Запросы

Как правило, нет необходимости в отображении всей информации, которая хранится в той или иной таблице БД. Для этого в Access используются запросы. Этиобъекты БД служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. Особенность запросов со­стоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную таблицу. С помощью запросов выполняют такие опера­ции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Access позволяет создавать запросы двух типов: QBE-запросы, SQL-запросы.

QBE-запросы (Query By Example) – запросы, строя­щиеся с помощью конструктора запросов, представляю­щего собой графический инструмент для создания запро­сов по образцу.

SQL-запросы – запросы, строящиеся при помощи унифицированного набора инструкций SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов).

С другой стороны все запросы делятся на две группы: запросы-выбор­ки и запросы-действия.

Запросы-выборки осуществляют выборку данных из таблиц в соответствии с заданными условиями. К этой группе запросов относятся:

· Запрос на выборку позволяет производить выборку данных из связанных таблиц.

· Перекрестный запрос отображает итоговые данные с группировкой их по горизонтали и вертикали, выво­дя результаты их обработки в виде таблиц.

· Запрос с параметром позволяет пользователю задать критерий отбора, введя нужный параметр при вызове запроса.

· Запрос с вычисляемым полем позволяет рассчитать данные на основе других полей из того же за­проса.

· Запрос с условием позволяет производить от­бор записей в соответствия с заданным критерием отбора.

· Итоговый Запрос позволяет произвести группировку записей с одинаковыми значениями заданных полей и провести математические вычис­ления по сгруппированным данным.

Запросы-действия позволяют модифицировать дан­ные в таблицах: удалять, обновлять, добавлять записи. К этой группе запросов относятся:

· Запросы на создание таблицы создают таблицы на ос­новании данных, содержащихся в результирующем множестве запроса.

· Запросы на добавление записей позволяют добавлять втаблицу записи, создаваемые запросом.

· Запросы на обновление изменяют значения существую­щих полей в соответствии с заданным критерием.

· Запросы на удаление удаляют записи из одной или не­скольких таблиц одновременно.

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку «За­просы» в окне объектов БД и после этого выбрать режим соз­дания запроса: с использованием конструктора или мастера, т.е. выполнить двойной щелчок по пункту «Создание запроса в режиме конструктора» или соответственно «Создание запроса с помощью мастера». Так­же для создания запроса можно воспользоваться кнопкой «Соз­дать», после чего выбрать режим создания нового запроса. В этом случае будет предложено:

· конструктор (создание запроса с помощью конструктора запросов)

· простой запрос (создание запроса с помощью мастер создания простого запроса)

· перекрестный запрос (создание запроса с помощью мастера создания перекрестного запроса)

· повторяющиеся записи (создание запроса с помощью мастера создания запросов на поиск повторяющихся записей)

· записи без подчиненных (создание запроса с помощью мастера создания запросов на поиск записей без под­чиненных записей).

Создание запроса в режиме конструктора. После двойного щечка по пункту «Создание запроса в режиме конструктора» будет отображено диалоговое окно Добавле­ние таблицы для выбора таблицы (иди таблиц), которая будет служить источником данных при выполнении этого запроса. Необходимо добавить все таблицы, которые будут служить источником данных. Для этого необходимо выделять название нужной таблицы и нажимать на кнопку «Добавить». Затем необходимо закрыть окно добавления таблицы (кнопка «Закрыть»). После этого на экране будет отображено окно конструк­тора нового запроса, в котором в верхней части окна конструктора располагаются макет(ы) таблицы (или таблиц). В нижней части окна содержится бланк запроса. Первой строкой бланка является строка поле в ней указывается название полей, содержимое которых должно отражаться в результаты запроса. Чтобы добавить нужное поле в бланк запроса, необходимо перетащить его из макета таблицы в строку поле бланказапроса или выполнить по нему двойной щелчок левой кнопкой мыши. Таким образом последовательно в столбцы бланка запроса необходимо добавить все нужные поля. Чтобы добавить в запрос все ноля из таблицы, следует дважды щелкнуть в макете таблицы на строке с символом «*». Рассмотрим остальные строки бланка запроса:

Имя таблицы – в этой строке содержится название таб­лицы, в которой находится поле. Это значение уста­навливается автоматически при занесении поля в бланк запроса.

Сортировка - указывается направление сортировки данных в дан­ном поле. При щелчке на этой строке открывается кнопка раскрывающегося списка, в котором можно выбрать метод сортировки: по возрастанию или по убыванию. В результирующей таблице данные будут отсортированы по тому полю, для которого задан порядок сортировки. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. В этом случае данные сначала сортируются по тому полю, которое в бланке запроса по образцу находится левее, затем по следующему полю, для которого включена сортировка, и так далее слева направо. Соответственно, при формировании запроса надо рас­полагать поля результирующей таблицы не как попало, а с учетом будущей сорти­ровки. В крайнем случае, если запрос уже сформирован и надо изменить порядок следования столбцов, пользуются следующим приемом:

• выделяют столбец щелчком на его заголовке (кнопку мыши отпускают);

• еще раз щелкают на заголовке уже выделенного столбца (но кнопку не отпускают);

• перетаскивают столбец в другое место.

Примечание: Для удаления столбца (поля) в бланке запроса его также выделяют и нажимают на клавишу Delete на клавиатуре.

Вывод на экран - задается режим, при котором на экране будет отображаться содержимое выбранного поля. По умолчанию предпо­лагается, что все поля, включенные в запрос, должны выводиться на экран, но это не всегда целесообразно. Например, бывают случаи, когда некое поле необходимо включить в запрос, например, потому, что оно является полем сортировки, но, в то же время, нежелательно, чтобы пользователь базы видел его содержание. В таких случаях отображение содержимого на экране подавляют сбросом флажка «Вывод на экран». Примером может быть запрос на вывод списка сотрудников предприятия, отсортированный по количеству дней, пропущенных по болезни. Он позволит каждому оценить свое положение в этом списке, но не позволит точно узнать, кто и сколько дней болел.

Условие отбора, или –указываются одно или несколько условий, в соответствии с которыми записи будут добавляться в выборку запроса. Данная строка бланка запроса позволяет сформировать два типа запросов Запрос с условием и Запрос с параметром.

Запрос с условием. Для формирования запроса с условием для необходимых полей в бланке запроса в строке «Условие отбора» задать индивидуальное условие. Для задания условий могут использоваться логические операторы (=, <, <=, >, =>, <>), операторы связи (AND(И), OR(ИЛИ)), операторы сравнения (NOT(НЕ), LIKE(КАК)).

Например, необходимо отобразить заказы на сумму более 100000 рублей, осуществленные ранее 12.03.05.

Примеры задания других условий отбора данных из полей с использованием логических операторов, операторов связи и операторов сравнения.

Запрос с параметром. Это такой запрос в котором критерий отбора данных задает сам пользователь, вводя нужный параметр при обращении к запросу. Для создания запроса с параметром необходимо длянужных полей в бланке запроса в строке «Условие отбора» задать в квадратных скобках вопрос ответ, на который будет определять параметр отбора данных из этого поля. Например, необходимо отобразить заказы на сумму задаваемую пользователем.

Также возможно создание комбинированных запросов состоящих из условия и параметра. Например, необходимо отобразить заказы на сумму более той, которую указывает пользователь, и осуществленные ранее указанной даты.

Примечание: Для создания простого запроса на выборку, которыйпозволяет производить выборку данных из определенных полей связанных таблиц, строка «Условие отбора» бланка запроса не используется.

После заполнения бланка запроса запрос следует сохранить для этого необходимо закрыть окно конструирования запроса. На вопрос о «Сохранить изменение макета или структуры объекта «….»?» ответить «Да», в следующем окне указать названия запроса, нажать «Ок». В ре­зультате в окне объектов БД появится значок только что созданного запроса который можно открыть, выполнив по нему двойной щелчок или изменить с помощью кнопки Конст­руктор окна БД.

Запрос с вычисляемым полем. При создании запросов часто возникает не­обходимость не только использовать имеющиеся поля таблиц, но и создавать на их основе другие поля, которые называются вычисляе­мыми.

Например, если в таблице какого-либо магазина имеется поле цена на товар и поле количество этого товара, то, исходя из этого можно создать вычисляемое поле, в котором будет подсчитываться общая стоимость для каждого товара путем перемножения значении цена и КОЛИЧЕСТВО. Для этого в первом пустом столбце бланка запроса в начале вводиться название нового поля после которого ставится двоеточие и пробел «Общая стоимость:». Затем вводиться расчетная формула, в нашем случае это [ЦЕНА] * [КОЛИЧЕСТВО] (имена полей заключаются в квадратные скобки в формуле). В результате выполнения запроса, отображаемого в режиме таблицы, присутствует новое поле, в котором отображается «Общая стоимость».

В вычисляемом поле могут использоваться любые арифметические операторы (+,-,*,/) между полями, записанными в формуле, а также следующие операторы:

\ - Деление первого числа на второе с округлением результата;

^ - Возведение в степень;

MOD - Вычисление остатка от деления нацело;

& - Конкатенация строк (опера­ция объединения текстовых значений). Используется при создании вычисляемого поля на основе содержимого текстовых полей.

Также в формуле могут использоваться числа или текстовые символы. Например, для расчета «Цена товара в рублях» при известной «Цена товара в долларах» необходимо записать формулу [Цена товара в долларах]*28,7

Итоговый запрос. При обработке данных в таблицах зачас­тую бывает необходимо учитывать в запросах не отдельные запи­си, а итоги, которые вычисляются или формируются определен­ным образом для различных групп записей в таблице. Итоговые запросы значительно отличаются oт обычных, В них можно использовать два типа полей. Существуют поля, по которым осуществляется группировка данных, и поля, для которых проводятся вычисления. Дополнительно можно включить еще поля для определения условий запроса.

Чтобы выполнить подобные вычисления, необходимо создать новый запрос в режиме конструктора, и затем воспользоваться кнопкой Групповые операции на панели инструментов. После этого среди строк бланка запроса появится строка Групповые операции. Затем для поля, по которому должна осуществляться группировка записей необходимо выбрать функцию «Группировка».

Например, если требуется узнать количество товаров на складе имеющих одинаковую цену за единицу, то в первый столбец бланка запроса следует поместить поле «Цена». Для этого столбца нужно задать функцию «Группировка», в результате чего все записи будут сгруппированы по ценам за единицу товара. Затем необходимо отбуксировать поле «На складе» во второй столбец бланка запроса. Для этого столбца следует установить фунцию "Sum" (Сумма) из списка "Групповая операция". Результатом запроса будет таблица, содержащая информацию о количестве товаров на складе, имеющих одинаковую цену.

Кроме функций «Группировка» и «Sum» в строке «Групповая операция» могут использоваться следующие функции:

Avg – нахождение среднее значение для группы записей;

Min – нахождение минимальное значение для группы записей;

Мах – нахождение максимальное значение для группы записей;

Count – подсчет числа значений в группе записей;

First – значение поля в первой записи группы записей;

Last – значение поля в последней записи группы записей.

Создание запроса с помощью мастера.

Чтобы создать запрос с помощью мастера, необходимо нажать кнопку «За­просы» в окне объектов БД и после этого выполнить двойной щелчок по пункту «Создание запроса с помощью мастера». Далее необходимо выбрать в списке «Таблицы и запросы» таблицы или запросы поля, из которых должны отображаться в формируемом запросе, затем из списка «Доступные поля» необходимо нужные поля перенести в список «Выбранные поля» для этого нужно пользоваться кнопками

Перенести выбранное поле в список «Выбранные поля»

Перенести все поля таблицы или запроса в список «Выбранные поля»

Также если вдруг поле нужно удалить из списка «Выбранные поля» можно воспользоваться кнопками

Удалить выбранное поле из списка «Выбранные поля»

Удалить все поля из списка «Выбранные поля»

Для перехода к следующему шагу необходимо нажать кнопку «Далее». На следующем шаге необходимо выбрать вид отчета и нажать кнопку «Далее». В следующем окне необходимо задать имя запроса и выбрать вид дальнейших действий:

· Открыть запрос для просмотра данных;

· Изменить макет запроса.

Затем нажать на кнопку «Готово».

Список литературы

1. Златопольский Д.М. 1700 заданий по Microsoft Excel. Основы информатики/ под ред. Д.М. Ремизова – С.Пб.: БХВ - Петербург, 2003 – 544с.

2. Замятина Е.Б., Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Введение в Информатику. Учебное пособие. Часть 1. Теоретические основы/ под ред. Е.Б.

Замятиной. – Пермский государственный университет. Пермь: Пресс-мастер, 2004 – 144с.

3. Могилёв А.В., Пак Н.И., Хеннер Е.К. Практикум по информатике/ под ред. А.В. Могилёва – М.: Академия, 2001 – 608c.

4. Симонович С.В. Информатика. Базовый курс/ под ред. С.В. Симонович –

С.Пб.: Питер, 2005. – 640 с.

Поиск по сайту: