Текстовый

,

Рис. 4.4. Окно программы \Уогс!Рас!

На панелях инструментов собраны пиктограммы наиболее часто встречающихся команд меню: создать, открыть, сохранить, печа­тать, копировать и др. Щелчок по пиктограмме равносилен выпол­нению команды меню, но доступ более удобен. Информацию о на-

значении значка можно получить с помощью зависания (всплываю­щая подсказка). Любой из элементов окна может быть установлен или удален с помощью соответствующих команд из меню ВИД.

Попутно заметим, что возможность различными способами (че­рез меню или панель инструментов, или комбинацию клавиш, т.е. «горячие клавиши») выполнить одну и ту же команду, является эле­ментом гибкого интерфейса, а возможность получения всплывающей подсказки — элемент дружественного интерфейса.

Форматы файлов сонранениа документа

Технически сохранение документа происходит аналогично «Блокноту». Созданный в Д\Ьгс1Рас1 текстовый документ может быть записан в файл одного из следующих форматов:

• текстовый документ М8-ВО5 в кодировке А5СП СР-866 расши­
рение.1x1;

• текстовый документ ДЭДпёошз в кодировке Щпс1о\У8-1251 расши­
рение.Ш;

• документ ДУог<1, расширение.с!ос;

• файл КТР, расширение.г1Г;

• документ ишсоёе.

Многообразие форматов дает возможность совместимости доку­ментов, написанных в разных редакторах, и возможность конверти­рования (перевода) документа из одного формата в другой при по­мощи ^огёРас!.

Редактирование

Все приемы создания, редактирования, сохранения текста, опи­санные в «Блокноте», применимы и в \\Ъгс1Рас1. Но создатели ^огс!Рас1 пошли дальше. Они предусмотрели возможность отмены последних

действий нажатием кнопки

В меню ПРАВКА есть команды поиска текста, подобно «Блок­ноту», и добавлен поиск с заменой.

Форматирование Эокумента

^огс!Рас1 допускает весьма широкие возможности форматирова­ния текста. Это форматирование шрифта, абзацев, маркированных

списков, табуляции. Находятся они в пунктах меню ФОРМАТ, и не­которые дублируются на панели инструментов «Форматирование».

Форматирование шрифта позволяет форматировать и весь текст (как в «Блокноте»), и абзацы каждый в отдельности, и отдельное сло­во, и отдельную букву Меню ФОРМАТ ^ ШРИФТ или кнопки па­нели инструментов предоставляет диалоговое окно выбора гарниту­ры и начертания шрифта, размера, атрибутов (зачеркнутый и подчеркнутый), цвета изображаемых букв. Тоже можно сделать, ис­пользуя кнопки панели «Форматирование». Важно, что при этом со­блюдается принцип эквивалентности экранного и печатного изображе­ния. Говорят, что выполняется принцип ^^^У8I^VУС (\УКа1 Уои 8ее 1з \УЪа1 Уои Се1 — «что видишь (на экране), то и получишь (при печа­ти на листе)»).

Форматирование абзаца дает возможность установить абзацный отступ, он еще называется красная строка, отступы справа и слева. Отступы проще и наглядней устанавливаются простым перетаскива­нием движков на линейке (рис. 4.5).

Отступ красной строки

Перетаскивание за прямоугольник

приводит к одновременному

движению отступа слева

и отступа красной строки

Отступ слева

Отступ справа

Рис. 4.5. Форматирование абзаца

Процессор ^огдРас! может использовать как пропорциональные (Ала1, Типез), так и моноширинные (Соипег) шрифты, поэтому вы­равнивание пробелами нецелесообразно, следовательно, используют­ся различные виды машинного выравнивания: слева, справа по цен­тру. С той же целью используется и табуляция.

При форматировании абзаца предварительно выделять его не обя­зательно, достаточно, чтобы курсор находился в любой точке абзаца.

Табуляция используется в тех случаях, когда в тексте требуется сформировать ровные столбцы. Установить позиции табулятора мож­но разными способами, но проще расставить их непосредственно, щелкая мышью по линейке в местах, где надо установить табулятор. Перемещение курсора от одной позиции табулирования (значок на линейке 1_) к другой осуществляется нажатием клавиши ТаЬ.

Маркеры применяются, когда в тексте требуется поместить мар­кированный список, но в \\Ъгс1Рас1 имеется только один вид маркера

— черная круглая точка •. Перед набором маркированного списка

нажимаем кнопку на панели инструментов, после набора каж-

дого элемента списка нажимаем Еп1ег. Оформление списка, т.е. ус­тановка значка маркера и отступов, производится автоматически.

ВстаВка объектов В текстовый Эокумент

\\Ьгс!Рас1 позволяет делать вставки рисунков, формул, звуковых и видеофайлов таблиц Ехсе1, презентаций рохусг Рот! и других объек­тов. Возможность эта основана на технологии внедрения и связыва­ния объектов (ОЬЕ — ОЬ]ес1 1лп1сш§ апс! ЕтЪесШт^, разработчик М1сго8ой), позволяющей создавать комплексные документы из раз­ных типов данных, обеспечивать совместную работу нескольких при­ложений при подготовке одного документа, копировать и переносить объекты между приложениями. Выполняется операция следующим образом:

1. Меню ВСТАВКА ^ ОБЪЕКТ вызывает окно «Вставка Объекта»,
в котором происходит выбор объекта из списка.

2. Устанавливается переключатель «Создать новый /Создать из фай­
ла»; если объект создается из файла, то предоставляется кнопка
«Обзор», вызывающая диалоговое окно выбора файла.

3. Одновременно требуется установить галочку в переключателе
«Связь», если объект связывается, и не устанавливать ее, если
внедряется.

4. Установить галочку в переключателе «В виде значка», если вне­
дренный объект будет раскрываться при нажатии на значок.
Внедрение предполагает, что новый файл вольется в основной

документ. Связывание предполагает, что в основном документе бу-

дет помещена ссылка на связываемый файл. Внедрение создает цело­стный документ, который увеличивается в размерах (по сравнению со связанным), но допускает его передачу по сетям, тиражирование без оглядки на целостность связей. Связанный документ имеет мень­ший объем и предоставляет большие удобства для работы несколь­ких разработчиков над документом в компьютерной сети, так как каждый пользователь видит самую свежую версию тех частей доку­мента, которые выполняют его коллеги.

Печать документа

варительный просмотр», которая позволит посмотреть на страницу целиком, и если ее внешний вид в целом нас устраивает, то можно нажать кнопку «Печать», находящуюся на том же окне.

4.2.3. ТекстоВыи процессор Шогс!

Текстовый процессор ^огс! сейчас один из самых популярных программных продуктов в мире. Его последние версии представля­ют мощный программный конгломерат, объединяющий около тыся­чи различных возможностей по работе с текстовыми и электронны­ми документами. Ранние версии (а именно — до Д\Ьгс1 5.0) работали под управлением операционной системы М5-ВО8. Начиная с вер­сии ^огс!6.0 был воплощен принцип эквивалентности экранного и печатного изображения ДУУ8Г\УУС.

Седьмая версия (она же ^огё 95) вышла уже не как самостоя­тельный программный продукт, а в составе интегрированного паке­та программ М1сго8ой ОШсе офисного назначения. Восьмая версия (\\Ъгс1 8.0 или 97) вышла в составе пакета Мюгозой ОШсе 97, была ориентирована на использование кодировки 1)шсос1е, там же появи­лись средства по работе с электронными документами.

Версия \\Ъгс1 9.0 или Д\Ъг<1 2000 (она рассматривается в настоя­щей книге) входит в состав пакета Мюгозой ОШсе 2000. В ней рас­ширены возможности работы в сети, т.е. появились средства работы группы разработчиков, работающих в корпоративной компьютерной сети над одним проектом.

Рабочее окно текстового проиессоро

Рабочее окно текстового процессора внешне сходно с рабочим окном \\Ъгс1Рас1, состоит из строки меню, по умолчанию двух пане­лей инструментов, а вообще их шестнадцать, рабочего поля, строки состояния. В зависимости от настроек, вид рабочего окна может из­меняться.

Режимы отображения документов на экране. В меню ВИД име­ются команды ОБЫЧНЫЙ, ХУЕВ-ДОКУМЕНТА, РАЗМЕТКА СТРА­НИЦЫ, СТРУКТУРА, которые устанавливают режим отображения документа.

\4

В режиме ОБЫЧНЫЙ (кнопка Щ в левом нижнем углу) на эк­ране отображается текст без номеров страниц, колонтитулов, верти­кальной линейки и рисунков, выполненных средствами \Уогс1. Таким образом, достигается максимальная экономия площади экрана. Ре­жим ОБЫЧНЫЙ удобен в случаях быстрого набора текста на ран­них этапах подготовки документа.

В режиме ХУЕВ-ДОКУМЕНТА й| рабочее окно делится на две части: слева размещаются названия глав, одно из названий выделе­но, справа сам текст выделенной главы. Щелчок по названию главы справа приводит к появлению ее текста справа. Режим удобен при работе с документами с большим объемом.

В режиме РАЗМЕТКИ (кнопка Щ в полной мере выполняется принцип \УУ8Г\\^ГУО, т.е. на экране отображается страница (ее часть) с колонтитулами, рисунками, полями. Режим удобен для оформле­ния текстового документа.

В режиме СТРУКТУРА Л документ отображается с выделени­ем заголовков. Одновременно вызывается панель инструментов СТРУКТУРА, имеющая инструменты для навигации в большом до­кументе и работе с заголовками. Применяется режим в работе над большими документами.

В том же меню ВИД есть еще два режима отображения ВО ВЕСЬ ЭКРАН и СХЕМА ДОКУМЕНТА.

Режим ВО ВЕСЬ ЭКРАН позволяет временно убрать строку меню, панели инструментов, строку состояния — все кроме текста, тем самым максимально расширить полезную площадь экрана. Ре­жим удобен при чтении большого документа.

Режим СХЕМА ДОКУМЕНТА, подобно режиму \УЕВ-ДОКУ-

МЕНТ, делит страницу на две части — оглавления и содержания, он удобен для навигации по документу.

К отображению на экране имеет отношение пункт «Масштаб» из меню ВИД, позволяющий увеличивать или уменьшать изобра­жения на экране. Меню ФАЙЛ содержит еще два режима, исполь­зуемые для предварительного просмотра документа — это ПРЕДВА­РИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР для печатных документов и ПРЕД­ВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР ДУЕВ-ДОКУМЕНТА для электронных документов.

Панели инструментов

Меню текстового процессора \Уогс1 обладает свойством функци­ональной полноты, т.е. любая команда может быть найдена в глав­ном меню или одном из подменю. Но постоянное обращение к меню и подменю снижает эффективность работы пользователя. Исправляет это положение наличие панелей инструментов. Меню ВИД ^ ПА­НЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ предоставляет возможность выбора необ­ходимой по роду работ панели инструментов из раскрывающегося списка. Панели инструментов в ДУогс! настраиваемые, т.е. любые не­обходимые для выполняемой работы команды меню, пользователь может разместить в виде пиктограмм в строке меню или на любой из панелей инструментов.

Работа с окнами

Характерной особенностью \Уогс1 является мультиоконность (многооконность), т.е. способность одновременно работать с несколь­кими документами, находящимися в различных окнах (в рамках од­ного открытого приложения). При вводе и редактировании текста пользователь работает в активном окне, в котором возможен доступ ко всем меню. Команда ОКНО > УПРОРЯДОЧИТЬ ВСЕ дает воз­можность расположить окна документов последовательно и перехо­дить из одного окна в другое.

сокранение и реЭактироВание текста В Шогс!

Описанные в Блокноте и \Уок1Рас1 средства ввода текста, работы с блоками, сохранения файла применимы и в ХУогсГе. Кроме того,

они пополнены рядом возможностей (средства автоматизации вво­да, средства работы с формулами, диаграммами, графическими изоб­ражениями, рисунками и др.).

СозЭание Эокумента

В \\Ьгс1 любой документ создается на основе некоторого образ­ца, называемого шаблоном. Шаблон — это именованная совокупность параметров (страниц, абзацев, шрифтов и д.р.) для создания доку­мента, сохраняемая в библиотеке шаблонов. Например, при созда­нии документа по умолчанию (пиктограмма Д на панели инстру­ментов СТАНДАРТНАЯ) автоматически применяется шаблон ОБЫЧНЫЙ, который предполагает: шрифтПтез №^у Котап, раз­мером 12 пунктов, выравнивание слева, одинарный интервал между строками, запрет висячих строк. Но если создавать документ с по­мощью меню ФАЙЛ ^ СОЗДАТЬ... то откроется многостраничное диалоговое окно «Создание документа», представляющее библиотеку шаблонов. Там хранятся шаблоны различных документов, записок, отчетов, факсов, АУЕВ-страниц и др. Причем отдельные виды шаб­лонов имеют значок с волшебной палочкой — это Мастера (рис. 4.6).

Стан дар,,, Мастер резюме календа

1 I I

Рис. 4.6. Пиктограммы шаблонов

Документ создается так: вызывается шаблон, включается режим замены нажатием клавиши 1п8ег1, и по готовому тексту набирается новый, при этом все форматные заготовки заменяемой строки сохра­няются. Процесс создания шаблона с помощью Мастера еще проще: вызывается Мастер, а он является программой на языке УВА. Мас­тер задает ряд вопросов по существу содержания документа без фор­матирования, по завершении диалога выдается готовый форматиро­ванный документ.

Сокронение документа

Сохранение документа аналогично \\Ьгс1Рас1, по умолчанию оно производится в папку «МОИ ДОКУМЕНТЫ», но диалоговое окно ввода позволяет легко сохранять файлы и в некоторых других пап­ках: ЖУРНАЛ, РАБОЧИЙ СТОЛ, ИЗБРАННОЕ, \УЕВ-ПАПКИ, их кнопки находятся в левой части диалогового окна. Журнал — это виртуальная папка, в которой запоминаются все файлы и папки, использовавшиеся в последние две недели. Любую из папок можно открыть и поместить туда сохраняемый файл. Избранное — папка для хранения ярлыков \УеЪ-страниц. Используется в основном для откры­тия документов. \УеЪ-папки — папки, хранящиеся не на локальном компьютере, а в сети 1п1егпе1 (\У\У\У \УеЪ-сервере) или корпоратив­ной сети 1п1гапе1.

Пополнительные Возможности ВВоЭа текста

Текстовый процессор \Уогс1, как известно, является многооконным приложением, что создает удобства при одновременной работе с не­сколькими документами, например, при создании документа на ос­нове нескольких источников. Для этого \\Ьгс1 (как и все приложения \Ут<Зо^8) использует временную область памяти — Буфер Обмена. В него помещаются перемещаемые и копируемые данные. Обмен данными можно производить между разными приложениями \Утс1ош8, и эти данные могут быть в текстовом, графическом или смешанном виде.

В значительной степени позволяет ускорить ввод текста АВТО­ЗАМЕНА и АВТОТЕКСТ. С помощью автозамены можно создать сокращения для часто встречающихся в тексте слов и словосочета­ний, расшифровывать аббревиатуры или исправлять распространен­ные ошибки, например, неверно набранное слово «очепятка» — автоматически заменять на «опечатка», сокращение СУБД — на «система управления базой данных», ц. — заменять на слово \Уогс1 и т.п.

Для добавления новой автозамены надо зайти в меню СЕР­ВИС ^ АВТОЗАМЕНА и в поле ввода «Заменить» набрать слово или аббревиатуру, которое следует автоматически заменять в процессе

ввода. В поле ввода «На» набрать текст, который будет появляться взамен указанного и щелкнуть по кнопке «Добавить».

Автотекст в \Уогс1 представлен двумя функциями: автозаверше­нием и автотекстом. Автозавершение реализуется, если пользователь набирает четыре буквы из слова, хранящегося в словаре автотекста, возникает всплывающая подсказка с полным текстом фрагмента, а нажатие Еп1ег завершает набор фрагмента. Автотекст можно выбрать из списка ВСТАВКА ^ АВТОТЕКСТ.

Отличия Автотекста: Автотекст позволяет запоминать отформа­тированные фрагменты текста. Элементами Автотекста могут быть рисунки, графики, таблицы.

Форматирование текста

Форматирование текста в >\Ьгс1 выполняется с помощью меню ФОРМАТ. Наиболее часто используемые команды меню вынесены в панель инструментов ФОРМАТИРОВАНИЕ в виде кнопок. Меню ФОРМАТ содержит возможности выбора параметров: шрифта, абза­ца, заливки, списков, рамок, стиля и др.

Параметры шрифта. Диалоговое окно имеет три вкладки: ШРИФТ, ИНТЕРВАЛ, АНИМАЦИЯ.

Вкладка ШРИФТ аналогична >Уогс1Рас1, но имеет значительно большие возможности по видоизменению шрифта.

Вкладка ИНТЕРВАЛ имеет окна ввода: МАСШТАБ, ИНТЕР­ВАЛ, СМЕЩЕНИЕ. Масштаб указывает ширину шрифта в про­центах относительно некоторого нормального значения, т.е. при од­ном вертикальном размере векторный шрифт (Тше Туре) может быть нормальным (100%), хххи^эсжиту* (2ОО%) или узким (80%).

Интервал указывает на расстояние между символами в пунктах, может быть обычный, разреженный (на 2 пункта в этом случае) или уплотненный (на 1 пункт).

Смещение применяется, чтобы приподнять или опустить часть

текста над остальным, смещения может не быть, может быть смеще-

вверх (на 3 пт.)
ние или

вниз (тоже 3 пт.).

Вкладка анимация предоставляет различные возможности офор-

мительских эффектов, например, мигающий фон, фейерверк, мура­вьи и т.п., применимо только для электронных документов в форма­те процессора. Для \УеЪ-документов он не целесообразен, так как не все браузеры поддерживают этот формат.

Параметры абзаца. Диалоговое окно настроек параметров абза­ца устанавливает величины отступов слева и справа абзаца, отступ красной строки, интервалы перед абзацем, после абзаца и между­строчный интервал.

С каждым абзацем в \Уогс1 связывается понятие уровень. В режи­ме «Схема документа» в левой части страницы отображаются все аб­зацы, уровень которых выше «основного текста» (или «обычный»). Например, «1 уровень», «2 уровень» и т.д. Причем абзацы второго уровня вкладываются в абзацы первого уровня и третьего во второй и т.д., подобно тому, как это делается с папками в проводнике. В целом, просматривая левую часть «Схемы документа» мы видим структуру его. Сделав щелчок на абзаце слева, мы вызываем соответ­ствующий элемент текста справа, упрощая перемещения по большим документам.

Создание списков. Колонки. Для создания списка необходимо вой­ти в меню ФОРМАТ ^ СПИСОК, в котором указать, какой созда­ется список: маркированный, нумерованный или многоуровневый. При выходе из меню автоматически появляется выбранный маркер или первый номер списка. В дальнейшем, при вводе очередного пун­кта списка и нажатии клавиши Еп1ег, на следующей строке появля­ется маркер или очередной номер списка. Выход из списка может быть сделан двойным нажатием Еп1ег.

Текст в \\Ьп1 может быть расположен в нескольких колонках, меню ФОРМАТ ^ КОЛОНКИ (или кнопка на панели стандартная) вызывает диалоговое окно, в котором можно выбрать количество колонок, ширину и промежуток для каждой, установить их одина­ковыми по ширине или задать ширину каждой. Кнопка «Применить» позволит оформить не весь текст, а только выделенную часть.

Разбивка на разделы. Параметры страницы.У/огА позволяет раз­бивать документ на два раздела и больше, если необходимо устано­вить различные параметры форматирования страницы (поля, размер бумаги, ориентацию страниц — книжную или альбомную) для раз­ных разделов. По умолчанию эти виды форматирования применяют­ся ко всему документу. Меню ВСТАВКА ^ РАЗРЫВ.

Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы по­влечет за собой изменение полей во всем документе или, при нали­чии нескольких разделов, только в текущем разделе.

Если нужно установить точные размеры полей страницы (и ряд других параметров) можно применить диалоговое окно ФАЙЛ ^ ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ.

Стили оформления. Как известно, абзац — это часть текста меж­ду двумя нажатиями клавиши Еп1ег, т.е. любой заголовок является абзацем. Абзац имеет несколько параметров настройки и, конечно, было бы нерационально, каждый раз набирая новый заголовок, по­вторять все настройки сначала. С этой целью в \\Ьгс1 введено поня­тие стиля оформления.

Стиль оформления — это поименованная совокупность настроек параметров оформления (шрифта, абзаца).

При необходимости оформления абзаца чаще всего пользуются готовым стилем. Это ускоряет процесс набора и обеспечивает един­ство всех абзацев данного стиля. Некоторое количество стилевых за­готовок можно увидеть в поле со списком «Стиль» на панели инст­рументов «Форматирование». Чтобы форматировать один абзац по стилю, достаточно курсор установить в любой точке абзаца, открыть список «Стиль» и щелкнуть по выбранному стилю. При форматиро­вании нескольких абзацев их необходимо выделить.

Если перечисленных стилей в поле «Стиль» недостаточно, мож­но обратиться в меню ФОРМАТ ^ СТИЛЬ, которое вызовет диало­говое окно выбора стиля. В списке «Стили» выбрать необходимый стиль (в том же окне находится описание стиля и образец).

Можно создать свой стиль на основе одного из выбранных, для чего нажать кнопку «Создать», которая откроет диалоговое окно «Из­менение стиля». В поле «Имя» ввести имя создаваемого стиля, в поле «Основан на стиле» указать стиль, на котором он основан. Указать стиль следующего абзаца и, нажав кнопку «Формат», указать пара­метры шрифта, абзаца, границы, рамок и т.д.

Созданные стили сохраняются вместе с документом. Если они оказались удачными, имеет смысл сохранить их отдельно от докумен­та в виде шаблона. Тогда их можно использовать в других докумен­тах. Создать шаблон на основе готового документа можно при его

сохранении меню ФАЛ ^ СОХРАНИТЬ КАК и в поле со списком «Тип файла» выбрать «Шаблон документа».

В \Уогс1 2000 имеется специальное средство оформления темы. Тема объединяет в себе следующие элементы оформления:

• фоновый узор;

• стили заголовков и основного текста;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов (линий).

Доступ в меню осуществляется командой ФОРМАТ ^ ТЕМЫ.

СозЭание формул

Текстовый процессор \\Ьгс1 снабжен редактором формул М1сго8ой 3.0, который позволяет создавать формульные выражения и вставлять их в текст. Формульный редактор запускается через меню ВСТАВКА ^ ОБЪЕКТ, в открывшемся окне выбирается объект МЮГО8ОЙ ЕяиаИоп 3.0. Привычный вид экрана меняется на меню ре­дактора формул и панель инструментов «Формула».

Настройка параметров стиля редактора формул выполняется ко­мандой меню СТИЛЬ ^ ОПРЕДЕЛИТЬ, вызывающей диалоговое окно, в котором устанавливаются форматные настройки (гарнитура, полужирный, курсив) для текста, функции, символов, чисел и т.д. Если основной текст документа разрабатывается на основе шаблона «Обычный», то хороший внешний вид формул получается при уста­новке размеров кнопкой «По умолчанию».

Для набора формул используется панель инструментов «Форму­ла» (рис 4.7).

Как видно, она имеет два ряда кнопок: верхний ряд — матема­тические символы, нижний ряд — шаблоны формул. Шаблоны пре­доставляют поля ввода, в которые с клавиатуры набираются необхо­димый текст или символы.

Робота с тоблииоми, рисунками, чертежами

Таблица представляет собой набор данных, организованных в виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Таблицы в М1сго8ОЙ \Уоп! являются очень удобным и наглядным способом представления данных. С по­мощью таблиц организация информации в столбцах упрощается в сравнении с расстановкой табуляторов, а внешний вид улучшается.

Для работы с таблицами удобно использовать панель инструмен­тов «Таблицы и границы», проще всего она вызывается щелчком по

кнопке ЛЦ1 на панели «Стандартная». Содержимое этой панели час­тично перекрывается содержимым меню «Таблица».

Создание таблицы. Для создания необходимо установить курсор в место, где она будет находиться, зайти в меню «Таблица» и щелк­нуть на строке «Добавить таблицу». Выбрать указателями размер таб­лицы, например, 4 строки и 3 столбца. Там же даются указания по линейным размерам ячеек, они могут задаваться вручную и автома­тически — по умолчанию («Авто»). При этом ширина столбцов бу­дет установлена в зависимости от содержимого ячеек.

Таблицы сложной формы рационально создавать на основе про­стой таблицы, редактируя ее потом методом рисования. Для этого на панели инструментов «Таблицы границы» есть инструменты: «Нари­совать таблицу», «Ластик», «Тип линии», «Толщина линии», «Цвет границы», «Границы», «Заливка».

Для установки клавиатурного курсора в таблицу щелкнем на нужной ячейке, после чего возможен ввод в ячейки таблицы текста. Перемещать курсор между ячейками можно клавишами перемеще­ния курсора или мышью, щелкнув на нужной ячейке.

Редактирование и оформление таблицы. Чтобы редактировать таб­лицу, необходимо прежде всего выделить одну или несколько ячеек, где будут производиться изменения. Выделить всю таблицу или ее часть можно, проведя по ним мышью с нажатой левой клавишей, или в меню «Таблица» подобрать нужную опцию выделения.

Для изменения ширины столбца установим курсор мыши на линию разделения столбцов (при этом курсор примет вид двунаправ-

ленной стрелки) и перетащим ее вместе с линией на нужное место. Аналогично можно менять высоту ячеек.

Чтобы очистить содержимое строки, столбца или отдельной ячейки, нужно их выделить и нажать клавишу Ое1е1е.

Чтобы удалить строку, столбец или отдельную ячейку, нужно их выделить и, щелкнув на соответствующей строке в меню «Таблица», выполнить операцию.

Объединить ячейки можно, выделив их, и в меню «Таблица» щелкнуть на строке «Объединить ячейки». Разбить одну или несколь­ко ячеек таблицы можно так:

• выделить ее;

• щелкнуть в меню «Таблица» на строке «Разбить ячейки»;

• установить параметры разбивки и нажать кнопку ОК.

Когда таблица создана, в нее можно добавить новые ячейки, за­ливку, границы и другие элементы форматирования.

Сортировка данных и вычисления в таблицах. В таблице можно производить сортировку данных по одному или нескольким столб­цам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в про­цессе. Щелкнем по любой ячейке столбца, по которому нужно про­вести сортировку. В меню ТАБЛИЦА ^ СОРТИРОВКА введем дополнительную информацию о характере сортировки. Нажмем О К — действие выполнится.

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и произ­водить другие математические действия. Наиболее распространенное из них — это вычисление общей суммы для данных столбца или строки. Кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Таблицы и границы» позволяет автоматически посчитать сумму данных, распо­ложенных слева, или сумму данных, расположенных выше указан­ной ячейки.

Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные разде­лители между данными из бывших столбцов. При этом использует­ся меню ТАБЛИЦА ^ ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТЕКСТ.

Создание рисунка. >Уогс1 позволяет создавать собственные рисун­ки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без художественных способностей украшать свои документы рисованны­ми иллюстрациями и чертежами. Для работы с векторными рисун­ками и чертежами в \Уогс1 разработан ряд инструментов, объединен-

ных в панели инструментов «Рисование». Вызов ее происходит либо как обычно через меню ВИД > ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, либо

нажатием пиктограммы,Ж на панели инструментов «Стандартная».

Процесс создания векторного рисунка состоит из трех основных действий:

1. Вставка в документ рисованных объектов из набора графичес­
ких примитивов, объединенных в пиктограмме «Автофигуры»
(это линии, стрелки, фигуры).

2. Перемещение рисованных объектов по документу, изменение их
размеров.

3. Видоизменение рисованных объектов, например, можно менять
толщину линии, цвет текста, пропорции и форму примитивов.
Для того чтобы нарисовать объект, необходимо щелкнуть мышью

на его кнопке на панели инструментов «Рисование», затем с помо­щью протяжки развернуть объект в какой-либо области создаваемо­го рисунка. Для выделения только что нарисованного объекта про­сто щелкнем на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров.

Быстро переместить выделенный объект можно с помощью пе­ретаскивания или клавишами управления курсором, более точное перемещение маленькими шагами получается, если клавиши управ­ления курсором сочетать с удерживанием клавиши С1г1.

Для изменения цвета линий объекта щелкнем на списке кноп­ки «Цвет линии» на панели инструментов «Рисование» и выберем цвет; чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкнем на списке кнопки «Цвет заливки» и выберем цвет заливки.

Для изменения толщины или стиля линий объекта выделим объект, а затем щелкнем на кнопке «Тип линии» или «Тип штриха» соответственно.

Для добавления надписи щелкнем на кнопке «Надпись». Затем щелкнем в том месте документа, где будет располагаться надпись, введем текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкнем мы­шью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Еще одно полезное свойство предоставляет пиктограмма

«Формат объекта». Выделив объект и нажав эту кнопку, мы вызыва­ем диалоговое окно «Формат автофигуры».

В нем можно установить цвет заливки, сделать ее полупрозрач-

ной или отказаться от нее вовсе, т.е. получить только линию по кон­туру (например, был круг — станет окружность). Можно установить цвет и толщину линии, а можно от нее отказаться вообще, что часто применяется в надписях, чтобы они не получались в рамках. Во вкладке «Размер» показываются размеры объекта при печати на принтер. Изменяя значения размера в «Формате автофигуры», мы изменяем объект, и это делает возможным создание небольшого чер­тежа в масштабе.

4,3. Электронные таблииы

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке прямоугольных таблиц данных разных типов (текстовых, числовых). Применение для таких задач средств алгоритмических языков высо­кого уровня оказалось во многих случаях не эффективно. Текстовые процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но они плохо приспособлены для вычислений. Вышеуказанные причи­ны вызвали появление программ, называемых электронными табли­цами, объединяющими в себе возможности:

• текстовых процессоров по созданию и форматированию таблиц;

• математической обработки табличных данных;

• визуализации результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.
История развития программ обработки электронных таблиц на­
считывает около двадцати лет, налицо огромный прогресс в этой
области программного обеспечения. Примерами программ электрон­
ных таблиц являются Ъо1т 1-2-3 (Ъо1т), М/сгауо/? Ехсе1. В настоящее
время наибольшее распространение получил программный комплекс
Мсгаго// Ехсе1. Далее мы подробно рассмотрим его. Современные
программные продукты этого вида имеют:

• калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью кото­
рого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в
таблицах;

• модуль диаграмм для создания презентационной графики, кото­
рый позволяет на основе числовых данных, полученных с помо­
щью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных
типов;

• модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам дан­ных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач учета, составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук.

4,3.1. Обшие сВебениа

о табличном проиессоре Ексе!

Документом Ехсе1 является рабочая книга — это файл с произ­вольным именем и расширением,х1з. Рабочая книга состоит из ра­бочих листов (в количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним работает пользователь. Рабочий лист представляет собой таблицу, в которой может содержаться до 65536 строк и до 256 столбцов. Стро­ки нумеруются числами (от 1 до 65536), столбцы — латинскими бук­вами А, В, С,..., У, 7, АА, АВ, АС,.., А2, ВА,..., IV.

Ячейки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каж­дая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на пересечении которых она находится, например А1, В5, АВ234. Ад­реса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный квадра­тик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором: <— Т —» 4, Ра§е11р, Ра§е Оо^п, Ноте, Епё или щелчком мыши.

Диапазоны. Иногда в Ехсе! требуется работать не с одной ячей­кой, а с группой ячеек в виде прямоугольника, такая группа назы­вается диапазон. Прежде чем работать с диапазоном, следует его вы­делить. Выделяется диапазон протягиванием мышью по диагонали диапазона. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером за­полнения, как на активной ячейке.

Элементы управления. Окно Ехсе! (рис 4.8) содержит заголовок, строку меню, панели инструментов «Стандартная» и «Форматирова­ние», рабочее поле, строку состояния. Назначение этих элементов аналогично назначению таких же элементов

$л*.жрм 'v*»ь&^л^/»^а ь^*Ий4^кя5 ШдегагаНвШШ^Я • ^: I 1^жШКйЙ?Йж*8Я*»Згя

<ху^^^а_у^ << _<Ух^^ЗЯЩ|1^№^'х«^ЗДр«П|ИВчй^|^^у^Жу^^:1Дур«?:^^Д|р||Р^НИЯ1Щ^:^Ж^У|У^ •и^^ЩКл^Ал^лй.жу 2~*^2

Рис. 4.8. Окно Ехсе!

Панели инструментов Ехсе! можно настраивать: добавлять и уда­лять кнопки (пиктограммы команд), создавать новые панели инст­рументов, а также отображать, скрывать и перемещать существую­щие панели инструментов, совершенно аналогично \Уог<1.

Главное меню и панель инструментов «Стандартная» имеют ко­манды «Открыть» и «Сохранить», которые работают так же, как и в вышеописанных программных продуктах. Файл может сохраняться в формате «Книга Мюгозой Ехсе!». Это его основной формат (.х!з),

но параллельно могут использоваться формат шаблона (.хИ), ряд фор­матов, связывающих Ехсе! 2000 с его старыми версиями, а также ряд форматов, позволяющих связать Ехсе! с базами данных. При сохра­нении файла в Ехсе! можно установить пароль.

Табличный процессор Ехсе! ведет протокол всех действий, по­следние шестнадцать запоминает и в любой момент позволяет отме­нить несколько последних действий нажатием кнопки

Работа с окнами. Иногда необходимо одновременно просматри­вать различные части большой таблицы, например строку заголов­ков таблицы и какую-либо ее часть. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна: устанавливаем указатель мыши на горизонталь­ный или вертикальный движок разбиения (рис. 4.9) (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетягиваем его в нужное место. Каж­дая область будет иметь свою полосу скроллинга для перемещения по таблице.

Рис. 4.9. Разделение окна таблицы на подокна

Ехсе! представляет пользователю многооконный интерфейс. Это значит, что одновременно могут быть открыты несколько окон, в которых будет отображаться одна и та же книга (например, разные страницы) или разные рабочие книги. Делается это с помощью меню ОКНО команды НОВОЕ. В этом случае в заголовке окна после име­ни рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна. Например, первое окно рабочей книги будет называться КНИГА:!, второе будет названо КНИГА:2.

Одновременно на панели задач появятся кнопки открытых окон,

что дополнительно облегчит переход от одного окна к другому. Зак­рыть окно можно обычным щелчком на кнопке «крест» в заголовке. Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Иногда требуется зафиксировать одну часть таблицы, например, заголовок, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации только вертикальных (горизонтальных) заголовков следует выделить строку ниже заголовков (столбец справа от заголовков), обратиться в меню ОКНО ^ ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ. Для одновременной фик­сации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необходимо выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделен­ной ячейки будут зафиксированы), затем меню ОКНО ^ ЗАКРЕ­ПИТЬ ОБЛАСТИ.

Работа с листами в Ехсе1. Принцип работы с листами напоми­нает обычную работу с деловыми блокнотами в офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю информацию, относящую­ся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что повышает нагляд­ность рабочих документов.

Корешки отдельных рабочих листов одной рабочей книги рас­положены в нижней части экрана (именной указатель листов), по умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3»; щелкая по ним мышью, можно переходить с одного листа на другой. Корешок активного рабочего листа маркируется белым цветом.

Листы можно добавлять, удалять, переименовывать. Команды этих операций находятся в меню ПРАВКА, ВСТАВКА, но более удобно воспользоваться контекстным меню именного указателя ли­стов. При переименовании рабочих листов запрещается использовать следующие символы: квадратные скобки [ ], двоеточие:, слеш пря­мой /, слеш обратный \.

Рабочий лист или рабочую книгу можно защитить от изменений паролем, для этого надо зайти в меню СЕРВИС ^ ЗАЩИТА ^ ЗА­ЩИТИТЬ ЛИСТ (или ЗАЩИТИТЬ КНИГУ).

Работа со столбцами и строками таблицы. Изменение высоты строки или ширины столбца производится следующим образом. Кор­ректируемая строка или столбец таблицы должны быть выделены. В меню ФОРМАТ ^ СТРОКА выбирается одно из подменю следу­ющего уровня, содержащее пункты: ВЫСОТА, АВТОПОДБОР ВЫ-

СОТЫ, СКРЫТЬ, ОТОБРАЗИТЬ (аналогичные пункты есть и в меню СТОЛБЕЦ). ВЫСОТА позволяет установить высоту выделен­ных строк в пунктах. АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ устанавливает высо­ту по высоте содержимого. Команда СКРЫТЬ скрывает строки, не удаляя их, применяется для скрытия промежуточных вычислений. Снова отобразить скрытые строки можно командой ОТОБРАЗИТЬ, предварительно выделив две строки, между которыми находится скрываемые строки. Коррекцию размеров ячеек можно выполнить и с помощью мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк (или столбцов). При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки (рис. 4.10).

Рис. 4.10. Коррекция размеров ячеек

Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, сдви­нуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместим эту линию в нуж­ную позицию и отпустим кнопку мыши, в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по нижней границе строки (столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

4,3,2, СозЗоние лгюблии

Ввод данных в ячейку и в диапазон. В любой ячейке Ехсе! может содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данного оп­ределяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака равенства, то процессором это понимается как формула. Далее мы подробно опишем правила построения формул, сейчас же заметим, что формулы содержат обычные арифметические операторы, напри­мер, + (плюс), — (минус), • (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления.

Число вводится в привычном виде со знаком или без него, в качестве разделителя целой и дробной части, может быть точка или запятая в соответствии с настройками ХЭДпёоте. Любая прочая по­следовательность символов понимается как текстовые данные.

Редактирование содержимого ячейки можно произвести двойным щелчком по ячейке. При этом она переводит ее в режим редактиро­вания содержимого, т.е. в поле ячейки появляется курсор, измене­ния вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершаем редактирование нажатием клавиши Еп1ег или щелчком на пиктограм­ме 'у*, в строке формул.

Автозаполнение. Если необходимо продублировать какое-либо данное (числовое или текстовое) в ряд смежных ячеек в строке или столбце, то можно ввести одно данное, затем перетащить маркер за­полнения ячейки с введенным данным по строке или столбцу, про­изойдет автоматическое копирование содержимого ячейки.

Иногда требуется заполнить смежные ячейки не одинаковыми, но похожими данными, например, «1 блок», «2 блок», «3 блок» или «ряд 1», «ряд 2», «ряд 3». Делается это также с помощью маркера заполнения, т.е. в ячейку вводится первое данное («1 блок»), затем ячейка протягивается за маркер заполнения.

Копирование ячеек, содержащих данные. Чтобы скопировать содер­жимое ячейки или диапазона, нужно активизировать ячейку или вы­делить диапазон, вызвать меню ПРАВКА ^ КОПИРОВАТЬ или пра­вой кнопкой мыши вызвать контекстное меню пункт КОПИРОВАТЬ, активизировать ячейку, являющуюся началом диапазона, куда долж­ны быть скопированы данные, меню ПРАВКА ^ ВСТАВИТЬ или контекстное меню пункт ВСТАВИТЬ, затем нажать клавишу [Еп1ег].

Форматирование ячеек. Форматирование в Ехсе! предполагает ряд действий по установке: форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки.

Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ ^ ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Фор­мат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры.

Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как чис­ловой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы фор­матов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы.

«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой, при необходимости разделитель групп разрядов (три разряда — пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксирован­ной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — как числовой, но число сопровождается знаком валюты р., $, €, И и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифмети­ческие действия. Удобен формат для денежных расчетов.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи чис­ла отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при про­смотре документа.

«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть число дней, прошедших от 1-го января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.05.04, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получит­ся 02.05.04, но если ячейку А1 переформатировать в числовой фор­мат, то получится 38108, т.е. количество дней, прошедших с 1-го ян­варя 1900 г.

«Время» — служит для отображения времени по одному из пред­лагаемых шаблонов. Допустима арифметика, но надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «дата-время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.

«Процентный» — число в ячейке умножается на 100 и добавля­ется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби (приближенно) по шаблону.

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей за­пятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было, восприни­мается процессором как текст. Арифметические операции недопус­тимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форма­тируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладка ВЫРАВНИВАНИЕ. Некоторые команды этой вкладки дублируются на панели инструментов «Форматирование», техника аналогична \Уог<1

Вкладка ШРИФТ аналогична диалоговым окнам выбора шриф­та \Уог<1.

Вкладка ГРАНИЦА — позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.

Вкладка ВИД — определяет цвет и узор заливки ячеек.

Вкладка ЗАЩИТА — позволяет снять защиту с выделенного диа­пазона. Обычно это делается перед тем как защищать весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных за­щиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными резуль­татами защищается (меню СЕРВИС > ЗАЩИТА > ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ...).

4.3.3. Работа с формулами, Эиаграммами, списками

Формулы

Ввод формул. Возможность работы с формулами и встроенными функциями является важнейшей особенностью электронных таблиц. Логика использования табличного процессора требует применять формулы везде, где значения одних ячеек зависят от значений дру­гих, так как если значения ячеек с исходными данными изменяют­ся, то автоматически изменяются значения всех зависимых ячеек.

Как известно, ввод формулы начинается со знака равенства, со­провождается появлением формулы в ячейке и дублировании набо­ра в строке формул, завершается нажатием клавиши Еп1ег, после чего в ячейке появляется результат вычисления (при настройках процес­сора по умолчанию), а саму же формулу теперь можно увидеть в стро­ке формул, если активизировать ячейку.

Формула может содержать числовые константы, ссылки (адреса ячеек, содержимое которых участвует в вычислениях), функции. Ука­занные элементы между собой могут соединяться знаками арифме­тических операций, скобки могут изменять принятый в арифметике порядок действий.

Например, пусть в ячейке А1 содержится число 10, в ячейке В1 число 20, в ячейку С1 введем формулу =А1+В1+2. После заверше­ния ввода (нажатие ЕШег) в ячейке С1 появится результат сложения чисел, содержащихся в ячейках А1 и В1, увеличенный на 2, т.е. 32. Если изменить число, хранящееся в ячейке А1, например заменить на 20, то наличие формулы в ячейке С1 автоматически изменит ее значение на 42.

Ссылки А1 и В1 в формуле можно делать, непосредственно вво­дя с клавиатуры текст формулы или после знака равенства сделать щелчок по ячейке А1 (в формуле появится ссылка А1), набрать знак +, сделать щелчок по В1, снова +, набрать 2.

Автозаполнение ячеек формулами. Активизируем ячейку С1 из предыдущего примера и протянем ее за маркер заполнения вниз по столбцу. В ячейку С2 автоматически введется формула =А2+В2+2, в СЗ =АЗ+ВЗ+2 и т.д. При протягивании по столбцу номер столбца увеличивается. Вернемся в ячейку С1 и протянем ее по строке, по­лучим: в ячейке О1 =В1+С1, в Е1 =С1+О1 и т.д., при протягива­нии по строке номер строки увеличивается. Таким образом, при про­тягивании формулы ссылки А1 и В1 модифицируются, такие ссылки называются относительными. Чтобы ссылки не модифицировались при протягивании по строке, ее следует записать как С$1; запретить модификацию по столбцу можно, применив ссылку $С1. Ссылка бу­дет неизменна при любом протягивании в виде $С$1. Такие ссылки называются абсолютными.

В длинных математических расчетах по формулам, как правило, исходные данные содержатся в ячейках, которые в дальнейшем ис­пользуются как абсолютные ссылки. Весьма неудобно было бы по­стоянно помнить, в каких ссылках какие параметры находятся (на­пример, в $С$1 находится параметр Ь, в $О$147 — ^ и т.п.). Для этого в Ехсе! есть возможность переименования абсолютных ссылок. Меню ВСТАВКА ^ ИМЯ ^ ПРИСВОИТЬ вызывает диалоговое окно, в ко­тором можно абсолютную ссылку переименовать. В том же меню при необходимости можно удалить уже существующее имя.

Ссылки на другие листы и книги. Для обращения к значению ячей­ки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя это­го листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, нахо­дясь на листе 1, можно ввести в ячейку А1 формулу =ЛИСТ4!ВЗ+1 для обращения к ячейке ВЗ на рабочем листе ЛИСТ4. Если в названии

листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Свя­зывание двух ячеек можно упростить, для чего на листе 1 в ячейке А1 набрать знак =, затем через корешок обратиться к листу 4 и щелкнуть по ячейке ВЗ.

Копирование ячеек, содержащих формулы. Техника копирования, перемещения, удаления ячеек, содержащих формулы, такая же, как и ячеек, содержащих данные (см. 4.2.2.) Но если в формуле содер­жатся относительные ссылки, то при копировании и перемещении они модифицируются. Рассмотрим на примере. Пусть в ячейке СЗ содержится формула = А1+$В1+С$1+$О$1. Перенесем или скопи­руем ее в ячейку Е6, т.е. на два столбца правей и на три строки ниже. Тогда все относительные адреса формулы в ячейке Е6 увеличатся на два по столбцу, на три по строке. В результате в ячейке Е6 получим формулу =С4+$В4+Е$1+$В$1.

Работа с функциями. Ехсе! позволяет использовать в формулах ряд встроенных математических, логических, статистических функ­ций. Функции объединяют несколько вычислительных операций для решения определенной задачи, имеют один или несколько аргумен­тов. В качестве аргументов функций выступают числовые значения и/или адреса ячеек.

Вызывается функция, как правило, с помощью МАСТЕРА ФУНК­ЦИЙ меню ВСТАВКА или кнопки Д.

Диалоговое окно «Мастера функций» имеет два шага. На пер­вом шаге выбирается тип функции в поле «Категория», затем сама функция в списке «Функция». Следующий шаг уточняет аргументы.

йиогроллмы

Диаграмма — это представление данных таблицы в графическом виде, которое используется для анализа и сравнения данных. На ди­аграмме числовые данные ячеек изображаются в виде точек, линий, полос, столбиков, секторов и в другой форме. Группы элементов дан­ных, отражающих содержимое ячеек одной строки или столбца на рабочем листе, составляют ряд данных. Строятся диаграммы с по­мощью Мастера диаграмм. Вызывается через меню ВСТАВКА

ДИАГРАММА или нажатием кнопки ЦЩ на панели инструментов

вшввн

«Стандартная». Мастер имеет четыре шага, где выясняются вопросы

о виде диаграммы, особенностях оформления и размещения, затем строится диаграмма.

Списки

Списки позволяют эффективно работать с большими упорядо­ченными наборами данных, имеющих одинаковую структуру Напри­мер, списком является телефонный справочник, в котором в боль­шом количестве строк приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В таблич­ном процессоре имеются операции для их обработки (сортировка, фильтрация).

В первой строке рабочего листа обычно помещаются названия отдельных полей списка. Эта строка используется в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей строки, вводятся данные.

Для быстрого заполнения таблицы можно обратиться к меню ДАННЫЕ ^ ФОРМА, которое откроет диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля ввода будут заполнены данными, щелкнем по командной кнопке ДОБАВИТЬ. Затем можно начать ввод следующе­го элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы спис­ка. В заключение закроем окно щелчком по командной кнопке ЗАК­РЫТЬ. Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем листе.

Фильтрация данных. Выделим заголовки списка. Откроем в меню ДАННЫЕ > ФИЛЬТР > АВТОФИЛЬТР. В таблице рядом с назва­ниями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками известно, это раскрывающиеся списки (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Раскрывающиеся списки

Щелкнув по одной из этих стрелок, получим меню с перечнем значений данного поля (рис. 4.12).

(Все) (Первые 10.,,) (Условие,,,) временный

|коллега — сосед

Рис. 4.12. Перечень значений поля

Щелчком выберем какой-либо пункт из этого перечня. В спис­ке отобразятся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным значением, т.е. произойдет фильтрация дан­ных. При этом пиктограмма со стрелкой будет изображена другим цветом. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к полному списку, то нужно выбрать опцию ВСЕ в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация. Здесь же есть опция УСЛОВИЕ, позволяющая задать условие фильтрации. Например, выбрать все записи, значение поля у которых больше 10 и т.п.

Сортировка данных. Активизируем первую ячейку в столбце «Фа­милия». Выберем меню ДАННЫЕ ^ СОРТИРОВКА. Откроется ди­алоговое окно этой директивы, в котором указываются поля сорти­ровки и рядом с каждым полем расположены две селекторные кнопки ПО ВОЗРАСТАНИЮ и ПО УБЫВАНИЮ, указывающие на­правление сортировки.

Печать. Перед распечаткой таблиц необходимо установить па­раметры страницы с помощью команды меню ФАЙЛ > ПАРАМЕТРЫ СТРАНИЦЫ. Эта процедура во многом сходна с \Уог<1. Отличие лишь в том, что таблица здесь может быть распечатана в масштабе. Для этого включим переключатель УСТАНОВИТЬ и укажем масш­таб распечатки. Если включить переключатель РАЗМЕСТИТЬ НЕ БОЛЕЕ ЧЕМ НА, то таблица или выделенная область будет умень­шена настолько, чтобы разместиться на количестве страниц, указан­ном в полях СТР. В ШИРИНУ и СТР. В ВЫСОТУ.

Для просмотра таблицы перед печатью используется команда ФАЙЛ * ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР или кнопка

Выйти из режима предварительного просмотра можно с помо­щью кнопки ЗАКРЫТЬ или клавиши Езс. Для распечатки таблицы необходимо обратиться в меню ФАЙЛ ^ ПЕЧАТЬ, которое имеет та­кие же настройки, как соответствующая опция в \Уог<1 Чтобы напе­чатать одну копию активных листов, достаточно щелкнуть кнопку

4,4. Основы информоиионнын систем. Базы Зоннын

4,4.1, Основные понятия

Как уже говорилось в главе 1, в истории развития вычислитель­ной техники наблюдалось два основных направления ее применения.

Первое связано с выполнением больших численных расчетов, которые трудно или невозможно произвести вручную. Развитие этой области способствовало ускорению развития методов математичес­кого моделирования, численных методов, языков программирования высокого уровня, рассчитанных на удобное представление вычисли­тельных алгоритмов.

Второе направление связано с использованием вычислительной техники для создания, хранения и обработки больших массивов дан­ных. Такие задачи решают информационные системы (в дальней­шем — ИС). К ним относятся поисковые, справочные, банковские системы, автоматизированные системы управления предприятием.

Для задач первого типа характерны большие объемы вычисли­тельной работы при относительно небольших потребностях в памя­ти. Задачи второго типа, наоборот, требуют больших объемов внеш­ней памяти при относительно небольших расчетах. Вторая область применения возникла несколько позже первой. Это связано с тем, что на первых этапах внешняя память вычислительных систем была

несовершенной, т.е. надежное хранение больших объемов данных не представлялось возможным.

Предметом настоящего рассмотрения являются программные продукты второй области применения — информационные системы. Информационная система представляет собой аппаратно-программ­ный комплекс, обеспечивающий выполнение следующих функций:

• ввод данных об объектах некоторой предметной области;

• надежное хранение и защита данных во внешней памяти вычис­
лительной системы;

• дополнение, удаление, изменение данных;

• сортировка, выборка данных по запросам пользователей;

• выполнение специфических для данной предметной области
преобразований информации;

• предоставление пользователям удобного интерфейса;

• обобщение данных и составление отчетов.

Объем данных в ИС может исчисляться миллиардами байт. От­сюда необходимость устройств, хранящих большие объемы данных во внешней памяти. Число пользователей ИС может достигать десят­ков тысяч, что создает немало проблем в реализации эффективных алгоритмов функционирования ИС. Успешно решаются эти задачи, если данные в информационной системе структурированы.

Структурирование данных рассмотрим на примере студенческой группы. Каждый член группы во многом индивидуален, и характе­ризовать его можно с разных сторон. Но деканат, скорее всего, за­интересуют следующие данные (предметная область): фамилия сту­дента, имя, отчество, курс, наименование группы, массив оценок по изучаемым дисциплинам. Таким образом, из всего многообразия дан­ных выбираются только некоторые, т.е. создается информационная модель объекта. Данные упорядочиваются по порядку следования, по применяемым типам (форматам) данных, после чего они могут быть обработаны автоматом, каковым является компьютер.

Совокупность взаимосвязанных данных называется структурой данных. Совокупность структурированных данных, относящихся к одной предметной области, называется базой данных (БД). Совокуп­ность программ, реализующих в БД функции ИС в удобной для пользователя форме, называется системой управления базой данных (СУБД). Программы, производящие специфическую обработку дан­ных в БД, составляют пакет прикладных программ (ППП). Итак,

можно заключить, что ИС — это организационное объединение ап­паратного обеспечения (АО), одной или нескольких баз данных (БД), системы управления базами данных (СУБД) и пакетов прикладных программ (ППП).

4,4.2. Клоссисрикаииа Бй

По технологии обработки данных БД подразделяются на цент­рализованные и распределенные.

Централизованная БД хранится целиком в памяти одной вычис­лительной системы. Если система входит в состав сети, то возможен доступ к этой БД других систем.

Распределенная БД состоит из нескольких, возможно пересекаю­щихся или дублирующих друг друга БД, хранимых в памяти разных вычислительных систем, объединенных в сеть.

По способу доступа к данным БД распределяются на локальный и удаленный (сетевой) доступ.

Локальный доступ предполагает, что СУБД обрабатывает БД, ко­торая хранится на том же компьютере.

Удаленный доступ — это обращение к БД, которая которая хра­нится на одном из компьютеров, входящих в компьютерную сеть. Удаленный доступ может быть выполнен по принципу файл-сервер или клиент-сервер.

Архитектура файл-сервер предполагает выделение одного из ком­пьютеров сети (сервер) для хранения централизованной БД. Все ос­тальные компьютеры сети (клиенты) исполняют роль рабочих стан­ций, которые копируют требуемую часть централизованной БД в свою память, где и происходит обработка. Однако при большой ин­тенсивности запросов к централизованной БД увеличивается нагруз­ка на каналы сети, что приводит к снижению производительности ИС в целом.

Архитектура клиент-сервер предполагает, что сервер, выделенный для хранения централизованной БД, дополнительно производит об­работку клиентских запросов. Клиенты получают по сети уже обра­ботанные данные. Учитывая широкое распространение БД в самых различных областях, в последнее время архитектура клиент-сервер применяется и на одиночных вычислительных системах. В этом слу­чае клиент — программа, которой понадобились данные из БД, по-

Поиск по сайту: