Порядок передачи документов на архивное хранение

Документы МКУК «РКДЦ» после проведения экспертизы их ценности подлежат передаче на постоянное хранение в Репьевский районный муниципальный архив (далее – архив).

Функциональную деятельность архива осуществляют специалисты.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив предусматривает работу, которая проводится в МКУК «РКДЦ» и включает в себя следующие этапы:

проведение экспертизы ценности документов;

полное оформление дел;

составление описи дел;

составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Специалисты архива осуществляют контроль и оказывают методическую помощь МКУК «РКДЦ» в проведении вышеуказанных работ.

6.1. Экспертиза ценности документов

6.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании критериев их ценности.

Экспертиза ценности документов проводится на основании перечня документов, с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел.

6.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МКУК «РКДЦ», создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) из числа наиболее квалифицированных специалистов в количестве не менее 3 человек. В состав ЭК обязательно включается специалист архива.

ЭК создается распоряжением МКУК «РКДЦ».

Функции и права ЭК определяются положением об ЭК, которое утверждается распорядительным документом.

6.1.3. Предварительная экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется работниками отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» под непосредственным руководством специалистов архива.

При проведении экспертизы ценности документов в МКУК «РКДЦ» осуществляется отбор дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК МКУК «РКДЦ», оформляется протоколом.

6.2. Составление и оформление описей дел

6.2.1. Для обеспечения комплектования архива МКУК «РКДЦ», на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются архивные описи.

Каждое структурное подразделение МКУК «РКДЦ» ежегодно составляет описи на дела постоянного хранения и по личному составу под непосредственным руководством специалистов архива.

Описи дел отделов или филиалов составляются по установленной форме в двух экземплярах и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

6.2.2. Специалистами архива на основе описей дел отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» составляется годовой раздел сводной описи дел МКУК «РКДЦ» по установленной форме.

6.2.3. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах и предоставляются на утверждение ЭПК архивного отдела Воронежской области.

6.2.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за соответствующий период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК МКУК «РКДЦ» и направляются на согласование с ЭПК архивного отдела Воронежской области.

Сводный акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения составляется специалистами архива. Порядок оформления описей и акта приведены в приложениях №22, №23, №24, №25, №26, №27, №28.

6.2.5. Историческая справка и предисловие к описи.

Историческая справка составляется к архивному фонду МКУК «РКДЦ» и состоит из информации по истории фонда МКУК «РКДЦ».

Первый раздел - история фондообразователя включает: данные о создании МКУК «РКДЦ», хронологическая последовательность всех реорганизаций со ссылкой на нормативные правовые акты, распорядительные документы; задачи, функции и их изменения.

Второй раздел - история архивного фонда включает:

дату первого поступления документов фонда в архив и крайние даты;

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов;

сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Третий раздел включает:

обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов.

Справка подписывается составителем.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций МКУК «РКДЦ».

Предисловие к описи включает сведения о структуре МКУК «РКДЦ» за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел.

Предисловие к описи подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия к описи.

6.3. Подготовка и передача документов в архив МКУК «РКДЦ»

6.3.1. В архив МКУК «РКДЦ» передаются полностью оформленные дела постоянного хранения и по личному составу.

6.3.2. Прием дел производится по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи специалиста архива и специалиста структурного подразделения МКУК «РКДЦ», передавшего дела на хранение в архив.

6.3.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения МКУК «РКДЦ», ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив, независимо от сроков хранения документов.

До решения вопроса о передаче, документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами.

6.3.4. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в соответствии Правилами.

6.3.5. По истечении предельных сроков хранения в архиве, документы постоянного хранения передаются на хранение в муниципальный архив.

Прием дел на хранение проводится по единично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух экземплярах.

6.4. Использование документов архива МКУК «РКДЦ»

6.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива МКУК «РКДЦ» не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

6.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве МКУК «РКДЦ», на бланке письма МКУК «РКДЦ».

Архивная справка подписывается специалистом муниципального архива, исполнившим запрос и заверяется печатью МКУК «РКДЦ» Репьевского муниципального района.

6.4.3. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и выписок, заверяется подписью специалиста муниципального архива, исполнившего запрос, и заверяется печатью МКУК «РКДЦ» Репьевского муниципального района.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

6.4.4. Архивные выписки изготавливаются на бланке письма МКУК «РКДЦ» с обозначением названия документа: «Архивная выписка».

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью МКУК «РКДЦ».

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

6.4.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве МКУК «РКДЦ», предоставляются для работы сотрудникам отделов или филиалов в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами, в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

Правовые акты МКУК «РКДЦ» из архива МКУК «РКДЦ» не выдаются.

6.4.6. Органами правопорядка из архива МКУК «РКДЦ» могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.

Поиск по сайту: