I. Сущность и значение документации

Содержание

Введение

Для того чтобы эффективно управлять деятельностью предприятия, принимать правильные и своевременные решения по ходу и реализации хозяйственной деятельности, надо иметь достаточный объем информации, и в первую очередь учетной информации. Эта информация о фактическом состоянии и результатах хозяйственной деятельности в процессе хозяйственного учета, под которым понимается количественное отражение и качественная характеристика всех фактов хозяйственной деятельности.

Одной из основных стадий метода бухгалтерского учета является первая стадия – стадия регистрации, часто называемая наблюдением. На этой стадии начинается бухгалтерский учет происходящих изменений в стоимости объектов бухгалтерского учета под воздействием хозяйственных процессов путем отражения факта совершения хозяйственной операции и фиксирования изменений в стоимости объекта учета. Для этого в бухгалтерском учете применяют два особых приема – документация и инвентаризация. Строгая и полная документальность – необходимое условие ведения бухгалтерского учета.

Основой процветания каждой организации является бухгалтерский учет, в независимости от организационно-правовой формы организации, ее структуры, построения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учета − обеспечение аналитиков информацией, необходимой для принятия решений. Эти решения затрагивают распределение и использование ограниченных экономических ресурсов: денег, земли, рабочей силы и т.д. От распределения и использования этих ресурсов, зависят цены, заработная плата, производство товаров и услуг, адекватность наших запасов, качество транспортных систем, а также то, какие страны процветают, а какие переживают упадок. Фактически каждое предприятие вливает на экономическую ситуацию в области, регионе, стране и в этом не малую роль играет бухгалтерский учет. А это означает, что от правильной организации бухгалтерского учета зависит положение любой организации.

Важную роль в этом играют методы бухгалтерского учета, а особенно документация как элемент метода бухгалтерского учета.

Документация как элемент метода бухгалтерского учета является актуальной темой на сегодняшний день. Потому что проблемой социально-экономического развития нашего общества на современном этапе является обеспечение сохранности хозяйственных ресурсов, их рационального и экономического использования.

Цель написания данной курсовой работы: изучить сущность и значение документации, её роль как элемента метода бухгалтерского учета, рассмотреть основные требования, предъявляемые к документам.

I. Сущность и значение документации

Особенностью бухгалтерского учета является сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями, которые осуществляются на предприятии. Этот процесс достигается с помощью документации.

Документация − это совокупность документов, с помощью которых оформляют хозяйственные операции на предприятиях или, иначе говоря, процесс оформления хозяйственных операций документами. Документация является важным элементом бухгалтерского учета: она служит для первичного наблюдения за хозяйственными операциями и является обязательным условием для отображения их в учете.

Основными задачами, которые стоят перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

− формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и другими заинтересованными лицами;

− обеспечение контроля за наличием и движением имущества;

− использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов согласно утвержденным нормам, нормативам и сметам;

− своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности;

− выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.[1]

Выполнение этих задач непосредственно зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, которая в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, которая предоставляется бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно отводиться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, что является письменным подтверждением факта осуществления хозяйственных операций (их юридическая достоверность).

Однако значение документации в хозяйственной работе предприятий не ограничивается только тем, что ее используют для обоснования учетных записей. Документация играет важную роль в управлении деятельностью предприятия. В форме соответствующих документов (платежных поручений, кассовых ордеров, нарядов, требований и т.п.) даются распоряжения на осуществление хозяйственных операций (перечисление или выдачу средств, отпуск материалов, выполнение работ и т.п.). Для работников, которые выполняют эти распоряжения (кассиров, материально ответственных лиц, производителей работ и т.п.), документы являются обоснованием осуществленных ими операций.

Документы имеют практическое значение для предварительного и дальнейшего контроля за целесообразностью и законностью хозяйственных операций, соблюдением государственной дисциплины. Предварительный контроль осуществляют руководящие работники: подписывая документ, они берут на себя ответственность за законность операции, оформленной этим документом. Это помогает соблюдению хозяйственной дисциплины и действующего законодательства. Дальнейший контроль осуществляют учетные работники при приеме и обработке документов, а также работники налоговых, финансовых и ревизионных органов. Этот контроль распространяется главным образом на оправдательные документы для установления законности и хозяйственной целесообразности операций, а также проверки правильности оформления самих документов.[2]

Документы имеют важное значение для обеспечения контроля за сохранением имущества, рациональным его использованием. Прием и отпуск материальных ценностей, использование денежных средств, осуществление расчетов только на основании надлежащих образом оформленных документов предотвращают злоупотребления со стороны должностных лиц. Практика свидетельствует, что недостача, растраты и бесхозяйственность, разные злоупотребления чаще всего бывают там, где документы оформляются неправильно и несвоевременно, учет ведется неудовлетворительно.

Документы имеют и правовое (юридическое) значение как письменное доказательство осуществления хозяйственных операций, а потому используются судебными органами при рассмотрении хозяйственных исков. Судебные органы признают по документу доказательную, юридическую силу в том случае, если он составлен своевременно и надлежащим образом оформлен.

Документы используют при анализе хозяйственной деятельности, для финансового контроля, аудита и документальных ревизий.

С применением в учете электронной вычислительной техники для сбора и обработки информации об осуществляемых хозяйственных операциях, наряду с бумажными документами, все большего распространения приобретают машинные носители учетной информации. Отдельные из них отображают хозяйственную операцию непосредственно в момент ее осуществления, другие - составляются по данным первичных носителей информации и используются для удобства ее обработки, автоматического введения в вычислительную машину.

Поиск по сайту: