ІІ. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ. ДОКУМЕНТ ЯК СИСТЕМА: ВЛАСТИВОСТІ ОЗНАКИ ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА. ІНФОРМАЦІЙНА ТА МАТЕРІАЛЬНА СКЛАДОВА ДОКУМЕНТА. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ. ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТА.

Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення.

Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.

При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.

Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.

1. ІНФОРМАЦІЙНА СКЛАДОВА ДОКУМЕТА

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.

Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.

Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і воле виявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об’єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.

Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

§ по способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).

§ по ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).

§ по сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації.

Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.).

Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.

Іншими словами, інформація має об’єктивну форму у вигляді повідомлень і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, верифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять).

В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття “документна інформація”, “інформація документа”, “інформація на документі”, “документальна інформація”. Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.

1. МАТЕРІАЛЬНА СКЛАДОВА ДОКУМЕТА

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати.

Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.

Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і т.д.). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.).

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

1. матеріальну основу документа;

2. форму носія інформації;

3. спосіб документування чи запису інформації.

Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи.

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію.

Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

Поиск по сайту: