 |
АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомДругоеЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция
Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в Репьевский районный муниципальный архив в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее - Правилами).
5.1. Составление номенклатур дел
Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.
5.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в МКУК «РКДЦ», с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
5.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатным расписанием МКУК «РКДЦ», перечнями документов с указанием сроков их хранения.
5.1.3. В МКУК «РКДЦ» составляются номенклатуры дел отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» и сводная номенклатура дел МКУК «РКДЦ».
Вновь образованное структурное подразделение МКУК «РКДЦ» обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в муниципальный архив.
5.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения МКУК «РКДЦ» составляется лицом, ответственным за делопроизводство с привлечением специалистов подразделения.
После составления номенклатуры дел она печатается в четырех экземплярах, подписывается составителем и после согласования с ЭК МКУК «РКДЦ» направляется на согласование с ЭПК архивного отдела Воронежской области, после чего утверждается Директором МКУК «РКДЦ». Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.
5.1.5. Сводная номенклатура дел МКУК «РКДЦ» составляется на 5 лет. Номенклатура дел составляется заново (ранее 5 лет) в случае коренных изменений функций и структуры МКУК «РКДЦ».
5.1.6. Разделы сводной номенклатуры дел МКУК «РКДЦ» расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием МКУК «РКДЦ».
5.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отделов или филиалов МКУК «РКДЦ».
5.1.8. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в МКУК «РКДЦ» цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, номенклатура дел, контрольные карточки или другие учетные документы.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).
В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.
Например:
«Постановления МКУК «РКДЦ» Репьевского муниципального района Воронежской области за 2009 год», «Приказы руководителя отдела финансов по основной деятельности за 2009 год».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например:
«Документы о проведении семинаров по охране труда» (планы, отчеты, информация).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
«Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
«Годовой бухгалтерский отчет отдела финансов по основной деятельности за 2008 год».
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и год издания перечня.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2008 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.
Если в течение года в МКУК «РКДЦ» возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения МКУК «РКДЦ» (приложение №19), форма сводной номенклатуры дел МКУК «РКДЦ» (приложение №20).
5.2. Формирование и оформление дел
5.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
5.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела копии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, при наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными актами, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Постановления, распоряжения МКУК «РКДЦ», приказы по основной деятельности регистрируются и формируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу.
Распоряжения по личному составу регистрируются и формируются в отдельные дела с учетом сроков их хранения:
распоряжения о назначении, освобождении от должности, перемещении, награждении (срок хранения 75 лет) формируются отдельно от распоряжений о предоставлении основных, учебных отпусков, взысканиях, командировках (срок хранения 5 лет).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, программы и другие документы группируются отдельно.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года.
5.2.4. Дела МКУК «РКДЦ» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
5.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (распоряжения, приказы о приеме, увольнении, перемещении), лицевые счета по заработной плате, личные дела уволенных Полное оформление дел предусматривает: нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение уточнений в реквизиты обложки дела.
5.2.6. Обложка дела постоянного хранения оформляется по установленной форме (приложение №21).
При изменении наименования структурного подразделения МКУК «РКДЦ» в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дела указывается новое наименование этого структурного подразделения или организации – правопреемника, дата распорядительного документа о переименовании. Прежнее наименование структурного подразделения заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел на обложку, в необходимых случаях - в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома вносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не указывается.
Дата на обложке дела указывается арабскими цифрами число и год, название месяца пишется полностью словами. Даты дела не указываются на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражены в заголовках дел.
Надписи на обложке дела следует выполнять четко, светоустойчивыми чернилами.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются.
В целях обеспечения сохранности закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись и оформляется в деле на отдельном листе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, должность и подпись ее составителя с расшифровкой подписи, дата составления.
5.2.7. Контроль за формированием дел в отделах или филиалах МКУК «РКДЦ» осуществляется руководителем отделов или филиалов.
5.3. Организация оперативного хранения документов
5.3.1. Организация оперативного хранения документов на бумажной основе в структурных подразделения МКУК «РКДЦ».
С момента заведения и до передачи на архивное хранение или уничтожение дела хранятся по месту их создания.
Руководители отделов или филиалов МКУК «РКДЦ» обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В МКУК «РКДЦ» дела постоянного, временного хранения и по личному составу хранятся в течение 5 лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в Репьевский районный муниципальный архив.
Завершенные дела временного хранения (до 10 лет) остаются в МКУК «РКДЦ» для использования в работе. По истечению сроков хранения дел, ответственными за делопроизводство в МКУК «РКДЦ», составляется акт о выделении к уничтожению дел. Акт представляется на согласование с постоянно действующей экспертной комиссией МКУК «РКДЦ».
Выдача дел для работы другим структурным подразделениям МКУК «РКДЦ» производится с разрешения руководителя структурного подразделения на срок не более одного месяца, под расписку.
По истечении месячного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документов производится с ведома руководства МКУК «РКДЦ», в присутствии должностных лиц, у которых производится изъятие, с обязательным оформлением протокола и акта об изъятии подлинников документов.
В деле остается заверенная копия изъятого документа и акт о причинах выдачи подлинника документа.
Поиск по сайту: