Система управления электронными официальными документами (СУЭОД), применяемая в спецификации MoReq2

Настоящий документ представляет собой вторую версию «Типовых требований к управлению электронными документами» (Model Requirements for the Management of Electronic Records - MoReq2). Его основным содержанием являются функциональные требования к управлению электронными документами в рамках системы электронного документооборота (СЭД).

Данные Спецификации написаны таким образом, чтобы быть в равной степени применимыми как в частных, так и в государственных организациях, желающих внедрить СЭД либо оценить возможности уже имеющейся СЭД.

НАЗНАЧЕНИЕ.
Данная спецификация предназначена для применения в организациях, как государственного, так и негосударственного секторов экономики, предполагающих внедрение СУЭОД или желающих оценить возможности систем, используемых ими. Хотя спецификация фокусируется на функциональных требованиях, значительное внимание уделяется также и нефункциональным требованиям, которые являются чрезвычайно важными для успешного внедрения и использования СУЭОД, как и
любой другой информационной системы. Однако эти нефункциональные требования
могут в значительной мере различаться в зависимости от среды. Соответственно, они
могут быть определены и описаны только в самом общем виде. При разработке спецификации предполагалось, что в число пользователей СУЭОД входят не только администраторы, управляющие делами и архивисты, но также и сотрудники общеадминистративных и функциональных структурных подразделений, которые используют СУЭОД в повседневной деятельности для создания, получения и использования официальных документов. Поскольку данная спецификация содержит «типовые» требования, можно считать, что она носит общий характер. Вопросы, специфические для различных программных платформ или особенностей деятельности организаций, не рассматриваются.
ЦЕЛИ. Спецификация Moreg2 предназначена для использования:
1- потенциальными пользователями СЭД как основание для подготовки конкурсных требований;
2- пользователями СЭД как основания для проведения аудита и проверки существующих СЭД;
3- центрами обучения как справочный документ для подготовки курсов по управлению ЭД и как учебный материал;
4- академическими институтами как учебный ресурс;
5- поставщиками и разработчиками СЭД как руководство по разработке продукта и улучшению его функциональных характеристик;
6- организациями предоставляющими услуги по управлению ЭД как руководство по разработке услуг которые они предоставляют;
7- потенциальными пользователями услуг по управлению ЭД(на условиях аудсортинга) как пособие по контролю качество приобретаемых услуг;
Помимо этого при использовании документации по тестированию систем разработанные параллельно с Moreg2 предполагается ее использование:
- поставщиками и разработчиками СЭД для тестирования их возможностей на соответствие Moreg2;
- пользователями СЭД для их тестирования при внедрении на соответствие Moreg2

Под «физическими документами» в MoReq2 понимаются любые документы, сохраняемые на носителях вне СЭД. В их число входят как аналоговые носители информации, так и цифровые носители, содержащие документы, которые СЭД в индивидуальном порядке не контролирует. СЭД должна быть способна работать со ссылками на физические документы так же (и совместно), как и с электронными документами; и поддерживать возможность управлять наборами документов, в состав которых входят как электронные, так и физические документы. Рубрики, дела, суб-дела и тома могут содержать электронные и физические документы в любой комбинации. Такой подход отличается от модели взаимосвязей между объектами СЭД, использовавшейся в предыдущей версии MoReq. Есть несколько возможных сценариев «сосуществования» физических и электронных документов, включая следующие:

рубрика, дело, суб-дело или том содержат только физические документы. В этом случае, соответствующий объект СЭД является отображением физического контейнера для документов, такого, например, как скоросшиватель;

рубрика, дело, суб-дело или том содержат как электронные, так и физические документы. Физические документы в этом случае хранятся вне контейнеров,

используемых для целей управления документами - например, если инженерный чертеж хранится в одном шкафу с другими, несвязанными с ним чертежами.

СЭД должна иметь средства, позволяющие управлять физическими контейнерами (см. первый вариант).

Для того, чтобы управлять физическими документами, СЭД должна быть способна вводить их метаданные и управлять ими. Эти метаданные дают возможность исполнителям пользовательских и административных ролей (с учетом прав доступа) находить, отслеживать перемещение, извлекать, проводить экспертизу ценности и решать судьбу физических документов, а также управлять доступом к ним так же, как и в отношении электронных документов.

Аналогичным образом, СЭД должна быть способна вводить метаданные о физических контейнерах и управлять ими.

Поиск по сайту: