Организация работы с документами

4.1. Организация документооборота

4.1.1. Движение документов в МКУК «РКДЦ» с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции производимые с ними в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ», определяется настоящей Инструкцией.

В МКУК «РКДЦ» различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, создаваемые в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» и используемые работниками в управленческом процессе (внутренние).

4.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

4.2.1. Доставка документов в Администрацию осуществляется средствами почтовой и электронной связи.

4.2.2. Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится техническим секретарем.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения Директором МКУК «РКДЦ», заместителями главы МКУК «РКДЦ» и направляемые непосредственно в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами МКУК «РКДЦ».

4.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте, документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

В случае некомплектности присланных материалов, механических повреждений составляется акт, который присоединяется к полученным документам и передается руководителю для принятия решения по данному факту.

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

4.2.4. Поступившие документы учитываются техническим секретарем и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Состав нерегистрируемых документов определяется Перечнем документов, не подлежащих регистрации техническим секретарем (приложение №16).

Регистрация и передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения осуществляется в тот же день, если документы поступили техническому секретарю до 16.00. Документы, поступившие после 16.00, регистрируются и передаются в подразделения на следующий день. Срочные документы регистрируются и передаются немедленно.

Подразделения получают документы у технического секретаря. Ошибочно переданные в подразделения документы немедленно возвращаются техническому секретарю.

Зарегистрированные документы при передаче в подразделения повторно не регистрируются.

В случае поступления документов главе МКУК «РКДЦ», заместителям главы МКУК «РКДЦ», руководителю аппарата МКУК «РКДЦ», напрямую, минуя технического секретаря, документы должны быть переданы техническому секретарю на регистрацию.

Документы, полученные от курьеров, телеграммы, поступившие в Администрацию в вечернее и нерабочее время, передаются в первый рабочий день техническому секретарю на регистрацию.

4.2.5. В МКУК «РКДЦ» регистрация документов осуществляется децентрализовано.

Договоры (соглашения), доверенности, постановления и распоряжения МКУК «РКДЦ» по основной деятельности и по личному составу регистрируются в Директоре.

Обращения граждан, поступившие по почте, личные обращения граждан, входящие служебные письма, телеграммы, адресованные главе МКУК «РКДЦ», заместителям главы МКУК «РКДЦ», входящие служебные письма и телеграммы, адресованные структурным подразделениям МКУК «РКДЦ», регистрируются техническим секретарем.

4.3. Порядок рассмотрения документов

4.3.1. Подготовка к рассмотрению документов, поступивших в Администрацию осуществляется техническим секретарем (уполномоченными лицами) и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

передачу документов для рассмотрения руководителю.

Бланк резолюций изготавливают на листах бумаги форматов А6 (105 х 148 мм) с помощью средств вычислительной техники.

Резолюции могут быть оформлены и на самом документе.

В состав резолюции входят следующие элементы:

исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

содержание поручения;

срок исполнения поручения;

подпись (руководитель рассматривает документ и подписывает резолюцию);

дата;

регистрационный номер и дата документа, к которому составляется резолюция (при оформлении на бланке резолюции).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на основного исполнителя может указывать слово «созыв», «свод» или «ответ»). Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их деятельности по исполнению поручения.

Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них конкретизируется порядок исполнения документов, срок его исполнения (с учетом намеченного срока исполнения, установлено первой резолюцией) и исполнитель.

4.3.2. Директор МКУК «РКДЦ» при рассмотрении входящих документов:

определяет исполнителя и дает указание в резолюции по исполнению документов;

подписывает подготовленные письма или, при наличии замечаний, возвращает проект письма исполнителю для доработки;

оформляет отметку о списании документа в дело.

4.3.3. Документы должны рассматриваться в день их поступления.

При рассмотрении документов, руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

4.3.4. Руководители отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» организуют работу с поступившими на исполнение документами, обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

4.4. Контроль исполнения документов и поручений

4.4.1. Общие положения.

Основная задача организации контроля в МКУК «РКДЦ» - обеспечение своевременного, качественного и в полном объеме исполнения документов и поручений.

В МКУК «РКДЦ» контролю подлежат:

служебные письма, телеграммы, внутренние документы.

Контроль исполнения правовых актов МКУК «РКДЦ» осуществляют Директор МКУК «РКДЦ», заведующими отделов МКУК «РКДЦ», заведующими филиалов МКУК «РКДЦ».

Контроль по срокам исполнения, правовых актов осуществляется в соответствии с Регламентом работы МКУК «РКДЦ» и настоящей Инструкцией.

Общий контроль исполнения входящих служебных писем, телеграмм (далее – документы) осуществляют Директор МКУК «РКДЦ», руководители отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» через технического секретаря (уполномоченное лицо); по срокам исполнения - Директор; внутренних документов (при необходимости) – Директор (уполномоченные лица) в соответствии с настоящей Инструкцией.

Контроль исполнения документов включает:

постановку документа на контроль;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело;

учет, обобщение результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

4.4.2. Организация контроля за исполнением служебных документов.

4.4.2.1. Постановка документов на контроль и ведение контроля.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюции главы МКУК «РКДЦ».

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной Директором МКУК «РКДЦ», передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в МКУК «РКДЦ».

Документы, поступившие в Администрацию, структурные подразделения МКУК «РКДЦ» не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

4.4.2.2. Работа исполнителей с документами.

Руководителями подразделений срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные не позднее следующего дня.

Передача документа непосредственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

Исполнение документа предусматривает:

сбор, обработку и обобщение поступающей информации;

подготовку проекта документа, его оформление, согласование и представление на подписание (утверждение) главе МКУК «РКДЦ» или руководителям отделов или филиалов МКУК «РКДЦ», подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит указатель на рассылку, производит тиражирование.

Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, контроль за своевременным представлением ему соисполнителями, необходимых материалов.

Если решение вопроса требует согласования по документу, ответственный исполнитель контролирует соблюдение процедуры согласования. Время согласования документа в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» не должно превышать 3 рабочих дней (от даты поступления в подразделение).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Напоминание исполнителю о приближении установленных сроков исполнения контрольных документов осуществляется Директором два раза в месяц.

4.4.2.3. Сроки исполнения документов.

Сроки исполнения документов определяются Директором МКУК «РКДЦ», заместителями главы МКУК «РКДЦ» и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения – в назначенный срок;

без указания конкретной даты исполнения – в срок не более месяца с даты регистрации документа;

запросы депутатов Совета народных депутатов муниципального района – в 30 – дневный срок со дня получения;

протесты прокуратуры муниципального района – в 10 - дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры муниципального района – в срок не более месяца со дня получения.

Проект письма - ответа визируется заместителем главы МКУК «РКДЦ», координирующим соответствующую сферу деятельности, руководителем аппарата МКУК «РКДЦ».

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

4.4.2.4. Продление срока исполнения документов.

Изменение или продление сроков исполнения документов допускается с письменного разрешения руководителей, установивших эти сроки.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя главы МКУК «РКДЦ», установившего этот срок, мотивированную просьбу о его продлении с указанием нового срока.

Решение главы МКУК «РКДЦ» об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова «Срок контроля продлить до …» с указанием нового срока, подписывается Директором МКУК «РКДЦ» с проставлением даты.

В случае временного отсутствия главы МКУК «РКДЦ», его вопросы (рассмотрение, согласование, подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.) рассматриваются заместителями главы МКУК «РКДЦ» в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

4.4.2.5. Порядок исполнения и снятия документов с контроля.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам и, списания его в дело.

Проект письма-ответа по резолюции главы МКУК «РКДЦ» визируется заместителем главы МКУК «РКДЦ», координирующим соответствующую сферу деятельности, руководителем аппарата МКУК «РКДЦ».

При недокументированном решении вопроса (подготовка ответа не предусмотрена) исполнителем (ответственным исполнителем) оформляется на первом листе документа в нижнем левом углу отметка об исполнении документа, которая содержит краткие сведения о его исполнении (например, «проведено совещание», «принято распоряжение МКУК «РКДЦ» от … № …» и т.п.), подпись исполнителя, дата, или готовится служебная записка об исполнении документа.

Исполнителем (ответственным исполнителем) к служебной записке об исполнении документа или к проекту письма-ответа прилагается подлинник документа, по которому были даны поручения, подлинник резолюции главы МКУК «РКДЦ», на основании которой подготовлена информация, а также другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Отметка об исполнении документа и списании его в дело подписывается Директором МКУК «РКДЦ».

4.4.3. Ответственность за неисполнение документов.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение документов, нарушения установленных сроков их исполнения к муниципальным служащим МКУК «РКДЦ» в установленном порядке могут быть приняты меры дисциплинарного воздействия.

4.5. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов

4.5.1. Исходящими документами МКУК «РКДЦ» и ее отделов или филиалов являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

4.5.2. Регистрация исходящих служебных писем и телеграмм, подписанных Директором МКУК «РКДЦ», заместителями главы МКУК «РКДЦ», руководителем аппарата МКУК «РКДЦ» осуществляется техническим секретарем.

Исходящие письма, подписанные руководителями отделов или филиалов МКУК «РКДЦ», регистрируются в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ».

Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера в пределах календарного года, например: № 1834.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

4.5.5. Служебные документы, в формуляр которых не входит указание адресата, других элементов, необходимых для их отсылки, принимаются на отправку только с сопроводительными письмами со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров.

4.5.6. В зависимости от содержания и срочности, документы доставляются адресатам почтой, электронной почтой, передаются по факсу.

Необходимость использования фельдсвязи для доставки корреспонденции определяется Директором МКУК «РКДЦ».

Заказными письмами и бандеролями отправляются организационно-распорядительные документы МКУК «РКДЦ», служебные письма за подписью главы МКУК «РКДЦ», заместителей главы МКУК «РКДЦ».

Заказные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Заказная корреспонденция передается Директором на почту по списку (реестру), простая корреспонденция регистрируется в журнале отправки.

4.5.7. Документы за подписью руководителей отделов или филиалов МКУК «РКДЦ», предназначенные для отправки, должны быть полностью оформленными, зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями, законвертированы с указанием на конвертах почтового адреса корреспондента и обратного адреса, включающего название структурного подразделения МКУК «РКДЦ».

4.5.8. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.6. Порядок прохождения внутренних документов

4.6.1. Работа с внутренними документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения – с входящими документами.

4.6.2. Оформленные внутренние документы передаются на подпись руководителям в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

4.6.3. Внутренние документы регистрируются в подразделениях, подготовивших документы.

4.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, под расписку в журнале.

4.6.5. Поступившие в подразделения документы передаются на рассмотрение руководителю, который определяет характер дальнейших действий по этому документу.

4.7. Прием, обработка и передача документов по каналам факсимильной связи

4.7.1. Средства факсимильной связи предназначены для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.

Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер МКУК «РКДЦ» (2-26-33), установлен в приемной главы МКУК «РКДЦ».

Средства факсимильной связи установлены у руководителя аппарата МКУК «РКДЦ», в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ».

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в МКУК «РКДЦ», отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» осуществляется их руководителями.

Служебные документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи, юридической силы не имеют.

4.7.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, не должен превышать 5 листов.

Отправляемый факсом документ должен быть выполнен на качественной бумаге формата А4.

4.7.3. Запрещается передавать по факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» и секретных документов.

4.7.4. Документы, передаваемые по факсимильной связи, должны быть зарегистрированы по месту регистрации данного вида документа.

Письма за подписью главы МКУК «РКДЦ», заместителей главы МКУК «РКДЦ», руководителя аппарата МКУК «РКДЦ», передаваемые по факсимильной связи, регистрируются техническим секретарем.

Для передачи факсограмм в несколько организаций, составляется список рассылки, в котором указываются наименование организации, номер факса.

После передачи факсограммы подлинник письма, по мере необходимости, направляется адресату почтовой связью.

Факсограммы, адресованные главе МКУК «РКДЦ», заместителям главы МКУК «РКДЦ», руководителю аппарата МКУК «РКДЦ», регистрируются техническим секретарем. Поступившим подлинникам писем, ранее переданных по факсимильной связи, присваивается регистрационный номер факсограммы, и они передаются исполнителю с пометкой «Подлинник письма», переданного по факсу.

4.7.5. Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

4.7.6. Подготовленный для передачи подлинник факсограммы визируется исполнителем и подписывается руководителем подразделения.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале входящих факсограмм техническим секретарем. факсограммы, поступившие до 16.30, передаются адресату в тот же день, после 16.30 на следующий рабочий день, срочные – немедленно.

4.7.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего подразделения.

4.8. Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

4.8.1. Порядок работы с электронной почтой в МКУК «РКДЦ», отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» определяется распоряжением МКУК «РКДЦ».

4.8.2. В МКУК «РКДЦ» прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса repev@govvrn.ru осуществляется техническим секретарем в течение рабочего дня.

4.8.3. С официального адреса электронной почты МКУК «РКДЦ» служебные письма направляются за подписью главы МКУК «РКДЦ», заместителей главы МКУК «РКДЦ», руководителя аппарата МКУК «РКДЦ», с официального адреса отделов или филиалов МКУК «РКДЦ», служебные письма направляются за подписью руководителей этих подразделений.

4.8.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом..

4.8.10. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на жестком диске компьютера.

4.9. Порядок выполнения копировально-множительных работ

4.9.1. Копировально-множительные работы.

Выполнение копировально-множительных работ производится децентрализовано.

Изготовление небольших по объему тиражей документов осуществляется в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» (при наличии копировальной техники).

Копированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью МКУК «РКДЦ».

Значительные по объему документы информационного, справочного, методического характера размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр.

Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более А3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

4.9.2. Копировально-множительные работы в отделах или филиалах и отделах МКУК «РКДЦ» выполняются самостоятельно.

Поиск по сайту: