській РСР” від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених документів повинен перекласти нотаріус або перекладач.

Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату, приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції, складання і оформлення службових документів, контроль за виконанням документів, складанням номенклатури і формуванням справ.

Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документального забезпечення нотаріальної діяльності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки длявиготовлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запобігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються всі примірники нотаріальних документів, за винятком примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приватного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає також у реєстрі реєстрації нотаріальних дій.

Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджені наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстрації заборони відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, a також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).

Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно зі ст. 8 Закону нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, господарського суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв’язку зі справами, що перебувають в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.

Поиск по сайту: