Основные положения серий стандартов по документационному обеспечению управления, разработанных ISO

Стандарт — нормативный документ по стандартизации, разработанный, как правило, на основе согласия, характеризующегося отсутствием возражений по существенным вопросам у большинства заинтересованных сторон, принятый (утвержденный) признанным органом (предприятием).

Первыми широко распространенными стандартами, в которые были включены требования к ведению документации, стали стандарты серии ISO 9000 по управлению качеством продукции и услуг. Впервые в истории международных стандартов делопроизводство и документооборот не только были отмечены в качестве важной составной части деятельности организации, но и начали проверяться в ходе сертификации. Во многих случаях налаживание правильной работы с документами со- ставляет как минимум половину всей деятельности, выполняемой в свя- зи с сертификацией. В результате все большая популярность ISO 9000 стала одним из важных факторов, стимулирующих развитие делопроиз- водства и повышение статуса службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и ее сотрудников (управляющих документацией, дело- производителей, архивистов, секретарей) во внутренней иерархии ком- пании. В тексте стандартов этой серии (ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004) управле- нию документацией посвящен целый раздел, который начинается с разъяснения значения документации для организации. Особо подчеркивается, что разра- ботка документации по качеству не должна становиться самоцелью – эта дея- тельность должна приносить ощутимую пользу компании. Каждая организация самостоятельно определяет необходимый объем доку- ментирования и используемые носители информации.

Настоящий большой успех (коммерческий) принесли ISO серии стандартов:

- менеджмента качества (ISO серии 9000);

-окружающей среды (ISO серии 14000);

-по информационной безопасности (ISO серии 27000).

-система менеджмента документов.

Все эти серии стандартов получили глобальное признание и были интегрированы в мировую экономику.

Поэтому принципу и образцу был разработан ряд других специальных стандартов.
Общим термином ИСО 9000 обозначают группу стандартов по управлению качества и обеспечению качества. Занимаются этими стандартами ТК 176.
Стандарт ИСО 9000 более чем в 90 странах мира приняты в качестве национальных стандартов. Не является качеством стандарта продукции, но устанавливает стандартные требования в системе качества. Устанавливает отправную точку, с которой начинается процесс понимания стандартов и определяет основные термины и определения, используемые в документах семейства ISO 9000 и необходимые для того, чтобы избежать недоразумений при их использовании
одним из наиболее сложных вопросов при внедрении и функционировании СМК является документирование процессов. ИСО 9001 устанавливает, что организация должна "задокументировать" систему менеджмента качества.
Значение документации для СМК состоит в том, что она "дает возможность передать смысл и последовательность действий".
Но самое главное - документация обеспечивает объективные свидетельства. Следует подчеркнуть, что ИСО 9001, требуя документированности СМК, дает возможность каждой конкретной организации определить необходимые именно для нее документы, их оптимальное количество, степень детализации, носители. Организация эффективного управления документацией СМК является обязательным требованием к организации, претендующей на сертификацию своей СМК. В примечании к термину "запись" в ИСО 9000 отмечено, что "обычно пересмотры записей не нуждаются в управлении". Это значит, что запись - документ неизменный, содержащий информацию о конкретном процессе в определенное время. Итак, управление качеством базируется на документировании существующих процессов, управлении документацией и выполнении требований, заложенных в документации. Стандарты ИСО серии 9000 устанавливают требования к документации СМК, но не диктуют способы выполнения этих требований в организациях. Вопросы документирования и управления документацией СМК во многих случаях решаются организациями самостоятельно.
ИСО разработало стандарты которые помогают организации придерживаться активного подхода к решению экологических вопросов. Стандарты в серии ИСО являются признанными в мире основой для построения систем экологического менеджмента. Стандарт серии1400-001.был принят более чем в половине стран. Большинство правительств мира поощряет использование этих стандартов., охрана окружающей среды ISO 14001;- не содержит рекомендаций по управлению архивными документами. На протяжении этого этапа компания определяет необходимые ресурсы и персонал организации, ответственный за внедрение и контролирование СЭМ (системы экологического менеджмента). Этап включает документирование всех процессов и процедур; включая контроль за операциями и документами; создание процедур для экстренных случаев; а также процессы обучения сотрудников, чтобы удостовериться в том, что они внедрили необходимые процессы и фиксируют результаты наблюдений. Вовлеченность и участие всех уровней организации, особенно высшего руководства — жизненно важное условие на этапе внедрения, так как эффективность всей СЭМ зависит от активности участия всего персонала организации.

ГОСТ Р ИСО/мэк 17799-2005
Цели установлены ФЗ от 23 декабря 2002 номер 184 "о техническом регулировании". Правила применения национальных стандартов РФ - ГОСТ Р 1.0 -2004 " стандартизация в РФ. Основные положения".

Подготовлен Федер гос учреждением "Государственный научно-исследовательский испытательный институт проблем технической защиты информации Федеральной службы по техническому и экспертному контролю" (ФГУ "ГНИИИ ПТИЗ ФСТЭК России")

Внесен управлением технического регулирования и стандартизации федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

Утвержден и введен в действие Приказом федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 декабря 2005 г ст 447.
Введен в 2007 году.

Введен впервые.

Область применения. Устанавливает рекомендации по управлению информационной безопасностью лицам, ответственным за планирование, реализацию или поддержку решений безопасности в организации. Предназначен для обеспечения общих основ для разработки стандартов безопасности и выбора практических мероприятий по управлению безопасностью в организации, а также в интересах обеспечения доверия в деловых отношениях между организациями.

ISO/IEC 17799:2005 является фундаментом всей системы управления организацией, сводом правил «хорошей практики ведения дела». В руководство по применению стандарта включены рекомендации по выработке кадровой политики и юридических требований, системы обеспечения непрерывности производственного процесса, политик безопасности. Стандарт применяется в качестве критериев оценки механизмов безопасности организационного уровня, в том числе административные, процедурные и физические меры защиты. В нем выработаны:
-схемы классификации данных, документов и информационных материалов;
-методы доступа к ним;
-стратегии планирования развития и оценок рисков безопасности;
-градации ответственностей работников организации.

В ISO/IEC 17799:2005 заложены нормы, согласно которым организации должны обеспечивать безопасность при управлении документацией.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие

требования»

Функциональное назначение стандарта состоит в регулировании процессов управления документами государственных и негосударственных (коммерческих) предприятий, организаций и учреждений, предназначаемыми как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Положения стандарта носят, в целом, рекомендательный характер и охватывают комплекс вопросов по:

1) созданию документов; 2) включению документов в систему документирования деятельности предприятия; 3) управлению документами; 4) обеспечению соответствия документов установленным стандартом характеристикам.

1. Стандарт серии ISO 15489 первое явно указывает, что управление документами должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами интегрированное с системами управления процессами.

2. Закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания системы управления документами организации: фиксация сведений о том какие виды деловой деятельности требуют документирования когда, как и где документы должны быть созданы.

3. Требует выработки локальных нормативных актов организации.

4. Применим при управлении документами на любых носителях и в любом формате созданных или полученных организацией любой формы собственности.

5. Определяет что полит. Управление документами и их хранение должны приниматься руководством организации, должны распространяться на всех рабочих в функции которых входит обработка документов.

Политикав. Закрепляет ответственного за каждый документ организации на каждом уровне управления.

Содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации.

Согласно стандарту система документооборота орг. должна: -служить главным источником информации обо всех документированных действий в орг. –охватывает все док. и информ. ресурсы организации –отражать в схеме систематиз. док-ов ДП процессы всей организации и ее филиалов – защищать документы организации и их носители от несанкционированных действий по отнош. к ним.

В условиях РФ стандарт ISO 15489 соответствует системе национального делопроизводства и может применяться:

-Как руководство по разработке и внедрению программ управления документами в организации –для подготовки ЛНА организации –для оценки эффективности работы службы ДОУ – при выборе автоматизированной системы ДОУ

Основные положения ISO 15489

-управление документами распространяется на практическую деятельность лиц осуществляющих управление док., а также на лиц использующих документы в своей деятельности…

Разработка международных норм и стандартов по управлению документами занимается технический комитет TC46 «Информация и документация». Профильную деятельность по управлению документами осуществляет подкомитет SC11 «Управление архивами/документами». В работе комитета принимает участие 34 члена ISO, в том числе Росстандарт. Подкомитет SC11 постоянно ведет разработку новых стандартов и технических отчетов по вопросам управления документами.

Подкомитетом SC11 были разработаны следующие стандарты и технические отчеты:

ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами»;

ISO/DTR 23081-3:2011 «Информация и документация – Управление метаданными документов – Часть 3: Метод самооценки»;

стандарты системы менеджмента документов (СМД): ISO/DIS 30300:2011 «Система менеджмента документов – Основные положения и словарь» и ISO/DIS 30301:2011 «Информация и документация - Система менеджмента документов – Требования» и другие документы.

В рамках международных стандартов ИСО серии 30300 также планируется разработать стандарты:

ISO 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению». Содержит практическое руководство по внедрению и использованию систем управления документами, созданных на базе ISO 30301.

ISO 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию» Содержит требования, предъявляемые к органам, проводящим аудит и сертификацию систем управления документами, созданным на базе ISO 30301.

ISO 30304 Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке» Содержит руководство по оценке и самооценке систем управления документами, созданными на базе ISO 30301.

В августе 2012 года SC11 приступил к переработке основополагающего международного стандарта по управлению документами ISO 15489:2001. Это связано с тем, что с момента выхода ISO 15489 в свет, многое изменилось. Изменения в большинстве своем связаны с переходом на электронный документооборот и электронное хранение документов.

ISO 15489 принят в 2001 году, но приняли в РФ в 2007 году. Взяли этот стандарт методом обложки и присвоили свое название: ГОСТ Р ISO 15489-1-2007. Весь стандарт не ввели, только 1 часть.

Создание стандарта являлось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.

Стандарт содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах.

Гост 15489 не регулирует вопросы организации архивного хранения документов.

Новые экономические реалии поставили перед ISO проблему выработки единого стандарта по управлению документами.

Причины:

1. В условиях развития мировой экономики и торговли организации, применяющие этот стандарт могут быть уверены в том, что их принципы и технологии работы с документами приняты во всем мире.

2. Для организации, работающей в нескольких странах и имеющие особые национальные системы ДП, новый стандарт поможет создать единую систему управления документацией.

Стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, созданных и полученных гос. И негос. Организациями в процессе их деятельности, а так же частными лицами, обязан. Создавать и исполнять документы.

Стандарт может применяться не только для работы с документами ОРД, но и для таких специфических целей, как работа с научно-технической документацией. (пример, исо9000)

Стандарт ввел ряд новых понятий, сформулир. Новые подходы к организации работы с док-ми, в том числе к регламентации ДОУ.

51. Порядок внедрения международных стандартов в России. Главные препятствия распространению международных стандартов в России.
«СТАНДАРТИЗАЦИЯ - деятельность, направленная на достижения оптимальной степени упорядочения в определенной области посредством установления положений для всеобщего и многократного использования в отно­шении реально существующих или по­тенциальных задач».

Правила применения. ГСС России допускает следующие варианты правил применения международных и региональных стандартов:

принятие аутентичного текста международного (регионального) стандарта в качестве государственного российского нормативного документа (ГОСТ Р) без каких-либо дополнений и изменений ("метод обложки"). Обозначается такой стандарт так, как это принято для отечественного стандарта;

принятие аутентичного текста международного (регионального) стандарта, но с дополнениями, отражающими особенности российских требований к объекту стандартизации. При обозначении такого нормативного документа к шифру отечественного стандарта добавляется номер соответствующего международного (регионального).

Возможны и другие варианты: использование (заимствование) отдельных положений (норм) международного стандарта и введение их в российский нормативный документ. Это вполне допустимо правилами ГСС РФ, но в подобных случаях международный (региональный) стандарт рассматривается лишь как источник информации, учитываемой при создании отечественного стандарта. Последний не считается формой принятия международного (регионального) стандарта. Подобное толкование применимо и к ГОСТ Р, который содержит ссылку на международный (региональный) стандарт. Руководство 2 ИСО/МЭК рассматривает также прямое и косвенное применение международного стандарта.

Прямое применение - это применение международного стандарта независимо от его принятия в любом другом нормативном документе.

Косвенное применение - применение международного стандарта посредством другого нормативного документа, в котором этот стандарт был принят. К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта в России является незнание о нем специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта на русский язык.

В гос систему стандартизации входит 5 стандартов и одни правила.

Гос стандарты России содержат обязательные и рекомендационные требования. Рекомендационные требования стандартов могут подлежать обязательному выполнению если это предусмотрено соответствующими законодательными актами. Эти требования включены в договора на разработку, изготовление и поставку продукции. Изготовителям продукции сделано заявление о соответствии продукции этим стандартам.

Семь актуальных задач, нашедших свое в стандартах ГСС:

1- гармонизация отечественной Нормативно-технической документацией с международной, зарубежной, национальной и региональной.

2- минилизация ограничивающих инициативу запретов и предписаний, ориентация на добровольность применения и возможность выбора документов при заключении договоров и контрактов.

6- совершенствование методологии о разработке документов.

Гос политику в области стандартизации в РФ осуществляет гос стандарт.

С переходом к рынку изменился сам подход к организации и использованию системы стандартов.

Можно выделить 7 актуальных задач нашедших свое воплощение основополагающих в РФ:

1) гармонизация отечественной нормативно-технической документации с международной, национальной, зарубежной, региональной;

2) сопровождение тенденции о входном контроле;

3) совершенствование методологии разработки документации.

В РФ формируют и реализует политику в области стандартизации, осуществляет гос надзор и контроль за соблюдение обязательных требований гос стандартов.

В РФ подлежат обязательному выполнению требования если они связаны с безопасностью жизни и здоровья людей, их имущество, охрана окружающей среды и т.д.

Гос система стандартизации регламентирует процессы построения, изложения и распространение стандартов РФ. Существующая система стандартов в РФ преследует правовые и социально-экономические цели:

1) в законодательном порядке обеспечивается защита интересов потребителя, и государства, вопрос качества продукции, охраны окружающей среды, безопасности жизни и здоровья населения;

2) гарантируется техническое единство при разработке, производстве и эксплуатации продукции;

3) система стандартов служит нормативно-технической базой социально-экономических программ и проектов.

Поиск по сайту: