Требования к подготовке и оформлению документов

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ МУНИЦИПАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ КУЛЬТУРЫ РЕПЬЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ

«РАЙОННЫЙ КУЛЬТУРНО-ДОСУГОВЫЙ ЦЕНТР»

С. Репьевка

Г.

СОДЕРЖАНИЕ

Общие положения

Инструкция по делопроизводству муниципального казенного учреждения культуры Репьевского муниципального района Воронежской области «районный культурно-досуговый центр» (далее по тексту – Инструкция) разработана в соответствии с федеральными и областными законами, типовой инструкцией по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами муниципального казенного учреждения культуры Репьевского муниципального района Воронежской области «районный культурно-досуговый центр» (далее по тексту – МКУК «РКДЦ»).

Порядок обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, ведется в соответствии с правовыми актами, регулирующими вопросы обращения со служебной информацией ограниченного распространения в учреждениях культуры Воронежской области.

Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в МКУК «РКДЦ» Директор МКУК «РКДЦ» (далее по тексту – Директор) и ответственные лица, на которые возложены функции организации и ведения делопроизводства.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных требований работы с документами в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» возлагается на их руководителей.

Руководители отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» определяют (назначают) ответственного за работу с документами.

Требования настоящей Инструкции обязательны для работников МКУК «РКДЦ».

Сотрудники отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Вновь принятые на работу сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с Инструкцией. Об утрате служебных документов немедленно информируется руководитель подразделения,

Заведующие отделами и филиалами МКУК «РКДЦ» несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего использования и защиты служебной информации.

При временном отсутствии сотрудников отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» (отпуск, командировка), увольнении или перемещении, имеющиеся у них документы по указанию руководителя передаются другому работнику через лиц ответственных за ведение делопроизводства.

Требования к подготовке и оформлению документов

2.1. Бланки документов МКУК «РКДЦ»

2.1.1. Документы МКУК «РКДЦ» оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и типовой инструкцией по делопроизводству в МКУК «РКДЦ»

(приложение №1).

2.1.2. Бланки документов (далее по тексту – бланки) изготавливают на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) с помощью средств вычислительной техники.

Документы, оформленные на этих бланках должны иметь поля:

Левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 30 мм.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов, в пределах границ зон их расположения размещают двумя способами:

продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

угловым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.1.3. Проектирование бланков документов осуществляется Директором.

2.1.4. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) главы МКУК «РКДЦ».

Соответствующие предложения вносятся Директором вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.1.5. Бланки писем должностных лиц МКУК «РКДЦ», отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» изготавливаются с помощью средств вычислительной техники. Текст названия структурного подразделения МКУК «РКДЦ» располагается под текстом «МКУК «РКДЦ», печатается одним шрифтом с размером шрифта текста «МКУК «РКДЦ», либо на 2 пункта меньше.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Office Word версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 11-12 – для оформления табличных материалов и № 14 – для оформления текста, межстрочный интервал – 1,5.

Отступ красной строки должен быть 12,5 мм.

Использование в тексте документа двойных и лишних пробелов, а так же иных не предусмотренных символов, не допускается. Автоматический перенос лов запрещен.

2.2.2. Реквизиты нормативных правовых, распорядительных документов, писем оформляются на бланках с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения (приложение №2).

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

В соответствии с ГОСТом при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01- государственный герб Российской Федерации;

02- герб субъекта Российской Федерации;

03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04- код организации;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП);

07- код формы документа;

08- наименование организации;

09- справочные данные об организации;

10- наименование вида документа;

11- дата документа;

12- регистрационный номер документа;

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14- место составления или издания документа;

15- адресат;

16- гриф утверждения документа;

17- резолюция;

18- заголовок к тексту;

19- отметка о контроле;

20- текст документа;

21- отметка о наличии приложения;

22- подпись;

23- гриф согласования документа;

24- визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26- отметка о заверении копии;

27- отметка об исполнителе;

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29- отметка о поступлении документа в организацию;

30- идентификатор электронной копии документа.

2.2.3. Герб муниципального образования (реквизит 02) воспроизводится на бланках документов МКУК «РКДЦ».

Воспроизведение изображения Герба муниципального образования на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Решением Совета народных депутатов Репьевского муниципального района Воронежской области от 24 октября 2006 г. № 154 «О гербе Репьевского муниципального района Воронежской области».

2.2.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН проставляется на бланках писем в составе справочных данных об организации.

2.2.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит06) проставляют в соответствии с документами, выданными налоговыми органами. ИНН/КПП входят в состав справочных данных об организации.

2.2.6. Наименование организации (реквизит 08).

Наименование МКУК «РКДЦ» воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, закрепленном в Уставе Репьевского муниципального района Воронежской области.

2.2.7. Справочные данные об МКУК «РКДЦ» содержат сведения, необходимые при информационных контактах (реквизит 09).

Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма. Справочные данные в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес, место нахождения; номера телефонов, факсов, ОГРН, ИНН/КПП, адрес электронной почты.

Адрес пишется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г., № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

2.2.8. Наименование вида документа (реквизит10) создаваемого в МКУК «РКДЦ» должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.2.9. Дата документ (реквизит11).

Датой документа является дата его подписания или утверждения (для договора (соглашения) – дата подписания, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события).

Дату проставляет должностное лицо, ответственное за регистрацию правовых актов МКУК «РКДЦ». Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 10 февраля 2011 г. следует оформлять: «10.02.2011».

При словесно-цифровом способе проставления даты, день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами.

Например, 05 февраля 2011 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру - обязательно.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит12) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации.

2.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступления документа.

2.2.12. Место составления или издания документа (реквизит14).

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа.

2.2.13. Адресат (реквизит15).

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Реквизит располагают в правом верхнем углу бланка в ограничительных отметках.

Если документ напечатан на стандартном листе бумаги, то реквизит «Адресат» печатают, отступив от верхнего поля на расстоянии 4-5 интервалов.

Каждая составная часть реквизита «Адресат», печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5 интервалами. В конце смысловых строк знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Перенос слов не допускается.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центровать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532

Генерал-майору

К.Н. Серову

или

Директору института

твердых металлов

доктору технических наук

М.Т. Семенову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа. В списке рассылки указывается наименование вида документа, заголовок, номер и дата, к которому относится список рассылки, далее перечисляются полные наименования организаций и их почтовые адреса. Список рассылки подписывается должностным лицом, подготовившим документ.

При направлении документов в федеральные органы законодательной и исполнительной государственной власти полные почтовые адреса могут не указываться.

Почтовые адреса могут также не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам, однородным организациям (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами).

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения г. (город), пос. (поселок), с. (село), ул. (улица), пер. (переулок), наб. (набережная), пр. или просп. (проспект), корп. (корпус), кв. (квартира).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак «№» не ставят, при литерном написании номеров, букву пишут слитно с цифрой (кв. 57а).

2.2.14. Утверждение документа (реквизит 16).

На документах, подлежащих утверждению, гриф «утверждение» проставляется справа на первом листе документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания после этого слова), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Слово «УТВЕРЖДАЮ» печатается прописными буквами, обычным шрифтом.

Элементы грифа утверждения отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами.

Если документ издается отдельно от утверждающего распорядительного документа (штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата, представление к награждению), на нем проставляется гриф утверждения, на который ставится гербовая печать организации

Например:

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центровать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа указом, постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

2.2.15. Резолюция (реквизит 17).

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция оформляется между реквизитами адресат и текстом документа или на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются инициалы и фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата резолюции.

2.2.16. Заголовок к тексту документа (реквизит 18).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»).

Например: «О подготовке проекта договора»; «Об отмене…». Заголовок составляет исполнитель документа.

Длина строки заголовка не должна превышать 8-9 см. Каждая строка имеет законченный смысл. Строчки заголовка печатаются через 1 интервал, без переноса, без кавычек и знаков препинания в конце строки. Заголовок к тексту письма печатается от левой границы поля в ограничительных отметках.

Для выделения заголовка может использоваться полужирный шрифт.

2.2.17. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и датой исполнения поручения.

2.2.18. Требования к текстам документов (реквизит 20).

Тексты документов, в зависимости от количества затронутых в них вопросов, могут быть простыми (содержат один вопрос) и сложными (касаются нескольких вопросов, исполнителей).

Справочно-информационные документы (письма, служебные записки, справки) рекомендуется готовить по одному вопросу.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке организационно-распорядительных, справочно-информационных документов.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками и с точкой на конце. (1.1., 1.2.).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, реквизиты их указываются по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

Например:

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» и постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. № 319 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц»

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: «Приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения».

Допускается начинать текст документа с его заключительной части, т.е. изложения существа вопроса, а затем подкреплять его обоснованием, доказательствами.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжения, приказы по личному составу, договоры, акты) возможно использование базы данных «текстовых шаблонов».

Форма изложения текста.

Изложение текста в документах осуществляется по следующим правилам:

в документах, адресованных руководству (заявление, служебная записка, объяснительная записка) текст печатается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «считаю»);

в документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»);

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили», «просим»);

в протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»);

содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа;

в положениях, инструкциях, правилах, актах, справках текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «начальник отдела имеет право», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить», «направляем в Ваш адрес», «направляем на рассмотрение», «просим выделить»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым», «направляю», «предлагаю»);

от третьего лица единственного числа («правительство области считает возможным», «правительство области не возражает»).

Табличные тексты применяются в плановых, отчетно-статистических, финансовых документах и др.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка через 1,5-2 интервала.

Первая строка начинается с абзаца (на расстоянии 1,25 см) от левой границы текстового поля.

2.2.19. Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения в служебном письме отделяется от текста 1,5-2 интервалами.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то наименования приложений перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Справка о состоянии … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект положения … на 9 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку … в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо налоговой инспекции от 05.06.2008 № 02-08/185и

и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Слово «Приложение» печатается с абзаца и заканчивается двоеточием.

Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Приложения должны быть подписаны руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу печатается «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Слово «Приложение №» печатается от границы верхнего поля без кавычек, прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита 1,5 интервалом. Остальные строки печатаются через 1 межстрочный интервал.

Например:

Если приложение к распорядительному документу одно, порядковый номер приложения не указывают.

Например:

2.2.20. Подпись (реквизит 22).

Документы, направляемые от МКУК «РКДЦ» в органы государственной власти субъекта РФ, органы представительной и судебной власти, органы местного самоуправления, другим адресатам в пределах Российской Федерации и Воронежской области, а также гражданам, подписываются Директором МКУК «РКДЦ» или по его поручению заместителями главы МКУК «РКДЦ», в соответствии с распределением обязанностей.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы имени, отчества и фамилия).

Например:

Директор МКУК «РКДЦ» Репьевского

муниципального района

Воронежской области личная подпись И.О. Фамилия

или на бланке:

Директор МКУК «РКДЦ»

муниципального района личная подпись И.О. Фамилия

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство. При этом обязательно должна быть указана его фактическая должность, инициалы имени, отчества и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом).

Например:

И.о. главы МКУК «РКДЦ»

муниципального района личная подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии личная подпись И.О. Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа или председателем этого органа и секретарем.

Подпись отделяют от последней строки текста 2-3 интервалами.

Наименование должности в реквизите «подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени и отчества, с пробелом перед фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.2.21. Согласование проекта документа (реквизит 23).

Согласование проекта документаоформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Согласование проекта документа с органами государственной власти, учреждениями, организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор МКУК «РКДЦ»

муниципального района

Личная подпись И.О. Фамилия

20.01.2011

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Отдела

образования

«О проведении тестирования

учащихся»

от 20.01.2011 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

аттестационной комиссии

от 13 января 2011 г. № 2

Если грифов согласования несколько, их оформляют параллельно от левого поля.

Например:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа и печатают от подписи через 2-3 интервала.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта Положения об общих принципах сотрудничества

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа лист согласования не подписывается.

2.2.22. Виза согласования документа (реквизит 24-внутреннее согласование).

Внутреннее согласование проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), начальником отдела (руководителем структурного подразделения) где готовился проект документа, начальником Директора, руководителем аппарата МКУК «РКДЦ», руководителями, которым в проекте предусматриваются поручения, должностными лицами на которых возложен контроль.

Согласование проекта документа оформляют визой на документе.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Руководитель отдела финансов личная подпись Г.В. Шиленко

06.02.2011

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: «С проектом не согласен, замечания прилагаются».

Руководитель отдела финансов личная подпись Г.В. Шиленко

06.02.2011

или

«С п. 7 не согласен»

Руководитель отдела финансов личная подпись Г.В. Шиленко

06.02.2011

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к проекту документа.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Замечания докладывают руководителю, подписывающему документ.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа, остающегося в организации на правах подлинника, в правом нижнем углу документа и состоит из наименования должности, подписи и расшифровки подписи, даты. Печатается 10-12 шрифтом. В левом нижнем углу документа проставляется фамилия исполнителя и телефон (приложения № 14, 15, 16).

2.2.23. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск гербовой печати ставится на документах требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ (полное описание о проставлении оттиска печати в разделе 8.2. Инструкции).

2.2.24. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «подпись», проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.

Например:

Верно

Директор МКУК «РКДЦ»

муниципального района личная подпись Д.А. Шорстов

Перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (приложение № 30).

2.2.25. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметку об исполнителе документа проставляют в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона или фамилию и номер его телефона.

Например:

Максимова

2-26-33

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Реквизит печатается размером шрифта № 8-10 от границы левого поля.

2.2.26. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Направлен ответ

30.05.2010

№01-5/И-103

«В дело» №17-37

Личная подпись

Дата

2.2.27. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

2.2.28. Идентификатором электронной копии документа (реквизит 30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организациях.

Поиск по сайту: