Структура телефонної розмови

Вступ

Сучасне ділове життя неможливо уявити без телефона. Завдяки йому багаторазово підвищується оперативність вирішення багатьох проблем і питань. Немає необхідності писати листи, а також здійснювати поїздки в інші установи або організації, в інші міста або взагалі за кордон для зясування обставин чи деталей якоїсь справи.

По телефону можна зробити дуже багато різноманітних речей, а саме, наприклад: провести переговори, домовитися про зустріч, надати консультацію, відзвітувати про виконану роботу та інше.

Дуже часто першим кроком до вкладання ділової угоди або контракту є телефонна розмова. Вона являється найпоширенішим і найефективнішим способом встановлення ділового контакту.

Основною особливістю телефонної розмови є відсутність візуального контакту між співрозмовниками, тому міміка та жести втрачають своє значення при даному виді мовлення. Основними недоліками телефонної розмови є обмеженість у часі та можливість появи технічних перешкод. Однак суттєвими перевагами телефонної розмови над іншими видами є швидкість реагування на інформацію, оперативність передачі інформації, можливість дистанційного керування діями, зручність.

Саме тому у наші дні телефон являється не лише одним із найефективніших засобів зв’язку, а й способом налагодження офіційних ділових контактів між установами, способом підтримання приватних стосунків між людьми.

Людство користується телефоном уже більше століття. Здавалось би часу більш ніж достатньо для того, щоб навчитися розумно користуватися цим технічним засобом та вивчити притаманні йому правила спілкування. Але, на жаль, вміння говорити по телефону не передається по спадковості. Культурою спілкування по телефону володіє не кожен.

Тому якщо ви являєтеся цілеспрямованою і діловою людиною, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет і престиж вашої фірми і завжди звикли все прораховувати до найменших дрібниць, то вироблення і дотримання певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним.

Тому не слід випускати з уваги тієї обставини, що телефонна розмова – це великою мірою ваша візитна картка. Її успіх в першу чергу залежить від знання та вміння дотримуватися певних правил поведінки – телефонного етикету.

Структура телефонної розмови

Службова телефонна бесіда має таку структуру:

1) Момент встановлення зв’язку (взаємне привітання, взаємне представлення співрозмовників одне одному).

2) Виклад суті справи (повідомлення мети дзвінка, введення співрозмовника в курс справи, ознайомлення його з проблемою).

3) Обговорення справи або проблеми.

4) Закінчення розмови (підведення підсумків розмови, взаємне прощання).

Успіх та ефективність ділової телефонної розмови залежить насамперед від чіткого дотримання її структури під час спілкування, ретельної підготовки, а також від чіткого дотримання деяких інших важливих аспектів ведення телефонної розмови, про які піде мова нижче.

Поиск по сайту: