Оформление и ведение номенклатуры дел организации

Разработкой номенклатуры дел организации занимается служба ДОУ или лицо, ведущее делопроизводство организации (например, секретарь). Структура номенклатуры дел организации представляет собой сводный документ и составляется из номенклатур дел подразделений. Проект номенклатуры дел согласовывается с ЭК организации и ЭПК государственного архива, утверждается руководителем организации на 5 лет. Если в течение этого периода произошла структурная перестройка организации или отдельных подразделений, номенклатура дел пересоставляется и утверждается снова на 5 лет.

Номенклатура дел оформляется на бланке конкретного вида документа с указанием «на________год»; обязательными являются визы согласования ЭК и ЭПК (для организаций, состав которых определен Архивной службой РФ) и гриф утверждения руководителя организации. После утверждения номенклатура дел приобретает статус нормативного акта. Утвержденный экземпляр номенклатуры хранится постоянно и включается в номенклатуру дел в виде самостоятельного дела. Текст этого документа составляется в виде таблицы:

Индекс дела состоит из порядкового номера подразделения и порядкового номера дела. Третья графа заполняется в конце года: формирование последующих томов происходит, если объем документов дела превышает 250 листов. Срок хранения дел, законченных в текущем году, начинается с 1 января следующего года и соответствует указанному в номенклатуре дел сроку (в соответствии с типовом перечнем или решением ЭК). Графа «примечания» используется для служебных заметок.

Документированная информация на машинных носителях также включается в номенклатуру дел в общем порядке. Основной единицей учета и хранения при этом является файл. Файлы систематизируются в соответствии с внутренней базой данных. В номенклатуре дел делается отметка об электронной форме хранения дела и приводится его адрес.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих наименованиям подразделений или основным направлениям деятельности.

Для каждого подразделения составляется и оформляется своя номенклатура дел.

Номенклатура дел может ежегодно подвергаться незначительной корректировке. Она составляется в декабре текущего года на следующий год, перепечатывается, утверждается и вводиться автоматически.

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам: 1) дела постоянного срока хранения, 2) дела со сроком хранения свыше 10 лет и 3) дела со сроком хранения до 10 лет. Итоговые сведения сдаются в ведомственный и, если положено, в государственный (муниципальный) архив.

Формирование дел

Формирование дел - это группировка (объединение) документов под одной обложкой в соответствии с заголовком дела. Дело является основной единицей систематизации, учета и хранения бумажных документов. Небумажные документы (фотопленки, аудиозаписи и т.п.) учитываются как единицы хранения, а для документов на электронных носителях такой единицей является файл данных.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют все исполнители или один из сотрудников, которому это поручено.

Формирование дел включает в себя следующие операции:

- оформление обложки дела

- распределение исполненных документов по делам

- расположение документов внутри дела

Поиск по сайту: