Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации. Понятие о классификации документов в пределах архива. Фондирование документов

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

- классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

- классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Классификация документов Архивного фонда РФ включает в себя три ступени (этапа) с учётом уровней объектов классификации. Классификация осуществляется в пределах: архивного фонда в целом;государственного архива; архивного фонда.

Классификация документов Архивного фонда РФ строится на основе следующих признаков:

- по формам собственности - документы классифицируются на документы федеральной, субъектов Российской Федерации, муниципальной и частной собственности;

- по историческим периодам - в современных российских государственных архивах исторически сложилось деление всех документов Архивного фонда РФ на документы периода до 1917 г. и после 1917г. (дореволюционные и советские). Документами советской эпохи считаются

документы, образовавшиеся в деятельности учреждений советской власти, возникших в результате Октябрьской революции. Документы учреждений Временного правительства отнесены к досоветскому периоду. Документы личного происхождения относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок;

- по видам носителей информации, способам и технике закрепления информации - По видам, способам и технике закрепления информации. С учётом вида носителей, способов и технике закрепления информации архивные фонды и архивные документы хранятся в общих и специализированных отделах общих архивов. Например, специализированными архивами являются Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив кинофотофонодокументов Санкт-Петербурга, Центральный архив аудиовизуальной документации Москвы, хранящие наиболее полные и ценные коллекции фотодокументов по истории Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и располагающие современным техническим оборудованием для проведения реставрационных работ с фотодокументами, изготовления их копий. Фотодокументы Архивного фонда Российской Федерации активно используются для создания и обновления музейных экспозиций, выставочных проектов, фотоальбомов военно-патриотической тематики, монографий, энциклопедических, учебных и справочных изданий и др.

- по срокам хранения - документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся: постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук и временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе государственные академии наук, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

- постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

- временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы (ст. 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»):

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:

Таким образом, классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

Под классификацией документов в пределах ведомственного архива понимается их группировка по фондам и коллекциям.

Практическое осуществление классификации документов по фондам и коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования фондов. Ведомственный архив проводит фондирование документов по согласованию и под непосредственным методическим руководством государственного архива, в который передаются хранящиеся в нем документы

Фондирование документов – распределение док-ов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность док-ов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по таким элементам формуляра, как адресат, регистрационный штамп, резолюции и отметки о направлении документов на исполнении, по содержанию док-ов.Исходящие документы относятся к фонду той организации, которая является их автором, их фондовая принадлежность определяется по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов; документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, которой они составлены, их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат

Комплектование Архивного фонда Российской Федерации: понятие, принципы, этапы. Источники комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Организация приема документов в государственные архивы.

Комплектование — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

установление профиля архива;

определение источников комплектования;

определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

организация комплектования.

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы

2. Анализ состава организаций и их документации

3. Установление форм приема документов от организаций,

отнесенных к числу источников комплектования.

Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, норм пп. 4.2 и 4.2.1 настоящих Правил, а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архив ведет список организаций - источников комплектования по установленной форме.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

В архиве, принимающем на хранение различные виды архивных документов, составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами.

От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов - решением ЭПК федеральных архивов; для источников комплектования других архивов - решением ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела; для источников комплектования Архива Российской академии наук - решением ЭПК этого архива.

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

4.4.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственный и муниципальный архив, организация Российской академии наук может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 9) и производится по сдаточной описи.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным ЭПК описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 9) и производится по сдаточной описи.

4.4.2. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК федерального государственного архива; ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела; экспертной фондово-закупочной комиссии государственного или муниципального музея; экспертной комиссии государственной или муниципальной библиотеки; ЭПК Архива Российской академии наук по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10).

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

4.4.3. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

4.4.4. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея; экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, ЭПК Архива Российской академии наук. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

4.4.5. Прием секретных документов от источников комплектования государственного и муниципального архивов, организации Российской академии наук осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

Экспертиза ценности документов: назначение, задачи, этапы. Группы критериев экспертизы ценности документов. Современная система перечней документов. Организация и порядок работы по проведению экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. 2

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела. 3

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Из определения экспертизы ценности документов следует, что основой ее проведения являются определенные критерии, т.е. признаки документов, позволяющие судить об их важности. Такими критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются:

роль и место организации, в деятельности которой появились и использовались документы;

важность выполняемых организацией функций;

время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — это:

значимость события или событий, отраженных в документах;

значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах;

целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это:

юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей);

особенности передачи текста;

материальный носитель документа и его физическое состояние.

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1) с указанием сроков хранения;

2) подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными сроками хранения входят составной частью во все ведомственные перечни.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению в архиве;

в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив1.

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись ЭД на машинные носители;

проверка качества записи;

описание ЭД;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

Организация проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

По результатам ЭЦД составляется описи для постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по единым, регламентированным Государственной архивной службой формам.

Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об изменении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, акты о выделении документов к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной архивной службы.

Организации, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Дела и документы, предназначенные для уничтожения сдаются в конторы вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после внесения изменений в учетные документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

Подшивка вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения.

Решения экспертной комиссии и требования о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации

Содержание и основные процессы технологии хранения документальных источников. Основные требования к помещениям для хранения документов и к их оборудованию. Роль проверки наличия и состояния документов в обеспечении их сохранности.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.) Световой режим

Световой режим:

- постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

- освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным; при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;

- уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

4.Температурно-влажностный режим

- документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

- резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;

- для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

- архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;

- температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

5.Санитарно-гигиенический режим

- архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

- обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

- в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

- в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

- запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

- окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

- ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

6.Охранный режим

- обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;

- вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

В соответствии с нормативными документами архивохранилища должны располагаться в специально построенных либо приспособленных для этого зданиях или в отдельных помещениях. Хранилищу производится только после утверждения акта экспертизы подтверждающую эксплуатационную и физическую пригодность здания или помещения для организации хранения документов. Наряду с архивохранилищами целесообразно предусмотреть ряд других помещений: 1. для приема временного размещения, акклиматизации, а так же для выполнения с ними работ вспомогательного характера, 2. для работы с документами для временного пользования, 3. для работников архива.

При необходимости помещения могут быть размещены на функциональные зоны. Хранилища должны быть прочными, огнестойкими, иметь защиту от затопления, и запасной выход. Электропроводка должна быть скрыта, не должны проходить трубопроводы дела размещаются в стационарных металлических стеллажах. Могут использоваться металлические шкафы и сейфы. Расположение средств хранения в непосредственной близости от наружных стен хранения и от источников тепла не допускается. Световой режим предполагает хранение дел в темноте, для проведения работ в хранилище создаются технически необходимые уровни освещений. В остальное время освещение хранилищ имитируется. Температурно-влажостный режим предполагает поддержание в хранилищах оптимальных значений температуры и влажности окружающего воздуха с учетом видовой специфики документов. Влажность должна составлять в среднем 50 %. Санитарно-гигиенический режим предусматривает содержание хранилищ в частоте, исключается появление пыли, плесени, насекомых или ползунов. Для обеспечения этого режима необходимо систематически проветривать хранилище обеспечивая свободную циркуляцию воздуха. В теплое время года устанавливать на окнах и вентиляционных отверстиях сетки. Исключить пребывание в грязной обуви или верхней одежде. В хранилищах должны проводится ежегодно обеспыливание стеллажей и их обработка антисептическими растворами. Охранный режим предполагает обоснованный выбор мест размещения хранилищ, своевременное полное оснащение хранилищ исправными техническими средствами охраны. Правом доступа в хранилище пользуются только работники архива. Другие лица допускаются только с разрешения руководителя архива при наличии веских оснований и только в сопровождении уполномоченных лиц архива. За исключением случаев когда это вызвано необходимостью проведения регламентных, ремонтных или иных работ. Противопожарный режим предусматривает запрет на курение в хранилищах и использование в нем открытого огня и нагревательных приборов. Применение в системе пожаротушения средств, действие которых основано на нейтральных безопасных для документов веществах. Работники архива должны быть проинформированы о порядке своих действий в случае возникновения пожара, знать свои обязанности по эвакуации документов. Дела состоящие на хранении должны регулярно проводится на предмет наличия и физико-химической сохранности. В соответствии с нормативными документами плановые проверки наличия и состояния дел должны проводиться каждые 5 лет и перед их передачей на постоянное хранение.

Внеплановые проверки наличия состояния документов проводится: 1.после перемещения документов в другое хранилище. 2. После чрезвычайных происшествий в архиве. 3. При смене руководителя архива или лиц ответственных за хранение документов. 4.При смене руководителя архива или ликвидации предприятия.

Результаты проверки обязательно фиксируются в акте. Листы проверки наличия и состояния дел составляются в ходе проверки. Какие либо пометки, записи в в описях дел и других учетных документах запрещаются. Если недостатков не обнаружено, то допускается не включать листы проверки в дело соответствующего архивного фонда. недостающие дела разыскиваются в течение года с момента выявления факта их недостачи. Найденные дела возвращаются на места хранения с отпиской «об обнаружении» в карточке учета. И с обнаруженных дел на утраченные дела составляется акт подлежащий рассмотрению на заседании экспертной комиссии и утверждении руководителя. На основании утвержденного акта документы снимаются с учета.

Выявление в ходе проверки дела и документов с физико-химическим дефектами основой или текста подлежат регистрации в журнале учета физического состояния дел. Одновременно определяются меры по восстановлению первоначальных свойств документа. Дела поврежденные плесенью ил насекомыми передаются на спец обработку немедленно. Если выявленные повреждения признаны неисправимыми об этом составляется акт. После его рассмотрения на заседании комиссии и утверждения руководителя предприятия дела подлежат списанию с учета и переработке.

Если при проверке учетных документов выявлены технические ошибки об этом составляется акт, после его рассмотрения и утверждения в соответствующем документе вносятся верные сведения о выявлении в ходе проверки дел, не относящихся к данному архиву или фонду и иных не учтенных документов подлежащих хранению так же составляется акт, после рассмотрения и утверждения которого в учетных документах вносятся следующие изменения.

Поиск по сайту: