Вопрос 1. Значение и формы делового общения

Тема: ИСКУССТВО ОБЩЕНИЯ И ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Вопросы:

1. Значение и формы делового общения;

2. Деловое совещание;

3. Деловые переговоры;

4. Культура управленческого труда.

Вопрос 1. Значение и формы делового общения

Общение -основная форма человеческого бытия, извечное свойство человека. Оно является важнейшей формой взаимодействия людей и лежит в основе практически всего, что мы делаем. В жизни большинства людей процессы общения занимают до 70 % времени, а менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80 % своего рабочего времени. Это постоянный процесс, который люди используют для того, чтобы передавать организационные цели, обеспечивать обратную связь и вносить коррективы.
Общение служит жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей.

Общение – это процесс передачи идей, мыслей и чувств, доведение их до понимания другими людьми.
Менеджмент относится к числу важнейших областей, где общение играет определяющую роль. Для современного менеджера, который должен работать с людьми, способность к общению жизненно необходима. Это самый важный навык, которым должен обладать менеджер. На успешность деятельности организации влияет уровень общительности менеджера.
Всякое общение отличается не только содержанием, но и формой.

Ф орма общения – это процесс взаимодействия людей, специфика их поведения по отношению друг к другу.
В преобладающем большинстве случаев решающее значение имеет содержательность общения, его насыщенность для дела смыслом. Однако удачно выбранная форма общения способствует достижению целей организации. Поэтому в каждом конкретном случае форма общения будет разной.

В связи с этим выделяют две основные формы общения:
опосредованное (косвенное) – через посредников, по телефону, факсу, посредством обмена телеграммами;
непосредственное (контактное) – вступление собеседников в контакт «с глазу на глаз». Непосредственное общение имеет больше достоинств, т.к. обеспечивает прямое восприятие партнеров и их поведение. В данном случае применяются два вида коммуникаций: вербальные (речевые) и невербальные (жесты, мимика, тембр голоса).

Так как наибольший удельный вес в общении занимают вербальные коммуникации, умение говорить является важной составной частью авторитета менеджера и эффективности достижения целей организации.
Речь руководителя должна обладать доходчивостью, простотой, художественной выразительностью.
Чтобы понять, почему одни менеджеры в процессе обще­ния добиваются успеха, а другие терпят неудачу, необходимо выявить роль информации, которая проходит по каналам обще­ния в организации. Данная информация может быть разделена на три категории:

1) функциональная, передается всем или определенной (за­интересованной) в ней группе лиц для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;

2) координационная, циркулирует между функциональны­ми подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации обычно движется в горизонтальном направлении. Необходи­мое общение здесь происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По сути это общение (взаимодействие), связанное с организацией совме­стной деятельности по решению задач фирмы;

3) оценочная, происходит общение, которое имеет отноше­ние к понятиям, статусу и уважению сотрудников, восприятию партнерами по общению друг друга. Каналы передачи оценоч­ной информации обычно включают награды, поощрения за зас­луги, поощрительные письма с благодарностью за выдающий­ся вклад в деятельность организации.

^ Организация общения. Общение отличает то, что в его процессе информация не только передается, но и формируется, уточняется и изменяется. Каждый менеджер заинтересован в том, чтобы информация, которую он адресует собеседнику, не просто им была принята, но и достигла главной цели. Все это указывает на то, что менеджер должен соответствующим образом организовать общение. Слагаемыми организации общения яв­ляются его цель, подготовка, непосредственное общение, ре­шение.

^ Вопрос 2. Деловое совещание

Деловые совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности. Их цель – обмен информацией о состоянии дел, уточнение характера сотрудничества работников, принятие решений, имеющих общий интерес.

^ Деловое совещание – способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим в организации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

1. сбор и переработка информации;

2. координация деятельности служб фирмы и сотрудников;

3. принятие решения.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач и достигать компромиссов. На деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

На деловых совещаниях решаются такие вопросы, как:

- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

- интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей организации;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

^ 1. по назначению:

- вырабатывающие и принимающие решения; разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений; подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов; оперативные;

^ 2. по периодичности (частоте) проведения:
- разовые; регулярные; периодические;

3. по количеству участников:
- узкий состав (до 5 чел.); расширенное (до 20 чел.); представительное (свыше 20 чел.);

4. по принадлежности:- партийные (и других общественных организаций); административные; научные и научно-технические.

Чтобы достичь целей совещания, необходимо подготовить и организовать его проведение. Существует следующая технология проведения делового совещания:

1. Подготовка

а. определение целесообразности проведения совещания

б. состав участников

в. дата и время совещания

г. место проведения

д. подготовка участников совещания

2. Проведение

а. продолжительность совещания

б. регламент

в. протокол совещания

3. Принятие решения

а. контроль за выполнением решения

При подготовке любого совещания важно определить целесообразность его проведения, есть ли смысл в обмене информацией, выявлении мнений, принятии решений.

После принятия решения о необходимости проведения совещания тщательно разрабатывается повестка дня, последовательность обсуждаемых вопросов, определяется состав его участников. Считается логичным привлекать к совещанию лиц, которые наиболее компетентны по выносимой на совещании решаемой проблеме.

Поскольку кривая работоспособности человека имеет заметный спад в понедельник и пятницу, целесообразнее проводить совещание в среду или четверг в первой половине дня с 11 ч. до 12 ч. или во второй - между 16 ч. и 18 ч. Длительность проведения совещания зависит от рассматриваемых вопросов, однако не рекомендуется затягивать его более чем на 1,5 - 2 часа. Считается целесообразным проводить совещание в специально оборудованном для этих целей помещении, хотя местом проведения в значительной части является кабинет руководителя.

Чтобы все участники совещания были к нему подготовлены, нужно их заблаговременно ознакомить с тематикой, задачами и необходимыми материалами. Поскольку оптимальная продолжительность умственной деятельности большего числа людей составляет 45 - 50 мин, то необходимо спустя это время сделать перерыв до 25 - 30 мин., после чего у уча­стников улучшается самочувствие, восстанавливается трудо­способность и совещание можно продолжить.

Протокол собрания ведет секретарь, в нем фиксирует­ся повестка дня, решение, исполнители и сроки.

Завершающим моментом в проведении совещания яв­ляется принятие решения, которое может готовиться спе­циально избранной на собрании комиссией, или может в отдельных случаях формулировать решение председатель собрания при подведении итогов обсуждения.

В решении определяются лица (лицо), ответственные за исполнение и контроль за его выполнением.

^ Вопрос 3. Деловые переговоры

Поиск по сайту: