РАЗРАБОТКА РЕЛЯЦИОННОЙ (МНОГОТАБЛИЧНОЙ) БАЗЫ ДАННЫХ

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

Что такое Access

Прежде всего, MS Access - это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных в определен­ном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользо­вателей виде. Access позволяет автоматизировать часто выполняе­мые операции (например, расчет зарплаты, учет материальных цен­ностей и т.п.). Используя Access, можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять всевоз­можные сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows, и Access разработаны фирмой Microsoft, они очень хорошо взаимодей­ствуют одна с другой; СУБД Access работает под управлением Windows. Таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. Это оз­начает, что можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот. Используя объек­ты OLE (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объек­тов) в Windows и приложения, которые вместе с Access входят в состав Microsoft Office (Excel, Word и PowerPoint), и интегрируя Access с эти­ми приложениями, можно превратить ее в настоящую операционную среду баз данных. В то же время Access - это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым дан­ным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволяет упростить струк­туру данных и, таким образом облегчить выполнение работы. Можно связать таблицу Access с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в Paradox или Dbase. Можно быстро и просто комбинировать данные Access с данными Excel.

В СУБД Access имеется много дополнительных сервисных возмож­ностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за Вас основную черновую работу. Выра­жения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения или отображения числа со знаком доллара. Макро­сы позволяют автоматизировать многие процессы без программирова­ния, тогда как встроенный в Access язык VBA (специально разработан­ный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в при­ложениях Microsoft Office) позволяет опытному пользователю програм­мировать сложные процедуры обработки данных. И, наконец, исполь­зуя такие возможности языка программирования С, как функции и об­ращения к Windows API (Application Programming Interface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для вза­имодействия Access с другими приложениями - источниками данных.

В Microsoft Access добавлено большое число новых средств, раз­работанных для облегчения работы в Интернете и создания прило­жений для Web. Для доступа к Интернету и использования преиму­ществ новых средств необходимо наличие средства просмотра Web, такого как Microsoft Internet Explorer, а также модема. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе, и из Access) с помощью коман­ды Microsoft на Web из пункта меню «?». Например, можно полу­чить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные про­граммы, не прерывая работу с Access.

Система Access - набор инструментов для управления базами дан­ных. В Access входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, можно со­здавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложе­ния, как и приложения, созданные с помощью «полноценных» языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми ок­нами. Программируя на Visual Basic for Applications (VBA), можно созда­вать такие же мощные программы, как сама Access (более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA). Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из луч­ших программ для управления базами данных.

Что может Access

Управление реляционными базами данных

В системе Access реализовано полноценное управление реляционны­ми базами данных. Эта система поддерживает первичные и составные ключи и обеспечивает полную поддержку целостности данных на уров­не самой базы данных (что предотвращает несовместимое обновление или уничтожение данных). Кроме того, таблицы в Access имеют прави­ла проверки данных для предотвращения введения некорректных зна­чений. Каждое поле в таблице имеет определенный формат и заданный по умолчанию тип. Access поддерживает все необходимые типы полей: Текстовый - для хранения одной строки текста; Числовой - для чисел; Денежный - для представления денежных величин; Дата/время - для времени; MEMO - для хранения произвольной информации; Логичес­кий - для логических значений; Поле объекта OLE - для хранения объектов из других приложений, поддерживающих технологию OLE; Гиперссылка - для перехода к объектам той же самой или другой базы данных к документам, созданным в MS Word, MS Excel и MS PowerPoint, а также к документам, расположенным в глобальной сети Интернет; Мастер подстановок - для создания списка значений из ссылочной таблицы. Если значения полей отсутствуют, система Access обеспечи­вает полную поддержку нулевых значений.

Реляционная обработка данных в Access имеет гибкую архитектуру и отвечает многим потребностям пользователей. Access можно исполь­зовать как автономную СУБД, установленную на файл-сервере, либо как клиентскую часть для таких продуктов и как SQL Server. Используя в Access протокол ODBS (Open Database Connectivity), можно подклю­чаться к различным базам данных других форматов, таких как Oracle, RDB, Sybase и даже к DB/2, используемой на больших ЭВМ IBM.

Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы дан­ных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограни­чить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять.

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) может помочь за несколько минут выполнить ру­тинную работу, на которую самостоятельно может уйти несколько часов. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объек­та, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства с ва­шей стороны. В системе Access имеется около сотни мастеров, пред­назначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна создания форм и отчетов имеют похожие интерфейс и возмож­ности. Характерной особенностью является то, что форма (или отчет) создается в среде WYSIWYG (what you see is what you get - «что ви­дишь, то и получаешь»). Эта аббревиатура означает, что при добавле­нии каждого нового элемента форма преобразуется, так что сразу же можно увидеть, как она будет выглядеть в приложении. В формах и отчетах можно использовать надписи, поля текстовых данных, пере­ключатели, флажки, линии и прямоугольники. Кроме того, можно из­менять цвета элементов формы, добавлять тень. Рисунки, графики и даже подчиненные формы или отчеты. Формы могут состоять из не­скольких страниц; отчеты могут содержать много уровней группирова­ния и подведения соответствующих групповых итогов. Вы можете про­сматривать свою форму или отчет в режиме предварительного просмотра страницы и менять ее масштаб. Режим конструктора отчетов допускает использование до десяти уровней группировки и сортировки данных.

Многотабличные запросы

Многотабличный запрос является одним из самых важных средств Access. Окно Схема данных позволяет в визуальном режиме устанав­ливать связи между таблицами. Можно даже объединять таблицы фай­лов различных типов (таких, как таблица Access и таблица Dbase), а затем работать с ними, как с одним объектом. В этом окне можно выби­рать отдельные поля, определять порядок сортировки, создавать вы­числяемые выражения и вводить критерии для выбора записей. Резуль­таты выполнения запроса можно отобразить в виде электронной табли­цы, формы или отчета. Запросы имеют и другое применение. Можно создавать перекрестные запросы, которые подводят итоги, группируют данные и, в результате создают новые таблицы. Запрос можно исполь­зовать для обновления данных в таблицах, удаления записей или объе­динения таблиц.

Графики и диаграммы

В системе Access используется то же графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С его помощью можно создавать различные графики и отображать данные для удовлетворе­ния самых взыскательных требований. В распоряжении пользовате­ля - гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие 4 диаграммы, причем как в двух, так и в трех измерениях. Графики можно сопровождать пояснительным текстом в произвольной фор­ме, можно изменять координатную сетку, настраивать цвет и узор, отображать значения в столбцах или секторах диаграмм и даже ме­нять угол просмотра с помощью системы Microsoft Graph, вызывае­мой из Access.

Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций - небольших встроенных про­грамм, с помощью которых выполняются самые разнообразные задачи. В Access встроены математические, статистические и финансовые фун­кции, функции обработки строк, работы с базами данных, функции даты/ времени и другие. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Макрос: программирование без программирования

Для непрограммистов либо квалифицированных, но ленивых пользо­вателей, которые не хотят программировать, в системе Access имеются макросы. Они позволяют манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты и практически автомати­зировать выполнение любой задачи.

Модули: Visual Basic for Applications

Как уже говорилось, система Access - среда разработки с полнофун­кциональным языком программирования. Язык VBA (в предыдущих версиях Access он назывался Access Basic) отличает объектно-ориенти­рованный принцип программирования, основанный на использовании событий, который расширяет возможности работы с формами и отчета­ми; VBA - современный развитый язык программирования. Он являет­ся расширяемым, поскольку из его программ можно вызывать проце­дуры Windows API, хранящиеся в библиотеках DLL (Dynamic Link Library - библиотека динамической компоновки) операционных сис­тем Windows 95 и Windows NT. Полнофункциональная среда разра­ботки системы Access обладает рядом современных средств созда­ния приложений. В ней используются многооконный интерфейс, выделение цветом при редактировании и отладке, автоматический контроль синтаксиса, динамический контроль данных, точки преры­вания, пошаговое выполнение и т. д.

Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Система Access позволяет импортировать и экспортировать фай­лы многих форматов, включая Dbase, Paradox, FoxPro, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, и разные форматы ASCII. При импорте создается таблица Access, а при экспорте таблицы Access - файл в заданном формате. Связывание (или присоединение) означает, что внешние данные используются напрямую, без создания таблицы Access. Можно связываться с данными форматов Dbase, Paradox, FoxPro, Excel, ASCII и SQL Server. Еще одной мощной возможнос­тью системы Access является связывание с внешними таблицами с последующим использованием данных из этих таблиц в других таб­лицах. Таким образом можно поступать с данными в форматах Access, FoxPro, Dbase. Paradox и SQL Server.

Возможности DDE и OLE

В Access с помощью DDE (Dynamic Data Exchange - динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов) к формам и отчетам можно добавлять разнообраз­ные объекты. Это могут быть звуки, изображения, графики и даже ви­деоклипы. Пользователь имеет возможность как внедрять объекты, на­пример растровые изображения или документы текстовых процессоров (таких, как Word или Word Perfect), так и устанавливать связь между полями таблиц Access и, например ячейками в электронных таблицах Excel или Lotus 1-2-3. Связывание объектов с записями в таблицах Access позволяет создавать динамические формы баз данных и совместно ис­пользовать информацию в различных приложениях Windows.

Информация для пользователей электронных таблиц

Те, кто знакомы с Excel, заметят, что Access во многом похож на Excel. Прежде всего, обе программы являются продуктами для Windows, т.е. у вас уже должен быть опыт использования специфичных для Windows соглашений, которые можно использовать в Access. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной табли­цы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Ваша задача - ввести дан­ные и озаглавить столбцы, а всю остальную работу выполнит Access. Как уже упоминалось, Access, подобно Excel, поддерживает режим WYSIWYG и использует то же самое графическое приложение. Таким образом, в обеих программах можно создавать однотипные графики и дополнять их комментариями. Кроме того, Access использует мас­тер диаграмм, с которым вы могли встречаться в Excel. В Access, как и в Excel, имеется мастер сводных таблиц, который может создавать сводные таблицы Excel. Информацию из базы данных Access можно вставлять в таблицу Excel и связывать базы данных Access с табли­цами Excel. Access может обмениваться данными со всеми продукта­ми Microsoft Office.

Контекстно-зависимая справка и Помощник

Справочная система фирмы Microsoft является лучшей среди анало­гичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access позволяет использовать контекстно-зависимую справку, для по­лучения которой достаточно нажать клавишу <F1>. Какие бы вы не испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появля­ющаяся на экране справка по интересующей теме. Помимо этого, спра­вочная система Access имеет удобные и простые в использовании со­держание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access (как и во всем Microsoft Office) компания Microsoft предоставляет средство - Помощник. По­мощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особеннос­тях используемой программы.

РАЗРАБОТКА РЕЛЯЦИОННОЙ (МНОГОТАБЛИЧНОЙ) БАЗЫ ДАННЫХ

Поиск по сайту: