Документальное оформление движения основных средств. Аналитический учет

Для организации пообъектного учета основных средств важно определить единицу бухгалтерского учета основных средств — инвентарный объект.

Инвентарным объектом основных средств, как говорилось ранее, является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в ее ставе комплекса, а не самостоятельно.

Инвентарные объекты индивидуальны, качественно различны и тому обладают всеми признаками, необходимыми и достаточными обособленного учета. Они могут быть разделены на простые (единичные и сложные (состоящие из нескольких предметов).

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту основных средств (инвентарному объекту) независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации, должен присваиваться при принятии его к бухгалтер­скому учету соответствующий инвентарный номер, под которым дан­ный объект числится до момента выбытия.

Нумерацию инвентарных объектов в организации, имеющей значительное количество объектов основных средств, можно построить по порядково-серийной системе. При этой системе нумерации для класси­фикационной группы основных средств, например входящих в группу производственного или хозяйственного инвентаря, и т. п. объектов, имеющих одно, и то же производственное или хозяйственное назначение, одну и ту же техническую характеристику, одинаковую стоимость и поступивших одновременно в организацию, может быть присвоен один, допустим, трехзначный номер, состоящий из инвентарного номера данной серии предметов и порядкового номера предмета в серии.

Отметим, что число номеров в серии должно быть достаточным для ну­мерации как наличных инвентарных объектов, так и тех, что будут по­ступать в дальнейшем.

Инвентарный номер сохраняется, как правило, за объектом основных средств на весь период его нахождения в организации. Номера выбывших объектов не рекомендуется присваивать другим, вновь принимаемым к бухгалтерскому учету объектам, в течение 5 лет по окончании года выбытия. Такой порядок устраняет возможные ошибки в бухгалтерских записях при отражении операций, относящихся к выбывшим и вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам.

В целях обеспечения контроля за своевременным принятием объекта основных средств к бухгалтерскому учету, его сохранностью, при­своенный объекту инвентарный номер указывается в первичных доку­ментах, являющихся основанием для принятия объекта к учету и отражения в учете касающихся его других изменений.

Все хозяйственные операции, связанные с движением основные средств, необходимо оформлять оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В организации должна быть разработана рациональная система документооборота, определены должностные лица, ответственные за сохранность и перемещение объектов основных средств, первичные документы по учету движения основных средств (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) следует выписывать в минимальном количестве экземпляров, при этом необходимо исходить из требования обеспечения контроля за сохранностью основных средств.

Федеральным законом Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты. К числу обязательных реквизитов, в частности и по оформлению движения основных относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции; измерители в натуральном и денежном выражениях; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме вышеуказанных реквизитов в первичные документы по учету основных средств могут быть включены дополнительные реквизиты характеризующие хозяйственную операцию с учетом требований нормативных правовых актов и документов по бухгалтерскому учету, отражающие технологию обработки учетных документов, о первичных учетных документах по движению основных обходимо отметить, что постановлением Госкомстата России № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной Документации по учету основных средств" утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономразвития России унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. К ним, в частности, относятся:

акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);

акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № OС-1а);

акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме сооружений) (форма № ОС-16);

накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2).

акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3);

акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4);

акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);

акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-46);

акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14);

акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15);

акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов; и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Прием-передача объекта (ов) между организациями для включения в состав основных средств для организации-получателя или выбытия его (их) из состава основных средств для организации-сдатчика оформляется общими документами по формам №№ OG-1, ОС-la, ОС-16.

К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному (ым) объекту (ам).

Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняется на недвижимое имущество в случаях сделок с ним.

В формах №№ ОС-1 и ОС-1а раздел 1 заполняется на основании, данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих ин­формационный характер по объектам основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления объектов для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре.

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей собственности. При этом на первой странице "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями действующими в системе бухгалтерского учета,

Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств.

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного целения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Она выписывается передающей стороной в трех экземплярах и подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика.

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из реконструкции, модернизации. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на прием объектов основных средств, а также представителем организации (структурного целения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию, дается акт руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4), акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а), акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-46) применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность: объекта основных средств; автотранспортных средств; групп объектов основных средств. Они составляются в 2-х экземплярах, подписываются членами сии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Первый экземпляр актов передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшегося в результате списания.

При списании автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения МВД России.

В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость" по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстанови­тельная стоимость по итогам последней проведенной переоценки; по объектам, не проходившим переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учетами о поступлении материальных ценностей от их списания" формы № ОС-4; в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета" формы № ОС-4а; в разделе 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств" формы № ОС-4б.

Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14) применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется он комиссией, уполномоченной на прием основ­ных средств, в двух экземплярах, утверждается руководителем или уполномоченным им на это лицом.

В случае невозможности проведения качественной оценки оборудования при его поступлении на склад акт о приеме (форма № ОС-14) j является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данны­ми организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № OC-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит; представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение помоченный представитель монтажной организации расписывает непосредственно в акте, и ему передается копия акта. На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, налад­или испытания, составляется акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).

Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке по форме №ОС-1 или № ОС-16.

Первичные учетные документы разрешено составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Используя электронные версии унифицированных форм первичной учетной документа-организации имеют возможность не только воспроизводить все на экране монитора, но и выдавать необходимые для работы документы, заполнять их и передавать по каналам связи из одного пополнения организации в другое или за ее пределы.

В первичных учетных документах, включая документы по учету движения основных средств, должны быть заполнены все необходимые реквизиты, документы должны быть подписаны соответствующими должностными лицами. Указанные документы составляются в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Говоря об унифицированных формах первичной учетной докумен­тации по учету основных средств, утвержденных Госкомстатом России, необходимо отметить, что по сравнению с ранее действовавшими формами во вновь утвержденные в соответствии с требованиями нормативных документов внесены существенные изменения, позволяющие получить достоверную информацию.

В ранее действовавший альбом форм были включены формы не только по учету основных средств, но и по учету нематериальных активов. Во вновь утвержденный перечень форм включены формы только по учету основных средств.

Вместо ранее действовавшей формы № ОС-1 "Акт-накладная приемки-передачи основных средств", которой оформлялись операции по пополнению объектов в состав основных средств, включая здания и сооружения, а также операции при оформлении внутреннего перемещения в пределах организации объектов основных средств, утверждено несколько форм документов: №№ ОС-1, ОС- 1а, ОС-16 (акты о приеме-передаче); ОС-2 (накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств). Введение указанных форм позволяет оформлять хозяйствен­ные операции по приему-передаче отдельных объектов основных средств (кроме зданий, сооружений); зданий (сооружений); отдельных групп объектов основных средств отдельно от операций, связанных с внутренним перемещением основных средств. Что касается оформления хозяйственной операции по движению основных средств актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма № ОС-16), то уместно со­слаться на МСФО 16 "Основные средства", в соответствии с которым под группой основных средств понимается объединение активов, ана­логичных по виду и способу использования в организации.

Вновь утвержденные формы первичной учетной документации построены с учетом наличия реквизитов, необходимых для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения (для определения срока полезного использования, начисления амортизации для целей налогообложения).

Усовершенствование отдельных форм первичной учетной докумен­тации связано с распространением практики совершения различных операций с объектами основных средств, предусмотренных действую­щим законодательством, в частности, с оценкой основных средств, стои­мость которых при приобретении выражена в иностранной валюте; с распространением практики использования объектов основных средств, находящихся в собственности двух или нескольких организа­ций, т. е. принадлежащих им на праве общей собственности; с распро­странением операций, связанных с недвижимостью и возникающей в связи с этим государственной регистрацией прав на недвижимость.

В формы №№ ОС-1, ОС-1а, ОС-16 включен раздел "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи", который заполняет передающая организация. Раздел носит информационный характер и для целей бухгалтерского учета в организации, принимающей объект к бухгалтерскому учету, может представлять определенный интерес. Приведенные в формах сведения могут быть использованы организацией, принимающей к учету объект, например, при определении срока полезного использования объекта, бывшего в эксплуатации, его изношенности. Данные указанного раздела используются принимающей организацией для определения срока полезного использования объекта при начислении амортизации для целей налогообложения.

Более рационально построены и формы первичной учетной документации о списании объектов основных средств: выделены отдельные разделы, касающиеся сведений о состоянии объектов на дату списания, как-то: их первоначальной (восстановительной) стоимости на момент принятия к учету; сумме начисленной амортизации; остаточной стоимости; затратах, связанных со списанием, и материальных ценностях, полученных при списании.

Отметим еще раз, что организации могут самостоятельно разрабатывать первичные документы, форма которых не предусмотрена в вышеприведенном альбоме форм.

При проверке первичных документов по учету основных средств организации, осуществляющие внутренний аудит, обращают внимание на соответствие их оформления установленным правилам заполнения реквизитов, а также на наличие и подлинность подписей лиц, от­менных за оформление документа.

На основании документов на поступление объектов основных средств на каждый объект открывается инвентарная карточка.

Инвентарные карточки можно группировать в картотеке применительно к Общероссийскому классификатору основных фондов. Нормативными документами рекомендовано производить группировку применительно к Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. № 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы". Внутри разделов, подразделов, классов и подклассов предлагается производить группировку по месту эксплуатации (структурным подразделениям организации).

Заполнение инвентарных карточек (инвентарной книги) производится на основе акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений) (форма № ОС-1), акта о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма № ОС-2), технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, перемещение и выбытие инвентарных объектов основных средств.

Заполнение инвентарной карточки группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а) производится на основе акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-16) и документов на приобретение, перемещение и выбытие групп объектов основных средств.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств составляется на каждый объект основных средств. Бели основные средства однотипны, одинаковы по стоимости и приняты одновременно, то может быть составлен общий акт.

В организации для приемки поступивших основных средств по распоряжению руководителя организации может быть образована комиссия специалистов. Акт, заполненный и подписанный соответствующими лицами, вместе с технической и другой документацией на приобретение (сооружение) объекта основных средств передается в бухгалтерскую службу. Здесь на основании представленных документов открывается инвентарная карточка на объект основных средств (регистр аналитического учета), ему присваивается инвентарный номер, который указывается в акте о приеме-передаче.

Инвентарные карточки рекомендуется открывать на основные средства, принятые в аренду, для осуществления их забалансового учета в бухгалтерской службе организации-арендатора. Указанный объект может учитываться по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Поиск по сайту: