ПІДГОТОВКА ДОЕКУМЕНТІВ ДО ЗБЕРІГАННЯ

Закінчення в діловодстві справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання підлягають здаванню до архіву організації для зберігання і наступного користування. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архіву організації за походженням з її керівником.

Архів – це установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромаджування архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними.

Архівосховище – це спеціально обладнане приміщення, призначене для зберігання архівних документів.

Підготовка документів до передавання до архіву організації включає:

o експертизу цінностей документів;

o оформлення справ;

o складання описів справ.

Експертиза цінності документів – це визначення на підставі чинних засад і критеріїв культурної цінності документів.

Цінність документа – інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значущість для особи, суспільства, держави.

Експертиза цінностей документів передбачає всебічне вивчення документів з метою оцінки їх наукового, історико-культурного значення. Висновки експертизи є єдиною підставою для включення документів до Національного архівного фонду, а також для встановлення строків зберігання документів.

Оформлювання справи – це комплекс процесів, спрямованих на підготовлення справи до зберігання та використання.

Оформлення справи передбачає:

o нумерацію аркушів у справі;

o складання (в необхідних випадках) внутрішнього опису документів справи;

o складання засвідчу вального напису справи;

o підшивання або оформлення справи;

o оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.

Внутрішній опис (документів) справи – це обліковий документ, що містить перелік заголовків до текстів документів у справі із зазначенням порядкових номерів документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів.

Засвідчувальний напис справи – це запис, який містить відомості про кількість аркушів, особливості їх нумерації та фізичний стан документів у справі.

Засвідчувальний власний напис складають на окремому аркуші, який поміщають у кінці справи, у друкованих примірниках справ (облікові журнали, звіти тощо) – на звороті чистого аркуша.

До архіву організації передають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ.

Підготовка справ для передавання до архіву включає перевірку правильності оформлення справ і документів кожної справи, перевірку правильності формування документів у справи та відповідність справ затвердженій номенклатурі. У разі виявлення будь-яких недоліків працівники структурних підрозділів зобов’язані їх усунути, а також вжити заходів до розшуку відсутніх справ.

Приймання кожної справи здійснюється працівником архіву організації у присутності працівника структурного підрозділу, який здає документи. У всіх примірниках опису справ робиться позначка про приймання кожної справи, і в кінці опису зазначають цифрами та словами фактична кількість справ, номери відсутніх справ, дата приймання-передавання справ та підписи осіб, які здають і приймають справи. Доставляння справ до архіву здійснюється підрозділами – здавальниками.

Національний архівний фонд України (НАФ України) – це сукупність архівних документів, які зберігаються в Україні або відповідно до міжнародних угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріального життя українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням української нації, визнані такими відповідно до експертизи і зареєстровані в передбаченому законом порядку.

Поиск по сайту: