Создание таблиц

Чтобы создать в БД новую таблицу, необходимо в окне от­крытой БД выбрать в списке Объекты кнопку Таблицы и воспользоваться кнопкой «Создать». После этого отобразится диалоговое окно «Новая таблица», в котором необходимо выбрать один из предлагаемых режимов создания.

· Режим таблицы. Позволяет вводить данные непосредственно в таблицу

· Мастер таблиц. Позволяет создать новую таблицу, используя имеющиеся шаблоны таблиц. При этом в создаваемую таблицу можно добавлять поля из разных шаблонов.

· Конструктор. Предоставляет возможность перед вводом дан­ных определить структуру новой таблицы, т.е. какие именно по­ля будут в ней использоваться.

· Импорт таблиц. Применяется для создания новой таблицы БД на основании какого-либо файла данных, имеющегося на дис­ке, причем, возможно, даже в другом формате (не Access).

· Связь с таблицами. Позволяет создать в БД таблицу, которая будет связана с таблицей из другого файла данных, другими сло­вами, внешнюю таблицу. Очень удобно использовать этот режим для подключения к серверу БД.

Также 3 режима конструктора, мастера таблиц и режим таблицы могут быть выбраны путем двойного щелчка левой кнопкой мыши по соответствующим пунктам в правой части окна объектов БД:

· Создание таблицы в режиме конструктора

· Создание таблицы с помощью мастера

· Создание таблицы путем ввода данных

Разберем теперь подробнее принцип создания таблиц с помощью этих режимов.

Режим конструктора. Данный режим применяется для создания структуры новой таблицы. При выборе этого режима будет отображено окно, в котором необходимо определить структуру новой таблицы, т.е. указать набор полей таблицы (столбец Имя поля) и определить их свойства (столбец Тип данных и в нижней части окна остальные свойства Свойства поля). О типах данных полей и их других свойствах см. « Понятие база данных, поле, запись, свойства полей». Если свойство Подпись для поля не задано, то Имя поля станет одновременно и именем столбца будущей таблицы. Тип данных для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открывае­мого кнопкой выбора типа данных. Эта кнопка – скрытый элемент управления. Она отображается только после щелчка на поле бланка. Это надо иметь в виду ˗ в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов управления, кото­рые не отображаются, пока ввод данных не начат. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле (столбец Описание). Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. Их можно настраивать по желанию, а можно и не трогать.

При создании таблицы целесообразно (хотя и не обязательно) задать ключевое поле, которое позво­ляет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Это поможет впоследствии, при организации связей между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Ключевое поле». Выше мы говорили о том, что если первичный ключ необходим для связи с другими таблицами, но если ни одно из полей не является уникальным, то первичный ключ можно создать на базе двух (или более полей). Эта операция выполняется точно так же, через контекстное меню, надо только уметь выделить сразу несколько полей. Группо­вое выделение выполняют при нажатой клавише SHIFT щелчками на квадратных маркерах слева от имен полей. Также можно воспользоваться кнопкой Ключевое поле на па­нели инструментов, предварительно выделив соответствующее поле.

Примечание 1: Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить описанные вы­ше действия.

Примечание 2: В качестве ключевого поля выбирается такое поле таблицы, в котором не могут содержаться повторяющиеся данные.

Затем необходимо закрыть окно конструирования таблицы и «Сохранить изменения макета или структуры объекта». Далее задать имя таблицы и щелкнуть по кнопке «Оk». Для ввода данных в таблицу необходимо выполнить двойной щелчок по значку только, что созданной таблицы.

Примечание: Для того чтобыоткрыть таблицу для ввода данных можно также воспользоваться кнопкой «Открыть».

Мастер таблиц. Данный режим преимущественно использу­ется при создании новых таблиц на основании имеющихся в Ac­cess шаблонов. При выборе режима мастера будет отображено окно первого этапа создания таблицы, в котором необходимо выбрать поля для новой таблицы на основании пред­лагаемых шаблонов. Для этого следует выбрать кате­горию Деловые или Личные в списке Образцы таблиц выбрать нужную таблицу. В результате этих действий в списке Образцы полей будет представлен набор полей, соответствующих выбранному образцу таблицы. Затем нужно из списка Образцы полей последовательно выби­рать нужные поля и с помощью кнопки переноса названия добавить эти поля в список Поля новой таблицы. Длядобавления или удаления поля из создавае­мой таблицы можно использовать следующие кнопки в окне мас­тера:

Перенести выбранное поле образца таблицы в новую таблицу

Перенести выбранное поле образца таблицы в новую таблицу

Перенести все поля образца таблицы в новую таблицу

Удалить выбранное поле образца таблицы из новой таблицы

Удалить все поля образца таблицы из новой таблицы

После нажатия кнопки «Далее>» на экране появится окно сле­дующего этапа создания таблицы, в котором необ­ходимо задать имя новой таблицы, а также определить ключевое поле, используемое для однозначной идентификации каждой за­писи в таблице. Причем Microsoft Access может автоматически определить ключевое поле в таблице или это может осуществить пользователь используя соответствующий переключатель в окне. Затем следует снова нажать кнопку «Далее>». На последнем этапе работы мастера предлагается выбрать ре­жим работы, который необходимо установить после создания таблицы:

· Изменить структуру таблицы

· Ввести данные непосредственно в таблицу

· Ввести данные в таблицу с помощью формы создаваемой мастером (в этом случае с помощью мастера необходимо еще будет создать объект БД форму)

В Режиме таблицы можнодобавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы, но создание новой таблицы таким способом нерационально.

Поиск по сайту: