 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Архівне зберігання та подальше використання документів, які знаходяться на зберіганні
Передача документів до архіву здійснюється за описом і актом.
Справи тимчасового зберігання до архіву не передаються, а зберігаються в канцелярії або структурному підрозділі.
Справи по опису приймає зав архіву у присутності того, хто дає документи. При цьому робиться відповідна помітка в реєстраційному журналі: дата прийому-передачі, кількість справ, заголовок, прізвище особи (підпис), що передала документи в архів.
Підприємство може скоротити терміни зберігання документів у своєму відомчому архіві до передачі їх на державне зберігання у випадках:
o припинення діяльності організації;
o нестабільність діяльності;
o відсутності умов для зберігання документів;
o бажання самого підприємства.
У відомчий архів разом зі справами передаються реєстраційні карточки (журнали) на документи за погодженням з архівом.
Копії документів, які знаходяться на зберігання, робляться тільки з дозволу керівника.
Якщо документи беруть для певних операцій, то замість вибраного документа включається карточка-замінник з інформацією:
o хто вилучив;
o з якою метою;
o дата вилучення;
o на який термін вилучено.
А невеликий за структурою і штатною чисельністю фірах, як правило, відсутній спеціальний підрозділ – відомчий архів. У цьому випадку обов’язки архіваріуса виконує секретар-референт фірми або інша уповноважена особа, яка відповідає за зберігання документів і своєчасну передачу їх до державного архіву.
Взаємодія державних архівів з сучасними комерційними структурами базується на договірній основі. Договори – трафаретного усталеного зразка.
В договорі закріплюються обов’язки сторін, терміни передачі документів на постійне або депозитне зберігання та ін.
Якщо організація ліквідовується, то всі документи постійного зберігання передаються в державний архів у встановленому порядку після експертизи та складання акта незалежної експертної комісії.
ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи № 325
| № з/п | Індекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номери аркушів справи | Примітка |
| 28.02.12 | Журнал 33 групи 2012р. | 5, 2 | |||
Разом _____________ 25 (двадцять п’ять) ____________________ документів.
(цифрами і літерами)
Кількість аркушів внутрішнього опису ______ 40 (сорок) __________________
(цифрами і літерами)
Начальник
відділу кадрів (підпис) Н.В. Островерх
28.02.2012
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ
№ 325 (РОЗДІЛУ ОПИСУ)
У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ___ 100 _____ __
_________________ (сто) _____________________________________ аркушів.
(цифрами і літерами)
у тому числі: літерні аркуші __________ 10 (десять) ______________________
пропущені номери аркушів ____________________ 2 (два) __________аркушів
внутрішнього опису ________________ 15 (п’ятнадцять) _________________
| Особливості фізичного стану та формування справи | Номери аркушів |
| Задовільний стан | Пошкоджено 2, 7, 8 арк. |
Начальник
відділу кадрів (підпис) Н.В. Островерх
28.02.2012
Поиск по сайту: