ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартом к составу реквизитов и к оформлению каждого реквизита.

01.Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст.5021). Данный реквизит ставится на особо важных государственных документах, на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляется.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Реквизит 01 (02) располагают над серединой реквизита 08.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) –знак, символ, рисунок или сочетание, которые идентифицируют какого либо производителя. Данный реквизит помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Если организация имеет товарный знак (это фирменный знак, эмблема или имя, защищенное юридически), зарегистрированный в установленном порядке в государственных органах, то он может использоваться в качестве эмблемы и входить в состав бланков документов. Эмблему размещают над серединой реквизита 08 "наименование предприятия", или на одном уровне с этим реквизитом. Эмблема не заменяет наименования организации, предприятия.

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Коды 04 и 05 располагаются в левом верхнем углу документа (при угловом расположении реквизитов) на одной строке, сначала код 04, затем код 05. При продольном расположении реквизитов коды располагаются вдоль верхней границы поля документа.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Для предприятий, которые являются самостоятельными и не имеют вышестоящих организаций, этот элемент опускается.

Наименование организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации - включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование структурного подразделения (отдела) обычно указывается только на внутренних документах: заявлениях, графиках отпусков и др.

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями, установленными правилами оказания услуг почтовой связи.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Наименование документауказывается на всех служебных документах, кроме писем (исключение составляют гарантийные, сопроводительные, рекомендательные письма). Оно дает первое общее представление о документе.

11. Дата обязательный элемент любого документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения или отправки, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или боле организациями, должны иметь одну (единую) дату.

В документе может быть несколько дат – поступления, утверждения, исполнения, согласования, сдачи в архив, оформляющихся цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Цифры отделяют друг от друга двумя точками. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год - четырьмя арабскими цифрами. Если число состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль. Например: 02.09.2006. Допускается при оформления даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 2006.09.12.

Также допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты: 12 сентября 2006г (в основном, в текстах документов, содержащих сведения финансового характера).

12. Регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации и состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например: 03-5/12. Здесь: 03-структурное подразделение; 5 – номер дела, куда помещен документ; 12 – порядковый регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа – необходима при составлении ответного документа. В ней указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ, например: “на № 03-5/12 от 02.10.2006”.

14.Место с оставления или издания документа – указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации"(08) и "Справочные данные об организации" (09). Данный реквизит указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес. Реквизит располагается ниже даты и индекса документа. При оформлении учитывается административно-территориальное деление страны, которое включает в себя только общепринятые сокращения, например:

г. Красногорск Московской обл;

с. Александровка Саргатского р-на Омской обл;

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Существует четыре основных способа оформления адресата:

- Документы адресуются организациям. В этом случае указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и т.д. являются условными):

ЗАО "Электронные технологии"

Садовая ул., д.47, г. Омск, 644012

- Их структурным подразделениям.

Например: ЗАО "Контакт"

Отдел маркетинга

Наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже.

- Конкретному должностному лицу.

В этом случае должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Инициалы указывают перед фамилией.

Например: ЗАО “Контакт”

Главному бухгалтеру

А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору ОАО “Эталон”

И.Н. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

а) без указания должности и инициалов руководителей:

СПК "Нива"

Руководителям структурных подразделений

б) без указания адреса: Директорам предприятий и

руководителям организаций

или: Администрации районов

Омской области

- При адресовании документа физическому лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Сергееву Ю.С. Морозовой О.В.

ул. Горная, д.3, кв.5, ул.Центральная, д.8,кв.2,

г. Омск, 644008 с. Журавлевка,

Тюкалинский р-н,

Омская обл., 646852

Допускается центрировать каждую строку реквизита “Адресат” по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документа, который подшивается в дело, а на каждом документе указывается только один адресат.

16. Гриф утверждения документа – является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов: уставы, акты, планы, инструкции, отчеты, положения, программы, сметы, стандарты и т.п.

Этот реквизит располагается в правом верхнем углу документа.

Утверждение документов производится двумя способами:

а) при утверждении документа должностным лицом (должностными лицами) гриф утверждения состоит из четырех элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименование должности лица, утверждающего документ; его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО “Контакт”

Подпись А.А.Сидоров

15.11. 2006

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

б) при утверждении документа специально издаваемым документом - постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ); наименования утверждающего документа в творительном падеже; его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ректора университета

от 15.11.2006. № 176

или

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 07. 10. 2006 №24

Если документ имеет несколько грифов утверждения, то их располагают на одном уровне. В таких документах, как “Структура и штатная численность”, “Штатное расписание” гриф утверждения дополнительно удостоверяется печатью.

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

17. Резолюция – выраженное в краткой форме мнение руководителя о характере и сроках исполнения документа. Резолюция пишется руководителем (или соответствующим должностным лицом) в правом верхнем углу документа:

- на письмах – под адресатом:

- на других документах – напротив заголовка.

Резолюция включает в себя:

- фамилии, инициалы исполнителей;

- предписываемые действия (содержание поручения)- при необходимости;

- срок исполнения;

- подпись;

- дату.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственность возлагается на первого из них.

Например: Зайцевой.Ю.Ю

Семеновой Т. В.

Прошу подготовить прейскурант

к 06.10.2006.

Личная подпись

03.10.2006.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту – грамматически согласовывается с наименованием вида документа и указывает на его краткое содержание, например: приказ “О реорганизации структуры предприятия” (Отвечает на вопрос “о чем?”, “о ком?”),

правила “Внутреннего трудового распорядка” (Отвечает на вопрос “ чего?”,“ кого?”). На документе заголовок пишется без кавычек.

. Он располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметка о контроле – проставляется на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву “К” или слово “Контроль”, расположенное на верхнем поле документа в правом углу.

20. Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма.

Обычно текст печатается на одной стороне листа.

При составлении текстов рекомендуется придерживаться следующих правил:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого истолкования;

- структурирование текста документа, деление его на разделы, подразделы, пункты, на смысловые части, как введение, доказательство, заключение.

- широкое использование трафаретных и типовых текстов документов анкетной формы, содержащих постоянную информацию, таблиц.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили")

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения.

ПРИЛОЖЕНИЕ – различные официальные и справочные материалы, дополняющие основной текст. Если документ имеет приложение, названное в тексте, под основным текстом помещается отметка о наличии приложения, оформляемое следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1.Акт приема- передачи дел на 3л. в 2 экз.

2.Приказ о проведении ревизии на 2 л. в 1 экз.

Отметка о приложении пишется двумя строками ниже последней строки текста: под словом “Приложение” ничего не пишется. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Министерства сельского хозяйства и

продовольствия Омской области от 10.05.2006

№ 14- 8/87 и приложение к нему, всего на 4 л.

Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз. только в первый адрес.

На самом приложении к распорядительному документу(приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения и т.п.) на его первом листе в правом верхнем углу указывается, приложением к какому документу он является. Например:

Приложение №1

к приказу ректора ОмГАУ

от 09.09. 2006 № 172

Допускается выражение “ПРИЛОЖЕНИЕ № ” печатать прописными буквами, а также центрировать отметку о приложении относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу директора ЗАО “Луч”

от 15.01.2006. № 04

22. Подпись – обязательный реквизит любого документа.

Документ без подписи не имеет юридической силы. Документ подписывается компетентными лицами.

Реквизит “Подпись” состоит из трех элементов:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, содержащее наименование предприятия, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) – пишется от границы левого поля с большой буквы четырьмя строками ниже текста или отметки о наличии приложения;

- личная подпись – пишется четырьмя строками ниже текста или отметки о наличии приложения или на уровне последней строки наименования должности;

- расшифровка личной подписи (инициалы, фамилия) - пишется на уровне последней строки наименования должности. Например:

Генеральный директор

ЗАО "Контакт" Личная подпись П.П. Петров

Или на бланке:

Генеральный директор Личная подпись П.П. Петров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Как правило, документы подписываются одним должностным лицом. Если документ подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагаются последовательно, в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор Подпись В.В.Иванов

Гл. бухгалтер Подпись Л.И.Селезнева

Если документ подписывают несколько специалистов равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

ЗАО “Керамика” ЗАО “Декоративные культуры”

Личная подпись А.А.Сидоров Личная подпись И.И.Петров

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии: Личная подпись С.И. Васин

Члены комиссии: Личная подпись А.Ф. Косова

Личная подпись К.П. Маслов

Личная подпись С.Л. Рыжов

Допускается в реквизите “Подпись” центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО “Партнер” Личная подпись Н.А. Федоров

Если специалист, который должен подписывать документ, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается его фактическая должность и фамилия. Исправления в бланк документа можно внести авторучкой или машинописным способом: “и.о.”, “зам”.

Поиск по сайту: