Список рассылки

Постановление (распоряжение) МКУК «РКДЦ» Репьевского муниципального района Воронежской области от 17 июля 2010 г. № 134 «О мерах по реализации муниципальной целевой программы» направить:

1. Отдел программ и развития сельской территории.

2. Отдел по экономике, управлению муниципальным имуществом.

3. Отдел по строительству, ЖКХ и архитектуре.

Пояснительная записка подписывается руководителем структурного подразделения МКУК «РКДЦ», подготовившим проект правового акта.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и печатается без пробела между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Ниже подписи руководителя в левом нижнем углу печатается шрифтом размером 10-12 должность ответственного исполнителя, инициалы имени, отчества, фамилия, дата и номер служебного телефона.

Например:

Начальник отдела

организационной работы и

делопроизводства МКУК «РКДЦ»

муниципального района

Д.А. Будин

15.07.2010

2-26-62

Образец оформления проекта постановления МКУК «РКДЦ» приведен в приложении № 4, распоряжения МКУК «РКДЦ» в приложении № 5.

3.1.11. Особенности оформления и регистрации правовых актов по личному составу.

В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» к документам по личному составу в МКУК «РКДЦ» относятся: правовые акты о назначении на должность, увольнении с должности, переводе работника на другую работу, установлении должностных окладов и надбавок, о предоставлении отпуска, направлении в командировку, о поощрении, об изменении фамилии.

Правовые акты по личному составу готовит Директор.

Распоряжения по личному составу нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по личному составу нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности.

В связи с разницей в сроках хранения формирование распоряжений по личному составу в дела проводится раздельно: распоряжения о назначении на должность, увольнении с должности, перемещении по работе, установлении должностных окладов и надбавок, о поощрении, изменении фамилии, загранкомандировках (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного), о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Правовые акты вступают в силу с момента их подписания. В правовых актах могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: распоряжение подписано 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 04 октября.

Копии правовых актов по персональным вопросам заверяются кадровой службой синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

3.2. Подготовка и оформление приказов отделов или филиалов МКУК «РКДЦ»

3.2.1. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым вопросам в деятельности отделов или филиалов МКУК «РКДЦ».

Изменения, дополнения, отмену приказов производят только посредством издания новых приказов. Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей отделов или филиалов МКУК «РКДЦ», которые готовят и вносят проекты.

Для подписания представляется полностью подготовленный проект приказа.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения МКУК «РКДЦ», внесшим проект, руководителями подразделений МКУК «РКДЦ», которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов печатаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) с помощью средств вычислительной техники.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы регистрируются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование исполнительного органа;

наименование вида документа – приказ;

дата и номер приказа (дата оформляется словесно-цифровым способом, номер приказа состоит из знака № и порядкового номера приказа).

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об», отвечает на вопрос «О чем?», «О ком?», «О подготовке…», «О создании….», «Об утверждении…», «О мерах…», «Об итогах….».

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка двойным интервалом и печатается размером шрифта № 14 полуторным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля.

Первая строка начинается с абзаца от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть может начинаться словами «в целях», «во исполнение». Констатирующая часть может отсутствовать, если не требуется пояснения или обоснования издания приказа.

Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю:, которое печатается строчными буквами, вразрядку от границы левого поля.

В распорядительной части приказа формулируются управленческие действия, задания, с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка).

Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…».

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа в нижней его части.

Приказ может иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста распорядительной части.

Например: «Согласно приложению», «В соответствии с приложением», «Прилагается».

Приложения к приказам оформляются в виде текста, а также планов мероприятий, таблиц, перечней.

Если приложений несколько, они нумеруются. На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется отметка о его принадлежности к приказу.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Директора МКУК «РКДЦ»

от №

Приложения к приказу визируются руководителем подразделения, подготовившего проект.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия у правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения МКУК «РКДЦ», а в его отсутствие лицо, его замещающее. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.2.2. Особенности оформления и регистрации приказов по личному составу.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит лицо, на которое возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Проекты приказов печатаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) с помощью средств вычислительной техники.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу о приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, изменении фамилии, о загранкомандировках (срок хранения 75 лет) регистрируются и формируются в дела отдельно от приказов по личному составу о предоставлении отпуска (очередного, дополнительного, учебного) о взыскании, командировках внутри страны (срок хранения 5 лет).

Приказы вступают в силу с момента их подписания и регистрации. В приказе могут быть пункты со своими сроками вступления в силу.

Например: приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено с 04 октября.

Приказам могут присваиваться буквенные обозначения «к» или «л/с».

Варианты оформления документов по личному составу приведены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденном Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. В бланки можно вносить изменения по расширению и сужению граф и строк, дополнительные строки.

Организация имеет право вносить дополнительные, необходимые ей реквизиты. Но при этом все реквизиты утвержденные Госкомстатом форм документов должны остаться без изменения. Удаление каких-либо реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Все изменения, вносимые в унифицированные формы, должны быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Копии приказов по персональным вопросам заверяются синей печатью и помещаются для хранения в личные дела сотрудников.

Образцы оформления приказов приведены в приложениях №7, №8.

3.3. Подготовка и оформление служебных писем

3.3.1. Служебные письма в МКУК «РКДЦ» готовятся:

как ответы на запросы органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, учреждений,

как сопроводительные письма к направляемым документам.

3.3.2. Исходящая корреспонденция, оформленная на бланке письма МКУК «РКДЦ», подписывается Директором МКУК «РКДЦ» или руководителем структурного подразделения, если письмо направляется от МКУК «РКДЦ» (например: отзывы на проекты областных законов и т.д.), заместителями главы МКУК «РКДЦ».

3.3.3. Все письма должны иметь заголовок. Исключение могут составлять письма, текст которых занимает до 5-6 строк, или оформленные на бланках формата А5.

Заголовок письма отвечает на вопрос «о чем?» и печатается вверху слева шрифтом № 14 через один интервал, выравнивается по левому краю. Величина заголовка, как правило, одна-две строки длиною 8-9 см.

3.3.4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержание письма состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления письма. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами и другими документами по данному вопросу.

Во второй части помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Содержание ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

Уважаемый Иван Иванович!

Текст писем излагается от 3-го лица единственного числа.

Например: «МКУК «РКДЦ» муниципального района считает…», «МКУК «РКДЦ» муниципального района рассмотрела…»

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

3.3.5. Отметка об исполнителе.

На последней странице письма за подписью Директора МКУК «РКДЦ» в нижнем левом углу лицевой или оборотной стороны последнего листа письма делается отметка об исполнителе документа, которая включает фамилию и номер его служебного телефона или инициалы и фамилию и номер его служебного телефона.

Например:

Иванов

2-26-62

Служебные письма МКУК «РКДЦ» оформляются в двух экземплярах. Первый экземпляр, оформленный на бланке, направляется адресату, второй остается в МКУК «РКДЦ». При необходимости копия зарегистрированного письма передается исполнителю.

Второй экземпляр подлинника служебного письма, остающегося в МКУК «РКДЦ», приложения к нему и визы согласования, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Гарантийные письма, письма финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером.

Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом.

Образцы оформления служебных писем приведены в приложениях №9, №10, №11.

3.4. Порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров (соглашений)

3.4.1. Основные требования и порядок подготовки, оформление, регистрация и хранение договоров и соглашений (далее – договор) определены настоящей Инструкцией.

Договор оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

3.4.2. Название вида документа – слово «Договор» печатается через 2 межстрочных интервала от границы верхнего поля, прописными буквами или с прописной буквы, полужирным шрифтом, центрируется относительно границ текстового поля.

3.4.3. Заголовок договора печатается полужирным шрифтом со строчной буквы, в конце заголовка точка не ставится.

Место составления или издания договора печатается от левой границы текстового поля, через 2 интервала от заголовка.

Например:

ДОГОВОР

Поиск по сайту: