Основные требования, предъявляемые к языку и стилю служебных документов

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно — это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

однозначность используемых слов и терминов;

нейтральный тон изложения;

соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований* с одной стороны* затрудняет работу с документами, а с другой — лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи* В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова- паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные* однокоренные слова, различающиеся значением). Следует различать: представить (предъявить* показать. Представить отчет).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Профессионализмы возникают в двух случаях; когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например:

дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения; студенты-вечерники вместо студенты вечернего обучения; безнал, безналичка вместо безналичный расчет и т. д.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

дать официальное определение термина,

например: факторинг — продажа права на взыскание долгов;

уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики,

например:.. невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

— убрать термин и заменять его общепонятным словом иди выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка — немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

паблисити вместо реклама, известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться; прерогативы вместо исключительное право и т. п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, & направляем-, не сего года, азтого года (текущего года)-, ненастоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящий акт составлен, а акт составлен; некаховой, акоторый; швышепоимепованный, з указанный выше.

Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов но-, в, с, благодаря и некоторых других. Конструкции с предлогомпо и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога — общеупотребительны, с предлогом — характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту, центр по подготовке.

Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке.

Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлогаВ традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия

Поиск по сайту: