АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Экспертиза ценности документированной информации

Читайте также:
  1. B. на процессе сбора, передачи и хранения информации
  2. C) в тексте нет информации
  3. C.) При кодировании текстовой информации в кодах ASCII двоичный код каждого символа в памяти ПК занимает
  4. CMS, редактирование информации
  5. V1: Приборы выдачи измерительной информации
  6. VII. Раскрытие информации в бухгалтерской (финансовой) отчётности
  7. XVI. ЦЕННОСТИ И ИХ РОЛЬ В ЖИЗНИ ЧЕЛОВЕКА И ОБЩЕСТВА
  8. А не интенсивность, которая выясняется только спустя некоторое время, после получения информации о последствиях.
  9. Алгоритм обоснования энергетической ценности и нутриентного состава рациона питания на основе определения физиологической потребности организма в энергии и пищевых веществах.
  10. Алгоритм поиска научной информации
  11. Анализ аргументов. Логический анализ информации.
  12. Анализ информации по новостройкам г. Перми

Номенклатура дел организации

2.1 Цели создания

2.2 Типовые и примерные номенклатуры дел

2.3 Оформление и ведение номенклатуры дел организации

3. Формирование дел

3.1 Основные реквизиты обложки дела. Составление заголовков дел

3.2 Группировка документов в дела

4. Оперативное и текущее хранение документов

 

В данной теме рассматриваются вопросы оперативного и текущего хранения документов на основе их систематизации. Необходимость хранения документов связана с потребностью организации иметь возможность накапливать информацию для многократного ее использования, апеллировать к уже принятым решениям при их исполнении, осуществлять справочную деятельность, использовать накопленную информацию для вновь принимаемых решений. Все эти операции невозможны без определенной системы хранения документированной информации, облегчающей поиск необходимых документов. При изучении процессов систематизации и хранения информации в организации необходимо знать значение следующих терминов: оперативное и текущее хранение документов, систематизация документов, формирование дела, дело, обложка дела, заголовок дела, индекс дела, номенклатура дел (индивидуальная, примерная, типовая), экспертиза ценности документов, экспертная комиссия.

Особенности организации хранения документов в федеральных органах власти регламентированы на основе соответствующей Типовой инструкции (Раздел YI).

 

Систематизация документов организации для их хранения

Под систематизацией документов организации понимается создание рациональных систем учета, оборота, хранения и поиска документированной информации, позволяющей оперативно использовать информационную базу организации каждым из ее сотрудников. В предыдущей теме мы рассмотрели ситемы регистрации, документооборота и поиска документированной информации. В данной теме рассмотрим систему хранения информации.

Одним из основных элементов создания системы хранения документов в организации является определение их ценности. Ценность документов, образующихся в деятельности организации, различна. Некоторые из них нужны только для оперативной работы, другие утрачивают свою ценность для организации лишь через некоторое определенное время, третьи хранятся все время, пока существует организация, и, наконец, существуют документы, которые представляют собой историческую ценность и подлежат передаче на постоянное хранение в состав Архивного фонда РФ.

Определение значимости документированной информации на основе единых критериев для установления сроков ее хранения называют экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документированной информации

Для проведения экспертизы документов создается экспертная комиссия (ЭК) организации, которая представляет собой совещательный орган. В крупных организациях создается ЦЭК – Центральная экспертная комиссия, которая координирует деятельность ЭК подразделений. В функции ЭК (ЦЭК) помимо экспертизы ценностей документов входит также рассмотрение нормативно-методических документов по работе служб ДОУ, должностных инструкций в части работы с информацией, а также согласование номенклатуры дел.

ЭК работает на основе Положения, утвержденного руководителем организации, который в соответствии с законодательством несет ответственность за сохранность документов.

В состав ЭК входят:

председатель –обычно один из заместителей руководителя организации, секретарь – секретарь организации (сотрудник архива или службы ДОУ),

члены комиссии – специалисты по основным видам документации организации, по обеспечению защиты информации, сотрудники ДОУ и архива. Заседания ЭК проводятся не реже двух раз в год, решения оформляются протоколами и утверждаются руководителем организации.

В результате работы ЭК по отбору документов на хранение образуются 4 группы документов, сформированных в дела, с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в Росархиве

2) долговременного хранения в ведомственном архиве организации (сроком хранения 10 лет и больше)

3) кратковременного хранения в подразделениях или службе ДОУ (сроком хранения до 10 лет)

4) подлежащие уничтожению с истечением срока хранения. Уничтожение документов оформляется актом.


1 | 2 | 3 | 4 |

Поиск по сайту:

Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Студалл.Орг (0.004 сек.)