НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ставить предлог “За” или косую черту перед наименованием должности - в этом случае документ будет недействителен

На бланке должностного лица должность этого лица не указывается. В документах, составленных комиссией, при подписании указывают не должности лиц, а обязанности в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

ПЕРЕНОСЫ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ПОДПИСИ НЕ ДОПУСКАЮТСЯ.

23. Гриф согласования документа.

Согласование – это процесс предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Обычно согласуются тексты наиболее важных документов.

Гриф согласования состоит из трех элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица с которым согласуется документ (включая наименование организации); личной подписи и ее расшифровки и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ЗАО " Контакт"

Личная подпись А.С. Степанов

21.10.2006

Если документ должен иметь две отметки о согласовании, то одна из них располагается у границы левого поля, вторая – на том же уровне от середины листа.

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, приказом и т.д., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

от 21.10.2006 № 25

При наличии нескольких грифов согласования их располагают друг за другом.

При согласовании документа у нескольких должностных лиц, следует составить ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ.

24. Визы согласования документа (далее- виза) - печатается четырьмя строками ниже подписи. Она состоит из личной подписи и должности визирующего документ, расшифровки подписи и даты подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись И.И.Павлов

21.10. 2003

При наличии замечаний к тексту документа виза дополняется надписями: “Возражаю”, “С п.3 не согласен” и т.п. Если есть замечания или дополнения, они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу:

Замечания прилагается.

Начальник коммерческого отдела

Личная подпись А.В.Кузнецов

26.10. 2003

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати ставится для заверения подлинности подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и личной подписи.

Например:

Директор ЗАО "Контакт" Личная подпись П.П. Петров

Гербовые печати – всегда круглые, с изображением герба в центре, а по окружности – полное название организации. Они ставятся на наиболее важных документах:

Гербовая печать всегда одна в организации.

Простые печати, на которых герб не изображается, могут быть различной формы, их в организации может быть несколько. При отсутствии гербовой печати документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копий. Второй и последующие документы, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют заверительную надпись “Верно”, наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись А.О.Сидорова

12.10. 2006

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе ( инициалы, фамилия исполнителя и номер его телефона) – эту отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Н.П.Сергеев

44 09 34.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – проставляется на исполненных документах, подлежащих группировке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело 18-15

Подпись 12.02.2006.

Или

Подготовлено письмо от 28.07. 2006 №34/ 08

В дело 08- 05.

Исполнитель Личная подпись Г.А.Лопухова

Реквизит проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

29. Отметка о поступлении документа в организацию – проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. Она состоит из очередного порядкового номера и даты поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Дата ______________

№_________________

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. При его оформлении желательно указывыать полный путь к файлу, содержащему электронную копию документа. Например: С: \Приказы \Логинова.

ВСЕ ПЕРЕЧИСЛЕННЫЕ РЕКВИЗИТЫ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ПРИ СОСТАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ В НА ДРУГИХ ЯЗЫКАХ, В ДРУГИХ ГОСУДАРСТВАХ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ АНАЛОГИЧНЫЕ РЕКВИЗИТЫ, НО РАСПОЛАГАТЬСЯ ОНИ МОГУТ В ДРУГИХ МЕСТАХ.

Поиск по сайту: