Редактирование структуры таблицы

Для редактирования структуры таблицы, т. е. добавление новых полей или удаление некоторых полей из таблиц необходимо из режима таблицы перейти в режим конструирования таблицы для этого необходимо выделить пиктограмму (значок) нужной таблицы и воспользоваться кнопкой «Конструктор» в окне объектов БД. Затем можно добавить новое поле в таблицу, если выполнить щелчок правой кнопкой «мыши» по полю перед которым необходимо вставить новое поле и в контекстном меню выбрать пункт «Добавить строки». Для удаления поля необходимо выполнить по нему щелчок правой кнопкой «мыши» и в контекстном меню выбрать пункт «Удалить строки». Также для добавления (удаления) полей можно пользоваться пунктами меню «Вставка» - «Строки» («Правка» – «Удалить строку») или кнопками «Добавить строки» («Удалить строки») .

Связи между таблицами

Структура БД в СУБД Access всегда разрабатывается таким об­разом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содер­жала избыточной информации. Например, в БД Образование не­обходимо хранить данные об оценках, которые получил каждый студент по тому или иному предмету. Как следствие, нужно так­же каким-то образом хранить и названия предметов, по которым эти оценки ставятся. Кроме этого, необходимо хранить фамилию, имя и отчество преподавателей с указанием предмета, который ведет каждый из них. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использова­ние памяти компьютера, так как для каждого студента придется хранить в соответствующей записи названия предметов и фами­лии преподавателей, которые будут повторяться много раз. По­этому указанную информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны, а именно:

Студенты – информация о студенте, в частности уникальный код, который будет использоваться при хранении оценок:

Преподаватели – информация о преподавателе, в частности уникальный код, используемый при хранении предметов;

Предметы – информация о предмете, в частности уникальный код преподавателя, который ведет этот предмет, а также уникальный код предмета, используемый при хранении оценок;

Успеваемость – информация об оценках студентов, в частно­сти уникальный код для каждой записи с оценкой, код студента, код предмета и оценка, которая получена данным студентом по этому предмету.

При этом для созданных таблиц необходимо установить свя­зи, чтобы, например, по фамилии студента в таблице Студенты определить все записи с его оценками из таблицы Успеваемость.

Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который устанавливается командой Сер­вис – Схема данных или кнопкой Схема данных на панели инструментов. При выполнении данной команды на экране поя­вится диалого­вое окно Добавление таблицы в котором на вклад­ке Таблицы нужно добавить поочередно все таблицы между которыми необходимо установить связь в схему данных с помощью кнопки Добавить. Затем следует за­крыть окно Добавление таблицы. Чтобы установить связь ме­жду таблицами необходимо выделить в окне Схема данных поле в одной из таблиц БД и с помощью мыши «перетащить» его изображение на поле в другой таблице БД и затем отпустить кнопку мыши. При этом появится диалоговое окно Изменение связей, в котором для обеих таблиц должно быть указано поле, по которому устанавливается связь. Причем при установлении связи между двумя таблицами одна из таблиц всегда является «главной», а другая «подчиненной». «Главной» становится та таблица, из которой вы перетаскивали поле, «подчиненной» — та таблица, куда вы его перетаскивали. Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой – как подчиненная. Может быть, как несколько подчиненных таблиц у одной таблицы, так и несколько главных таблиц для одной подчиненной. Стоит подчеркнуть, что связь между таблицами может быть установлена для полей имеющих одинаковые за­писи, типы данных, длины полей и значения.

При этом очень важно правильно понимать, в чем заключается разница между «главной» и «подчинен­ной» таблицами. С точки, зрения сопоставления и по­иска данных из двух таблиц никакой разницы нет – вы можете отыскивать как информацию из главной таблицы, опираясь на данные подчиненной таблицы, так и наоборот, отыскивать информацию в подчинен­ной, опираясь на информацию из главной. Различие состоит только в том, как система управления дан­ными будет обеспечивать целостность данных при из­менении значений в связующих полях или при удалении записей из связанных таблиц. Как правило, хотя бы в одной таблице связующее поле является первичным ключом и однозначно определяет запись в этой таблице. Такая таблица и является кандидатом в «главные». Если во второй таблице связующее поле не является однозначно характеризующим запись по­лем, то эта таблица не может быть главной, а может выступать только в качестве подчиненной.

Рассмотрим пример базы данных «Клиенты и заказы». В этом примере таблица заказов не может быть главной, пос­кольку поле связи «Код заказчика» может содержать повто­ряющуюся информацию – ведь клиент может сделать не­сколько заказов. Главной должна быть таблица клиентов. Если в этой базе есть еще, например, и таблица товаров, при этом таблицы товаров и заказов будут связаны, скажем, полем «Код товара», то для этой связи главной таблицей станет таблица товаров. В такой базе данных из трех таблиц с двумя связями будут два «начальника» над одним «подчиненным».

Если вы хотите, чтобы Access поддерживал целостность связей между двумя таблицами (связь между таблицами будет сохранена и после закрытия СУБД Access), установите флажок «Обеспечение целостности данных». Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка, связанных с обеспечением целостности данных: «каскадное об­новление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей». Установите оба этих флажка. В этом случае Access позволит производить изменения и удаление записей данных главной таблицы. Одновременно будут изменены (или удалены) свя­занные с ними записи подчиненной рабочей таблицы. Это оз­начает, что правила целостности, будут сохранены даже при изменении значений в связующих полях.

Так, например, если рассмотреть пример с БД «Студенты» то установление флажка «Обеспечение целостности данных» приведет к тому, что после этого в таблицу Успеваемость невозможно будет ввести запись с таким значением поля КодСтудента, для которого нельзя будет найти соответствующую запись в таблице Студенты. Флажок «каскадное обновление связанных полей». При изменении значе­ния ключевого поля в "главной" таблице (Студенты) автоматиче­ски изменяются значения связанного поля для соответствующих, записей в «подчиненной» таблице (Успеваемость). В рассматри­ваемом случае ключевое поле КодСтудента является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем. Поэтому нет необходимости устанавливать дан­ный флажок. Флажок «каскадное удаление связанных записей». При удалении записи из «главной» таблицы (Студенты) автоматически удаляются те запи­си из «подчиненной» таблицы (Успеваемость), для которых зна­чение поля КодСтудента совпадает со значением в удаленной записи из таблицы Студенты. Так как в таблице Успеваемость не нужно хранить оценки несуществующих студентов, то флажок «каскадное удаление связанных записей» следует установить.

После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку «Создать», после чего на схеме данных в виде линии будет ото­бражена созданная связь. Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой «Правка» – «Удалить» или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно «Изменение связи» командой «Связи» – «Изменить связь» или двойным щелчком на ли­нии связи.

Полученную схему данных следует сохранить. Для этого нужно закрыть окно «Схемаданных» и ответить утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных в системном сообщении об изменении макета.

Поиск по сайту: