Внешний и внутренний контроль

Виды контроля

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации. По своему содержанию – это организационный контроль, задача которого – проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе. Предварительный контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых, профессиональных знаний и навыков персонала, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей. Проводится затем отбор людей на эти должности, либо предварительная подготовка – обучение.

Материальные ресурсы важны особенно для производственных предпринимательских фирм. Качественное сырье, материалы позволяют производить качественную продукцию. Поэтому устанавливаются стандарты качества исходного материала. Определяются запасы, графики поставок.

Финансовые ресурсы. Средством предварительного контроля финансов является бюджет (текущий финплан). Он дает уверенность, когда организации потребуются наличные средства, эти средства у него будут. Бюджет устанавливает и предельные значения затрат, не позволяет делать перерасход средств.

Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ. Чаще всего объектом его являются сотрудники, а сам он — прежде всего прерогатива их непосредственного начальника. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей и корректируют их для достижения этих целей.

Заключительный контроль или итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых. Он предполагает всесторонний анализ не только положительных результатов, но и ошибок, просчетов.

Контроль также можно подразделить на внешний и внутренний. Внешний контроль осуществляется руководством или специальными сотрудниками – контролерами. По результатам контроля производится оценка труда персонала.

Внутренний контроль – это самоконтроль. Степень развитости самоконтроля зависит от психологических и профессиональных характеристик каждого сотрудника, от стиля управления в организации, от морально-психологического климата в коллективе.

Заключительный контроль. Цель такого контроля — предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена (при текущем — в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, и, во-вторых, способствует мотивации.

Внешний и внутренний контроль.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками — контролерами. В рамках внутреннего контроля исполнители сами следят за своей работой и ее результатами и вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди, по крайней мере формально, лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель, или его представитель. Психологи считают, что на это имеется несколько причин.

Наиболее очевидная состоит в том, что по результатам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания, продвижения по службе. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает большое значение, и поэтому за нее стоит держаться и проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. Наконец, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, дополнительное усердие проявляется здесь по причине честолюбия. Поэтому систему контроля необходимо конструировать так, чтобы предотвратить поведение, ориентированное на него.

Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств.

Во-первых, должна быть предусмотрена так называемая «защита от хитреца», то есть от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. Ради такой показухи забрасываются действительно важные и нужные дела, блокируется важная информация, ставящая под сомнения «достижения». Чаще всего это делается с помощью манипулирования показателями, занижения или завышения их истинной величины.

Чем выше степень бюрократизации управления организацией, тем чаще подобное ориентированное на контроль поведение сотрудников имеет место, и они больше времени тратят на обман начальства, чем навыполнение собственных обязанностей. Особенно часто это бывает, если отсутствуют четко определенные нормативы работы и ее результат не проходит рыночную оценку потребителем.

Во-вторых, цели, которые ставятся перед людьми в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, не дающими исполнителям «засыпать на ходу», но не оставляющими лазеек для лентяев. Считается, что в наибольшей степени они стимулируют тогда, когда у исполнителя имеется 50%-я уверенность в их достижении.

В-третьих, до итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а, если необходимо, и наказание.

Чтобы обеспечить выполнение этих условий система внешнего контроля должна быть по сути тотальной, требующей огромных материальных и трудовых затрат. При постоянно усложняющейся деятельности она становится экономически и технически непосильной даже для крупных организаций. Выход из сложившейся ситуации лежит во внедрении, где возможно, практики внутреннего контроля, или самоконтроля.

Главная черта последнего состоит в том, что исполнители сами вовремя обнаружат проблему и ищут пути ее решения. Задача поймать кого-то за руку и наказать, чтобы другим было неповадно, здесь не ставится. В этих условиях исполнители трудятся легко и свободно, принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности и сами контролируют их реализацию.

Поскольку условием внедрения самоконтроля является преобладание групповых форм работы и принятия решений, здоровый морально-психологический климат, демократические формы руководства, что встречается далеко не везде, на прак-

тике внутренний и внешний контроль применяются в определенном соотношении, зависящем от:

— стиля управления организацией (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом — самоконтроль);

— возможности получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело (если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний);

— характера подчиненных (для недобросовестных, неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовестных и педантичных -- внутренний);

— микроклимата в коллективе (при благоприятном лучше внутренний контроль; при неблагоприятном — внешний, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвращать возможные конфликты);

— принятой системы вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль; при коллективных — внутренний).

Прежде чем формировать подходы к системе контроля, необходимо получить точные ответы на поставленные вопросы, иначе результаты могут быть плачевными.

Внутренний контроль и его место в системе эффективного менеджмента

Каждый элемент системы внутреннего контроля подразумевает наличие контрольно-ориентированных методик и процедур, разработанных для защиты своих активов, выдачи надежной финансовой информации, повышения эффективности работы компании для обеспечения гарантий соответствия своим целям.

В западной литературе принято выделять два центральных конструирующих принципа организационного построения внутренней контрольной системы:

1) принцип функционального разделения;

2) принцип «обоснованной уверенности».

«Функциональное разделение означает, что нельзя объединить не объединяемые между собой функции в лице человека, отдела или области. Как частичный аспект функционального разделения рассматривается «принцип четырех глаз» - контролирование всего процесса незаинтересованным лицом. Реализация данного принципа направлена на четкое разделение полномочий, как у субъекта, так и у объекта контроля, а так же призвана исключить конфликт их интересов.

Вместе с тем, представляется целесообразным отметить возвратный фактор формирования эффективной структуры внутреннего контроля, основанный на исполнении второго принципа, суть которого раскрыта в международных аудиторских стандартах: издержки на структуру внутреннего контроля не должны превышать прибыли, которую необходимо получить от реализации контрольных функций. При этом, поскольку точное определение соотношения прибыли и издержек невозможно, управленческому звену следует руководствоваться субъективными (качественными и количественными) оценками.

Таким образом, структура внутреннего контроля может давать обоснованную, но не абсолютную уверенность в том, что цели компании будут достигнуты.

Поиск по сайту: